Doanh nghiệp bán trên sàn thương mại điện tử: doanh thu, thuế, hoá đơn

Doanh thu trên sàn tăng nhanh nhưng sổ sách thường đi chậm: tiền về tài khoản là số đã trừ phí, voucher, hoàn hàng, trong khi hoá đơn lại phải lập theo từng đơn. Bài viết này, ACCA Consulting Vietnam giải thích thuế bán hàng sàn thương mại điện tử doanh nghiệp theo ba câu hỏi: ghi doanh thu bao nhiêu, xuất hoá đơn thế nào và đối soát ra sao. Nội dung chỉ áp dụng cho mô hình doanh nghiệp, không bàn hộ kinh doanh, cá nhân.

1. Ghi nhận doanh thu gộp hay ròng phí sàn

Khi doanh nghiệp là người bán (sở hữu hàng hoá, quyết định giá, chịu rủi ro hàng hoá), doanh thu được ghi theo giá bán cho người mua, tức doanh thu gộp. Các khoản phí sàn (phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ, phí quảng cáo) là chi phí của doanh nghiệp, được ghi nhận khi có hoá đơn do sàn hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ lập.

Sai lầm phổ biến là ghi doanh thu bằng số tiền sàn chuyển về (doanh thu ròng). Cách này làm doanh thu trên tờ khai thấp hơn giá trị hoá đơn đã lập, lệch dữ liệu với cơ quan thuế và làm mất chi phí phí sàn được trừ. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, đây là nguyên nhân hàng đầu khiến số liệu của doanh nghiệp bán online không khớp khi quyết toán.

Voucher do doanh nghiệp tự tài trợ thường làm giảm giá bán thể hiện trên hoá đơn; voucher do sàn tài trợ thì người mua trả ít hơn nhưng doanh nghiệp vẫn nhận phần sàn bù. Cách xử lý từng loại voucher cần xem điều khoản với sàn và quy định hiện hành về hoá đơn.

2. Lập hoá đơn cho đơn hàng lẻ

Hoá đơn điện tử là bắt buộc với doanh nghiệp (NĐ 123/2020, sửa đổi bởi NĐ 70/2025). Với đơn bán cho người tiêu dùng không cung cấp thông tin, hoá đơn vẫn phải được lập theo quy định; cách lập (từng đơn hay trường hợp được tổng hợp) phải kiểm tra theo văn bản hiện hành, vì quy định về thời điểm và cách lập hoá đơn bán lẻ đã có thay đổi.

• Thời điểm lập hoá đơn thường gắn với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho người mua, không phải ngày sàn chuyển tiền.
• Đơn bị huỷ, hoàn hàng sau khi đã lập hoá đơn cần xử lý điều chỉnh hoặc thay thế đúng quy định.
• Kết nối phần mềm hoá đơn với dữ liệu đơn hàng giúp giảm sai sót khi số đơn lớn.
• Phí sàn: yêu cầu sàn xuất hoá đơn cho doanh nghiệp theo đúng mã số thuế để được tính chi phí và khấu trừ GTGT.

3. Đối soát thuế bán hàng sàn thương mại điện tử doanh nghiệp

Công nợ phải thu sàn (tiền sàn đang giữ) nên được theo dõi như một khách hàng riêng. Cuối kỳ, số dư này phải bằng tổng tiền chưa được sàn chuyển. Bạn có thể tham khảo thêm tự động đối soát hoá đơn nếu số đơn lớn.

4. Lỗi thường gặp và tác động

• Ghi doanh thu theo tiền về, lệch với hoá đơn đã lập.
• Không lấy hoá đơn phí sàn, mất chi phí được trừ và thuế GTGT đầu vào.
• Nhiều sàn, nhiều kho nhưng xuất kho không theo đơn, giá vốn sai.
• Hoàn hàng không điều chỉnh hoá đơn, doanh thu bị tính trùng.

Lệch doanh thu dẫn đến kê khai thiếu thuế GTGT, TNDN; nếu bị truy thu, doanh nghiệp còn chịu tiền chậm nộp 0,03%/ngày. Quy định về lập hoá đơn được tổng hợp trong 8 nguyên tắc hoá đơn điện tử dưới góc nhìn thuế.

Câu hỏi thường gặp