Nội dung bài viết
Khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, kênh bán hoặc dòng sản phẩm, câu hỏi "bộ phận nào đang tạo ra lãi" trở nên khó trả lời nếu mọi chi phí nằm chung một chỗ. Thiết kế trung tâm chi phí và trung tâm lợi nhuận giúp gắn từng đồng ngân sách với người chịu trách nhiệm. ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn cách dựng cây trung tâm và phân bổ chi phí chung qua ví dụ minh hoạ.
1. Bốn loại trung tâm trách nhiệm
| Loại trung tâm | Chịu trách nhiệm về | Ví dụ |
|---|---|---|
| Trung tâm chi phí | Chi phí trong ngân sách được giao | Kế toán, nhân sự, IT, hành chính |
| Trung tâm doanh thu | Doanh thu, ít kiểm soát giá vốn | Đội bán hàng khu vực |
| Trung tâm lợi nhuận | Doanh thu trừ chi phí | Chi nhánh, kênh online, dòng sản phẩm |
| Trung tâm đầu tư | Lợi nhuận trên vốn sử dụng | Công ty con, nhà máy |
Nguyên tắc cốt lõi: chỉ giao trách nhiệm cho người kiểm soát được khoản chi đó. Trưởng chi nhánh quyết định được nhân sự bán hàng và khuyến mãi, nhưng không quyết định được tiền thuê trụ sở chính. Vì vậy báo cáo của họ cần tách phần kiểm soát được và phần được phân bổ.
2. Thiết kế cây trung tâm chi phí – lợi nhuận
Ví dụ sơ đồ cho một công ty bán lẻ giả định có hai chi nhánh và một kênh online:
- Cấp 1 – Công ty (trung tâm đầu tư)
- Cấp 2 – Trung tâm lợi nhuận: Chi nhánh TP.HCM (mã P01), Chi nhánh Hà Nội (P02), Kênh online (P03)
- Cấp 2 – Trung tâm chi phí dùng chung: Văn phòng (C01), IT (C02), Nhân sự – Kế toán (C03)
- Cấp 3 (nếu cần): mỗi chi nhánh tách thành cửa hàng, đội bán hàng
Mỗi mã trung tâm được gắn vào chứng từ khi hạch toán. Nếu phần mềm kế toán hỗ trợ đối tượng tập hợp chi phí hoặc mã bộ phận, hãy dùng ngay từ đầu năm; gắn mã lại cho cả năm vào tháng 12 tốn công và dễ sai.
3. Quy tắc phân bổ chi phí chung
Chi phí của trung tâm chi phí dùng chung cần được phân bổ về trung tâm lợi nhuận theo một tiêu thức phản ánh mức sử dụng thực tế. Tiêu thức tốt là dễ đo, ít tranh cãi và có quan hệ nhân quả với chi phí.
| Chi phí chung | Tiêu thức phân bổ | Lý do |
|---|---|---|
| Thuê văn phòng, điện nước | Diện tích sử dụng (m²) | Chi phí phát sinh theo không gian |
| IT, phần mềm | Số tài khoản người dùng | Bản quyền và hỗ trợ tính theo người dùng |
| Nhân sự, kế toán | Số nhân viên hoặc số chứng từ | Khối lượng công việc theo quy mô |
| Ban giám đốc | Doanh thu hoặc lợi nhuận gộp | Khó đo trực tiếp, dùng quy mô kinh doanh |
Ví dụ minh hoạ: phân bổ 1,2 tỷ đồng chi phí chung
| Chi phí chung | Tiêu thức (P01/P02/P03) | P01 TP.HCM | P02 Hà Nội | P03 Online |
|---|---|---|---|---|
| Văn phòng 480 | m²: 200 / 150 / 50 | 240 | 180 | 60 |
| IT 360 | Người dùng: 30 / 20 / 10 | 180 | 120 | 60 |
| Nhân sự – Kế toán 360 | Nhân viên: 40 / 30 / 10 | 180 | 135 | 45 |
| Tổng 1.200 | 600 | 435 | 165 |
Ví dụ minh hoạ, doanh nghiệp giả định.
Xem dạng bảng
| Chi nhánh TP.HCM | 600 triệu đ |
| Chi nhánh Hà Nội | 435 triệu đ |
| Kênh online | 165 triệu đ |
Nếu chia đều 400 triệu cho mỗi trung tâm, kênh online sẽ gánh thêm 235 triệu, có thể trông như đang lỗ và bị cắt đầu tư sai. Chọn tiêu thức hợp lý quan trọng không kém việc phân bổ.
Ví dụ minh hoạ tiếp theo: kênh online có lợi nhuận đóng góp (doanh thu trừ chi phí trực tiếp của kênh) 120 triệu/năm. Sau khi nhận 165 triệu chi phí chung, kênh này "lỗ" 45 triệu. Nếu đóng kênh, phần lớn 165 triệu chi phí văn phòng, IT, kế toán vẫn còn và dồn sang hai chi nhánh, còn công ty mất 120 triệu lợi nhuận đóng góp. Quyết định đóng cửa trong trường hợp này làm tổng lợi nhuận giảm, không tăng.
Vì vậy báo cáo theo trung tâm nên có hai dòng lợi nhuận: lợi nhuận đóng góp để đánh giá trưởng bộ phận và ra quyết định giữ hay bỏ; lợi nhuận sau phân bổ để xem bộ phận có gánh được phần chi phí chung của mình về dài hạn hay không.
4. Quy trình giao ngân sách theo trung tâm chi phí
- 1Chốt cây trung tâm
Thống nhất mã, người phụ trách, loại trung tâm.
- 2Chốt tiêu thức
Ban giám đốc duyệt tiêu thức phân bổ, giữ ổn định cả năm.
- 3Giao ngân sách
Mỗi trung tâm nhận ngân sách phần kiểm soát được.
- 4Hạch toán có mã
Kế toán gắn mã trung tâm cho mọi chứng từ chi phí, doanh thu.
- 5Báo cáo theo trung tâm
Hằng tháng: lợi nhuận đóng góp, chi phí phân bổ, so với ngân sách.
Mỗi tháng, trưởng bộ phận nhận báo cáo của riêng mình và giải trình chênh lệch theo cách trình bày ở bài phân tích chênh lệch ngân sách – thực tế. Chất lượng bước 4 quyết định toàn bộ hệ thống, vì vậy cần đơn vị kế toán quen làm việc với mã bộ phận. Bạn có thể tham khảo tiêu chí chọn dịch vụ kế toán TP.HCM phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Trung tâm chi phí và trung tâm lợi nhuận khác nhau thế nào?
Trung tâm chi phí chỉ chịu trách nhiệm kiểm soát chi phí, như phòng kế toán. Trung tâm lợi nhuận chịu trách nhiệm cả doanh thu và chi phí, như một chi nhánh.
Có nên thay đổi tiêu thức phân bổ giữa năm?
Hạn chế. Thay đổi giữa năm làm số liệu các tháng không so sánh được. Nếu cần, hãy thay từ đầu năm sau và trình bày lại số năm trước để đối chiếu.
Doanh nghiệp nhỏ có cần trung tâm chi phí không?
Nếu chỉ có một hoạt động kinh doanh thì không cần phức tạp. Khi bắt đầu có hai chi nhánh hoặc hai kênh bán, nên gắn mã bộ phận ngay để biết nơi nào thật sự có lãi.
Biết chi nhánh nào đang tạo ra lãi
ACCA Consulting Vietnam – dịch vụ kế toán trọn gói tại TP.HCM, hạch toán theo trung tâm chi phí, từ 399.000đ/tháng.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
