Nội dung bài viết
Khi đã quyết định lên công ty, nhiều chủ hộ lao ngay vào thủ tục đăng ký mà quên phần chuẩn bị ở phía hộ. Kết quả là hàng tồn không biết chuyển sang thế nào, khách cũ vẫn chuyển tiền vào tài khoản cá nhân, hợp đồng thuê nhà vẫn đứng tên chủ hộ. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam tập trung vào các việc cần chuẩn bị khi chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp, kèm checklist và lộ trình gợi ý. Thủ tục thành lập công ty được hướng dẫn ở bài riêng.
1. Chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp gồm những phần việc nào?
Có thể chia làm hai phần. Phần pháp lý: đăng ký doanh nghiệp (theo hình thức chuyển đổi từ hộ hoặc thành lập mới), xử lý đăng ký hộ cũ, cập nhật với cơ quan thuế. Phần vận hành: chốt sổ hộ, chuyển hàng tồn và tài sản, báo khách hàng và nhà cung cấp, đổi tài khoản nhận tiền, ký lại hợp đồng, sắp xếp nhân viên.
Phần pháp lý có trình tự rõ ràng, còn phần vận hành lại hay bị bỏ sót vì không ai nhắc. Bài này đi sâu vào phần vận hành phía hộ. Trình tự đăng ký công ty, xem thủ tục thành lập công ty.
2. Checklist chuẩn bị phía hộ kinh doanh
- Chọn ngày chuyển đổi dự kiến, nên rơi vào đầu tháng hoặc đầu quý để dễ chốt số
- Chốt sổ doanh thu, chi phí, sổ quỹ đến ngày chuyển đổi
- Kiểm kê hàng tồn, lập danh mục tài sản sẽ chuyển sang công ty
- Lập danh sách công nợ phải thu, phải trả; báo cho từng khách, nhà cung cấp
- Hoàn thành kê khai, nộp thuế các kỳ của hộ; giữ biên lai, tờ khai
- Rà soát hợp đồng thuê mặt bằng, điện nước, internet, phần mềm để chuyển tên
- Chuẩn bị mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty, đổi mã QR nhận tiền
- Thông báo cho nhân viên, chuẩn bị ký hợp đồng lao động mới với công ty
- Cập nhật biển hiệu, danh thiếp, gian hàng online, trang mạng xã hội
- Lưu trữ toàn bộ sổ sách, chứng từ của hộ theo thời hạn quy định
3. Hàng tồn, công nợ và hợp đồng: xử lý ra sao?
| Nhóm | Việc cần làm | Giấy tờ nên có |
|---|---|---|
| Hàng tồn kho | Kiểm kê số lượng, giá trị; thống nhất cách chuyển sang công ty | Biên bản kiểm kê, danh mục hàng chuyển giao |
| Máy móc, thiết bị | Lập danh mục, xác định góp vốn hay bán lại cho công ty | Danh mục tài sản, chứng từ mua ban đầu |
| Công nợ phải thu | Đối chiếu với khách, thoả thuận thu về tài khoản nào | Biên bản đối chiếu công nợ |
| Công nợ phải trả | Thanh toán dứt điểm hoặc thoả thuận chuyển sang công ty | Biên bản đối chiếu, xác nhận nhà cung cấp |
| Hợp đồng thuê nhà | Ký phụ lục đổi bên thuê hoặc ký hợp đồng mới | Phụ lục hợp đồng có chữ ký chủ nhà |
| Hợp đồng với khách | Thông báo đổi pháp nhân, ký lại các hợp đồng còn hiệu lực | Thư thông báo, hợp đồng mới |
Cách chuyển hàng tồn và tài sản sang công ty (góp vốn bằng tài sản hay công ty mua lại) ảnh hưởng tới sổ sách và nghĩa vụ thuế của cả hai bên. Nên trao đổi với kế toán trước khi chốt phương án. Chi tiết về kiểm kê có trong bài chốt sổ hộ kinh doanh trước khi chuyển đổi.
4. Tài khoản ngân hàng và nhân viên
Sau khi có công ty, tiền bán hàng phải về tài khoản đứng tên công ty. Đây là thói quen khó đổi nhất. Hãy chuẩn bị mã QR mới, in sẵn bảng thông báo tại quầy, nhắn tin cho khách quen. Trong một thời gian, nếu khách vẫn chuyển nhầm vào tài khoản cũ, cần ghi lại và chuyển về công ty có chứng từ.
Với nhân viên, công ty là bên sử dụng lao động mới. Cần ký hợp đồng lao động mới, cập nhật hồ sơ bảo hiểm và chính sách lương. Hãy giải thích cho nhân viên hiểu quyền lợi của họ không bị ảnh hưởng xấu, để giữ người.
- Chốt sổ, kiểm kê35%
- Công nợ, hợp đồng25%
- Ngân hàng, thanh toán20%
- Nhân viên, thông báo20%
Ví dụ minh hoạ giả định; tỷ lệ thay đổi tuỳ quy mô và số lượng hợp đồng của từng hộ.
Xem dạng bảng
| Chốt sổ, kiểm kê | 35% |
| Công nợ, hợp đồng | 25% |
| Ngân hàng, thanh toán | 20% |
| Nhân viên, thông báo | 20% |
5. Lộ trình gợi ý 8 tuần
- Tuần 1–2
Chọn ngày chuyển đổi, rà soát hợp đồng, liệt kê công nợ.
- Tuần 3–4
Làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp, chuẩn bị tài khoản ngân hàng công ty.
- Tuần 5
Kiểm kê hàng tồn, tài sản; chốt sổ hộ đến ngày chuyển đổi.
- Tuần 6
Chuyển hàng tồn, tài sản sang công ty theo phương án đã chọn; ký hợp đồng lao động mới.
- Tuần 7–8
Hoàn tất nghĩa vụ thuế của hộ, xử lý đăng ký hộ cũ, đổi biển hiệu, kênh bán hàng.
Sau khi công ty đi vào hoạt động, xem tiếp những việc cần làm sau khi thành lập công ty.
Câu hỏi thường gặp
Chuyển đổi có phải làm lại toàn bộ giấy phép không?
Đăng ký doanh nghiệp là thủ tục mới. Các giấy phép con theo ngành (an toàn thực phẩm, PCCC…) cần kiểm tra lại để cập nhật hoặc xin mới theo tên công ty.
Hàng tồn của hộ có được chuyển sang công ty không?
Được, theo phương án góp vốn bằng tài sản hoặc công ty mua lại. Mỗi phương án có hồ sơ và ảnh hưởng thuế khác nhau, nên hỏi kế toán trước.
Mất bao lâu để chuẩn bị chuyển đổi?
Tuỳ quy mô, thường vài tuần đến vài tháng. Lộ trình 8 tuần trong bài là ví dụ minh hoạ cho cửa hàng quy mô vừa.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ trọn quá trình chuyển đổi hộ lên công ty không?
Có. ACCA Consulting VN hỗ trợ chốt sổ hộ, chuẩn bị hồ sơ chuyển giao tài sản và nhận làm kế toán cho công ty mới.
Từ hộ lên công ty, không rơi rớt số liệu
ACCA Consulting Vietnam đồng hành khi chuyển đổi với dịch vụ kế toán từ chốt sổ hộ đến sổ sách công ty mới.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
