Nội dung bài viết
Công ty một người không cần văn phòng lớn, nhưng bắt buộc phải có một bộ công cụ số để làm việc với cơ quan nhà nước. Trung tâm của bộ công cụ đó là chữ ký số doanh nghiệp, đi kèm eTax, hoá đơn điện tử và BHXH điện tử. ACCA Consulting Vietnam tổng hợp danh mục, cách quản lý mật khẩu và bảng nhắc gia hạn để bạn không bị gián đoạn khi đến hạn nộp.
1. Danh mục công cụ tuân thủ bắt buộc
Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các việc tiếp theo gồm mở tài khoản ngân hàng, đăng ký chữ ký số, đăng ký hoá đơn điện tử, treo biển và kê khai thuế. Với người làm một mình, nên gom tất cả vào một bảng quản lý ngay từ đầu.
| Công cụ | Dùng để làm gì | Ai cấp/quản lý | Cần theo dõi |
|---|---|---|---|
| Chữ ký số doanh nghiệp (token hoặc ký số từ xa) | Ký tờ khai thuế, hoá đơn, hồ sơ BHXH, giao dịch điện tử | Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số | Ngày hết hạn chứng thư, mã PIN |
| Tài khoản thuế điện tử (eTax) | Nộp tờ khai, nộp thuế, tra cứu nghĩa vụ, nhận thông báo | Cơ quan thuế | Mật khẩu, email nhận thông báo |
| Hoá đơn điện tử | Lập hoá đơn bán ra (bắt buộc với doanh nghiệp) | Nhà cung cấp giải pháp hoá đơn + cơ quan thuế | Số hoá đơn còn lại, hạn gói |
| Cổng tra cứu hoá đơn của cơ quan thuế | Tra cứu, tải hoá đơn đầu vào, đầu ra | Cơ quan thuế | Tài khoản đăng nhập |
| BHXH điện tử | Khai, nộp hồ sơ bảo hiểm khi có người lao động | Cơ quan BHXH + đơn vị I-VAN | Hạn gói dịch vụ, mã đơn vị |
| Internet Banking công ty | Thanh toán, nộp thuế, tải sao kê | Ngân hàng | Thiết bị xác thực, hạn mức |
2. Chữ ký số doanh nghiệp: chọn và giữ thế nào
Chữ ký số doanh nghiệp có giá trị như con dấu và chữ ký của người đại diện trên môi trường điện tử. Mất token hoặc lộ mã PIN đồng nghĩa với việc người khác có thể ký tờ khai, hoá đơn nhân danh công ty.
- Token USB: cắm vào máy tính để ký; phù hợp nếu bạn làm việc chủ yếu tại một máy.
- Ký số từ xa: xác nhận qua ứng dụng điện thoại; tiện khi di chuyển nhiều, cần bảo vệ điện thoại kỹ.
- Thời hạn chứng thư tuỳ gói đã mua; hãy ghi ngày hết hạn vào lịch, đặt nhắc trước ít nhất 30 ngày.
- Khi đổi tên công ty, người đại diện hoặc thông tin đăng ký, kiểm tra xem chứng thư số có cần cập nhật không.
Nếu bạn thuê dịch vụ kế toán, không nhất thiết phải giao token. Có thể thoả thuận quy trình: kế toán chuẩn bị tờ khai, bạn kiểm tra và tự ký nộp. Đọc thêm bảo mật chữ ký số USB token.
3. Quản lý mật khẩu và quyền truy cập
- 1Lập bảng tài khoản
Ghi tên hệ thống, đường dẫn, tên đăng nhập, email khôi phục; không ghi mật khẩu dạng chữ thường trong file chung.
- 2Dùng trình quản lý mật khẩu
Lưu mật khẩu mạnh, khác nhau cho từng hệ thống, bật khoá chính.
- 3Dùng email công ty
Đăng ký email nhận thông báo thuế, hoá đơn bằng hộp thư công ty thay vì email cá nhân dễ bỏ sót.
- 4Bật xác thực hai lớp
Ở email và ngân hàng điện tử, nơi hỗ trợ.
- 5Phân quyền khi thuê ngoài
Cấp quyền phù hợp từng việc, thu hồi khi chấm dứt hợp tác.
4. Bảng nhắc hạn và chi phí thời gian
Hầu hết sự cố xảy ra đúng ngày cuối hạn: token hết hạn, quên mật khẩu eTax, hết số hoá đơn. Ví dụ minh hoạ dưới đây cho thấy chữ ký số được dùng bao nhiêu lần trong một năm của công ty dịch vụ khai GTGT theo quý.
Ví dụ minh hoạ, số thực tế tuỳ hoạt động của từng công ty.
Xem dạng bảng
| Tờ khai GTGT quý | 4 lần |
| Tạm nộp TNDN và nộp thuế | 8 lần |
| Hoá đơn bán ra (giả định 5 hoá đơn/tháng) | 60 lần |
| Quyết toán TNDN + BCTC năm | 2 lần |
- Trước 30 ngày: hạn chứng thư chữ ký số
- Đầu mỗi quý: kiểm tra đăng nhập eTax, cổng hoá đơn
- Khi còn khoảng 20% số hoá đơn đã mua: mua thêm gói
- Hằng năm: rà lại bảng tài khoản, đổi mật khẩu quan trọng
- Khi tuyển nhân viên đầu tiên: đăng ký BHXH điện tử
Câu hỏi thường gặp
Công ty một người có bắt buộc mua chữ ký số không?
Trên thực tế, việc khai thuế điện tử, lập hoá đơn điện tử và nộp hồ sơ trực tuyến đều cần ký số. Vì vậy chữ ký số doanh nghiệp gần như là công cụ không thể thiếu.
Chưa có nhân viên thì có cần BHXH điện tử không?
Khi chưa có người lao động thuộc diện đóng bảo hiểm, bạn có thể chưa phát sinh hồ sơ BHXH. Khi tuyển người đầu tiên, hãy chuẩn bị tài khoản và kiểm tra nghĩa vụ theo quy định hiện hành.
Token chữ ký số hết hạn đúng ngày nộp tờ khai thì làm sao?
Liên hệ ngay nhà cung cấp để gia hạn. Để tránh phạt chậm nộp, nên đặt nhắc gia hạn trước ít nhất 30 ngày.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ đăng ký hoá đơn điện tử, eTax không?
Có. Đội ngũ ACCA hướng dẫn đăng ký, kiểm tra thông tin và đưa các công cụ này vào quy trình khai báo thuế định kỳ của công ty.
Thiết lập bộ công cụ tuân thủ ngay từ tháng đầu
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) giúp bạn sắp xếp chữ ký số, eTax, hoá đơn điện tử và lịch nhắc hạn để không lỡ kỳ khai. Dịch vụ kế toán TP.HCM, hỗ trợ từ xa toàn quốc.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
