10 lỗi kế toán thuế DN FDI hay mắc trong năm đầu hoạt động

Năm đầu tiên là lúc công ty vốn nước ngoài dễ sai nhất: giám đốc mới đến Việt Nam, quy trình chưa có, chứng từ từ công ty mẹ gửi sang bằng tiếng Anh. Những lỗi kế toán doanh nghiệp FDI trong giai đoạn này thường chỉ lộ ra khi kiểm toán năm hoặc khi muốn chuyển lợi nhuận về nước. ACCA Consulting Vietnam liệt kê 10 lỗi gặp nhiều nhất, kèm hậu quả và cách khắc phục.

1. Nhóm lỗi về vốn góp và chi phí ban đầu

Lỗi 1: Góp vốn sai tài khoản

Công ty mẹ chuyển tiền vốn vào tài khoản thanh toán thông thường thay vì tài khoản vốn đầu tư trực tiếp (DICA). Hậu quả: số tiền có thể không được công nhận là vốn góp, khó chuyển lợi nhuận về sau. Cách sửa: làm việc với ngân hàng để xử lý theo hướng dẫn, chuyển lại đúng kênh và lưu toàn bộ chứng từ.

Lỗi 2: Góp vốn quá hạn 90 ngày

Vốn phải góp trong 90 ngày kể từ ngày cấp ERC. Nhiều nhà đầu tư chuyển dần theo nhu cầu chi tiêu. Cách sửa: lập lịch góp vốn ngay khi có ERC; nếu không góp đủ, điều chỉnh vốn về số thực góp theo quy định.

Lỗi 3: Chi phí trước thành lập không có chứng từ đứng tên công ty

Vé máy bay khảo sát, phí tư vấn pháp lý do công ty mẹ trả trước khi có ERC. Hậu quả: khó được tính vào chi phí được trừ. Cách sửa: thoả thuận chuyển giao chi phí bằng văn bản, kèm chứng từ gốc và bảng kê.

2. Nhóm lỗi hoá đơn và thanh toán

Lỗi 4: Hoá đơn ghi tên tiếng Anh, sai tên công ty

Nhân viên nước ngoài đọc tên giao dịch tiếng Anh cho người bán, hoá đơn điện tử ghi không khớp tên đăng ký. Cách sửa: gửi sẵn “thẻ thông tin xuất hoá đơn” (tên tiếng Việt, MST, địa chỉ) cho mọi nhân viên; yêu cầu người bán lập hoá đơn điều chỉnh khi sai.

Lỗi 5: Thanh toán tiền mặt hoá đơn từ 5 triệu đồng

Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Thẻ tín dụng cá nhân của giám đốc cũng là điểm dễ gây tranh luận. Cách sửa: dùng thẻ hoặc tài khoản đứng tên công ty.

Lỗi 6: Lưu hoá đơn đầu ra bằng invoice nội bộ

Một số công ty xuất “invoice” theo mẫu tập đoàn cho khách mà quên lập hoá đơn điện tử, trong khi hoá đơn điện tử là bắt buộc với doanh nghiệp (NĐ 123/2020, sửa đổi bởi NĐ 70/2025). Cách sửa: invoice nội bộ chỉ dùng tham chiếu; hoá đơn hợp lệ phải lập trên hệ thống hoá đơn điện tử.

3. Nhóm lỗi kê khai thuế

Lỗi 7: Quên thuế nhà thầu khi trả tiền cho công ty mẹ

Phí dịch vụ IT, phí quản lý, phí đào tạo trả cho tập đoàn thường phát sinh thuế nhà thầu nước ngoài. Cách sửa: mọi khoản chuyển tiền ra nước ngoài đều đi qua bước “kiểm tra thuế nhà thầu” trước khi ký lệnh.

Lỗi 8: Khai sai kỳ GTGT

Doanh nghiệp mới thành lập khai GTGT theo quý, hạn ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau. Có công ty tự khai theo tháng rồi bỏ dở. Cách sửa: xác nhận kỳ khai ngay từ đầu và gắn vào lịch nộp tờ khai thuế 2026.

Lỗi 9: Bỏ sót thuế TNCN của expat

Phụ cấp nhà ở, học phí, lương trả từ nước ngoài không được tổng hợp vào thu nhập chịu thuế. Cách sửa: lập bảng tổng hợp thu nhập expat hàng tháng, gồm cả khoản tập đoàn chi trả hộ.

Lỗi 10: Không tạm nộp TNDN theo quý

Công ty có lãi ngay năm đầu nhưng không tạm nộp. Tổng 4 quý tạm nộp không được thấp hơn 80% số thuế TNDN quyết toán, nếu thiếu sẽ phát sinh tiền chậm nộp 0,03%/ngày.

4. Bảng tổng hợp lỗi kế toán doanh nghiệp FDI theo mức ưu tiên

5. Cách phòng ngừa ngay từ tháng đầu

Câu hỏi thường gặp