Nội dung bài viết
Khách trả lại hàng lỗi là chuyện thường ngày ở doanh nghiệp thương mại, sản xuất. Nhưng nếu chỉ nhập lại kho mà quên giảm doanh thu, hoặc giảm doanh thu mà không có chứng từ, sổ sách và tờ khai sẽ lệch nhau. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn xử lý hàng bán bị trả lại từ chứng từ đến bút toán ở cả hai bên.
1. Hàng bán bị trả lại là gì?
Hàng bán bị trả lại là hàng đã được xác định là bán, đã ghi doanh thu, nhưng bị khách trả lại do sai quy cách, kém chất lượng, giao nhầm hoặc theo điều khoản đổi trả trong hợp đồng. Khác với giảm giá hàng bán, ở đây hàng hoá thực sự quay về kho của bên bán.
Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, bên bán phản ánh doanh thu của hàng bị trả lại vào tài khoản các khoản giảm trừ doanh thu (521), đồng thời nhập lại kho và giảm giá vốn. Bên mua ghi giảm hàng tồn kho và giảm công nợ phải trả.
2. Quy trình chứng từ khi khách trả hàng
- 1Nhận yêu cầu
Khách thông báo lý do, số lượng, số hoá đơn gốc.
- 2Lập biên bản
Hai bên ghi rõ hàng trả lại, lý do, giá trị, số hoá đơn liên quan.
- 3Xử lý hoá đơn
Lập chứng từ điều chỉnh theo quy định hoá đơn điện tử hiện hành.
- 4Nhập kho
Kiểm tra hàng, lập phiếu nhập kho, tách hàng lỗi nếu có.
- 5Hạch toán
Ghi giảm doanh thu, thuế, giá vốn; đối chiếu công nợ với khách.
Đội ngũ ACCA Consulting Vietnam thường gặp trường hợp kho đã nhập lại hàng nhưng phòng kinh doanh chưa gửi biên bản, kế toán không có căn cứ ghi giảm doanh thu. Hãy quy định rõ ai lập biên bản và thời hạn chuyển cho kế toán.
3. Ví dụ hạch toán bên bán và bên mua
Giả định công ty A bán cho công ty B 50 sản phẩm, giá 2 triệu đồng/chiếc chưa thuế, thuế GTGT 10%, giá vốn 1,4 triệu đồng/chiếc. B phát hiện 5 chiếc lỗi và trả lại trong cùng tháng, chưa thanh toán.
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Bán hàng: ghi doanh thu | 131-B | 511 | 100.000.000 |
| Bán hàng: thuế GTGT đầu ra | 131-B | 3331 | 10.000.000 |
| Bán hàng: giá vốn 50 chiếc | 632 | 156 | 70.000.000 |
| Trả lại 5 chiếc: giảm doanh thu | 521 | 131-B | 10.000.000 |
| Trả lại: giảm thuế GTGT đầu ra | 3331 | 131-B | 1.000.000 |
| Trả lại: nhập lại kho, giảm giá vốn | 156 | 632 | 7.000.000 |
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Mua hàng nhập kho | 156 | 331-A | 100.000.000 |
| Thuế GTGT đầu vào | 1331 | 331-A | 10.000.000 |
| Xuất trả 5 chiếc: giảm hàng tồn kho | 331-A | 156 | 10.000.000 |
| Giảm thuế GTGT đầu vào | 331-A | 1331 | 1.000.000 |
Số liệu từ ví dụ trong bài; lãi gộp giảm 3 triệu đồng do 5 sản phẩm bị trả lại.
Xem dạng bảng
| Trước khi trả lại | Sau khi trả lại | |
|---|---|---|
| Doanh thu thuần | 100 triệu đ | 90 triệu đ |
| Giá vốn hàng bán | 70 triệu đ | 63 triệu đ |
| Lãi gộp | 30 triệu đ | 27 triệu đ |
Nếu hàng trả lại bị lỗi, không bán lại được với giá cũ, nên nhập vào kho riêng (hàng lỗi, chờ xử lý) để không lẫn với hàng tốt. Khi xác định được giá trị có thể thu hồi thấp hơn giá gốc, cần xem xét ghi giảm giá trị theo chế độ hiện hành.
4. Trường hợp hàng bị trả lại khác kỳ
| Tình huống | Cách xử lý thường áp dụng | Lưu ý |
|---|---|---|
| Bán và trả lại trong cùng kỳ | Ghi 521, nhập kho, giảm giá vốn ngay trong kỳ | Đơn giản nhất |
| Bán kỳ trước, trả lại kỳ này (cùng năm) | Ghi giảm trừ doanh thu ở kỳ phát sinh trả lại | Thuế GTGT điều chỉnh theo kỳ lập chứng từ điều chỉnh |
| Bán năm trước, trả lại trước khi phát hành báo cáo năm | Xem xét điều chỉnh vào báo cáo năm trước | Theo chuẩn mực về sự kiện sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm |
| Bán năm trước, trả lại sau khi đã phát hành báo cáo | Ghi nhận ở năm phát sinh trả lại | Nên có giải trình kèm chứng từ |
Với tình huống thứ ba, việc có điều chỉnh hay không phụ thuộc mức độ trọng yếu và hoàn cảnh cụ thể. Doanh nghiệp nên trao đổi với người lập báo cáo và đơn vị kiểm toán, nếu có.
5. Lỗi thường gặp cần tránh
- Có biên bản trả hàng ghi rõ số hoá đơn gốc.
- Đã xử lý hoá đơn điều chỉnh theo quy định hiện hành trước khi ghi giảm thuế GTGT.
- Bút toán giảm giá vốn dùng đúng giá vốn của lô hàng đã xuất, không dùng giá bán.
- Hàng lỗi nhập kho riêng, không trộn với hàng bán được.
- Công nợ khách hàng sau trả lại đã được đối chiếu và xác nhận.
Một số trường hợp, thay vì trả hàng, hai bên thoả thuận giảm giá hoặc chiết khấu. Cách hạch toán khi đó khác, xem bài chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán.
Câu hỏi thường gặp
Hàng bị trả lại có cần lập lại hoá đơn không?
Cần xử lý chứng từ điều chỉnh theo quy định hoá đơn điện tử hiện hành. Hình thức cụ thể nên kiểm tra theo trường hợp và văn bản mới nhất.
Giảm giá vốn hàng bị trả lại theo giá nào?
Theo giá vốn của chính lô hàng đã xuất bán, không theo giá bán. Với phương pháp bình quân, dùng đơn giá đã dùng khi xuất.
Hàng trả lại bị hỏng không bán được thì xử lý sao?
Nhập kho riêng, đánh giá giá trị có thể thu hồi, sau đó xử lý thanh lý hoặc huỷ theo quy trình nội bộ, có biên bản và chứng từ đầy đủ.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ xử lý hàng bán bị trả lại không?
Có. ACCA hướng dẫn bộ chứng từ, hạch toán giảm doanh thu, giá vốn và đối chiếu công nợ, kho cho doanh nghiệp.
Đổi trả hàng nhiều mà sổ sách vẫn khớp
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói cho doanh nghiệp thương mại, sản xuất. Nhận tư vấn ngay hôm nay.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
