Nội dung bài viết
Hai cụm từ “hoá đơn không hợp pháp” và “sử dụng bất hợp pháp hoá đơn” nghe giống nhau nhưng mô tả hai vấn đề khác nhau. Cả hai đều dẫn đến chung một hậu quả: hoá đơn bị loại, thuế bị truy thu, doanh nghiệp có thể bị xử phạt. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam giúp bạn phân biệt rõ, nhận diện hoá đơn bất hợp pháp và xây quy trình kiểm soát đầu vào 4 lớp.
1. Phân biệt hai khái niệm về hoá đơn bất hợp pháp
Các khái niệm này được quy định tại NĐ 123/2020, sửa đổi bởi NĐ 70/2025, và văn bản về xử phạt. Có thể hiểu đơn giản: một bên nói về bản thân tờ hoá đơn, bên kia nói về cách hoá đơn được dùng.
| Tiêu chí | Hoá đơn không hợp pháp | Sử dụng bất hợp pháp hoá đơn |
|---|---|---|
| Bản chất | Tờ hoá đơn tự nó không có giá trị | Hoá đơn có thể đúng hình thức nhưng được dùng sai |
| Ví dụ điển hình | Hoá đơn giả, hoá đơn chưa có giá trị sử dụng hoặc hết giá trị, hoá đơn của người bán đã bị ngừng sử dụng | Hoá đơn không có hàng hoá, dịch vụ thật đi kèm; ghi sai lệch giá trị; dùng hoá đơn của hàng hoá này hợp thức cho hàng hoá khác |
| Người dễ mắc | Người mua thiếu kiểm tra người bán | Cả người bán và người mua |
| Dấu hiệu | Tra cứu không thấy, người bán không còn hoạt động | Không có hợp đồng, giao nhận, thanh toán khớp |
Danh sách đầy đủ các trường hợp thực hiện theo quy định hiện hành. Điểm chung là cơ quan thuế sẽ không chấp nhận hoá đơn đó làm căn cứ khấu trừ thuế GTGT hay tính chi phí được trừ.
2. Ví dụ tình huống thường gặp
- Mua của người bán “ma”: doanh nghiệp nhận hoá đơn từ công ty mới thành lập, vài tháng sau người bán bỏ địa chỉ kinh doanh. Hoá đơn có thể bị xem xét là không hợp pháp hoặc giao dịch không có thật.
- Mua hàng không hoá đơn rồi “mua” hoá đơn bù vào: đây là sử dụng bất hợp pháp hoá đơn, rủi ro cao nhất.
- Hoá đơn ghi giá cao hơn thực tế để tăng chi phí: sai lệch nội dung, cũng thuộc nhóm sử dụng bất hợp pháp.
- Hoá đơn hợp pháp nhưng trả tiền mặt từ 5 triệu đồng: không phải hoá đơn bất hợp pháp, nhưng không được khấu trừ GTGT đầu vào.
Lưu ý: hoá đơn bị xem xét không chỉ ở thời điểm nhận mà có thể nhiều năm sau, khi người bán bị kiểm tra và cơ quan thuế xác minh ngược lại các bên mua. Vì vậy hồ sơ chứng minh giao dịch thật cần được lưu cùng hoá đơn ngay từ đầu, không đợi đến khi bị hỏi.
3. Hậu quả về thuế
Ví dụ minh hoạ giả định: hoá đơn 100 triệu đồng + 10% GTGT, thuế suất TNDN phổ thông 20%. Chưa gồm tiền chậm nộp và tiền phạt theo quy định hiện hành.
Xem dạng bảng
| Hoá đơn được chấp nhận | Hoá đơn bị loại | |
|---|---|---|
| Thuế GTGT được khấu trừ | 10.000.000đ | 0đ |
| Chi phí được trừ TNDN | 100.000.000đ | 0đ |
| Thuế TNDN giảm được nhờ chi phí (20%) | 20.000.000đ | 0đ |
Trong ví dụ minh hoạ, chỉ một hoá đơn bị loại đã làm tăng khoảng 30 triệu đồng thuế phải nộp, chưa kể tiền chậm nộp 0,03%/ngày và tiền phạt. Trường hợp nghiêm trọng còn có thể bị xử lý theo pháp luật hình sự theo quy định hiện hành.
4. Quy trình kiểm soát hoá đơn đầu vào 4 lớp
- 1Lớp 1 – Người bán
Tra cứu mã số thuế, trạng thái hoạt động, ngành nghề trước khi ký hợp đồng.
- 2Lớp 2 – Hoá đơn
Tra cứu hoá đơn trên cổng của cơ quan thuế, kiểm tra nội dung bắt buộc.
- 3Lớp 3 – Giao dịch thật
Có hợp đồng, đơn hàng, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho.
- 4Lớp 4 – Thanh toán
Chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp đến đúng tài khoản người bán.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, lớp 1 thường bị bỏ qua nhất vì phòng mua hàng ưu tiên giá rẻ. Xem hướng dẫn tại tra cứu nhà cung cấp trước giao dịch và xử lý khi người bán bỏ trốn.
- Người bán mới thành lập nhưng xuất hoá đơn giá trị lớn
- Ngành nghề người bán không liên quan hàng hoá bán ra
- Người bán đề nghị thanh toán vào tài khoản cá nhân
- Giá thấp bất thường so với thị trường
- Không có địa chỉ kho, văn phòng xác minh được
Doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu với dịch vụ kế toán có kiểm tra đầu vào hằng tháng thay vì tự xử lý khi đã bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
Câu hỏi thường gặp
Nhận phải hoá đơn của doanh nghiệp bỏ trốn thì xử lý sao?
Rà soát lại giao dịch, tập hợp chứng cứ hàng hoá có thật và đã thanh toán qua ngân hàng, đồng thời chủ động kê khai điều chỉnh nếu không chứng minh được, theo quy định hiện hành.
Hoá đơn hợp pháp nhưng trả tiền mặt có phải hoá đơn bất hợp pháp không?
Không. Đó là vấn đề điều kiện khấu trừ: hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên (đã có GTGT) trả bằng tiền mặt không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Người mua có chịu trách nhiệm khi người bán xuất hoá đơn sai không?
Người mua có thể bị loại khấu trừ, chi phí nếu không chứng minh được giao dịch thật. Vì vậy kiểm tra người bán trước giao dịch là cần thiết.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ kiểm tra hoá đơn đầu vào không?
Có. ACCA Consulting VN tra cứu người bán, kiểm tra hoá đơn và đối chiếu chứng từ thanh toán, giao nhận cho doanh nghiệp.
Kiểm soát hoá đơn đầu vào trước khi quá muộn
ACCA Consulting Vietnam rà soát sơ bộ miễn phí danh sách nhà cung cấp và hoá đơn đầu vào gần nhất của bạn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
