Nội dung bài viết
Ngày hộ kinh doanh chuyển sang công ty cũng là ngày “cắt” số liệu: cái gì thuộc về hộ, cái gì bắt đầu thuộc về công ty. Nếu không chốt sổ hộ kinh doanh cẩn thận, hàng tồn bị đếm hai lần, công nợ bị bỏ sót, doanh thu lẫn lộn giữa hai bên. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn từng bước kiểm kê, lập danh mục hàng tồn và tài sản chuyển sang, xử lý nghĩa vụ còn lại, kèm mô tả mẫu biên bản kiểm kê.
1. Chốt sổ hộ kinh doanh là gì, chọn ngày nào?
Chốt sổ là việc khoá số liệu của hộ tại một ngày cụ thể: tổng doanh thu, chi phí, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hàng tồn, tài sản, công nợ. Sau ngày đó, mọi giao dịch mới thuộc về công ty.
Nên chọn ngày cuối tháng hoặc cuối quý, vào lúc vắng khách, để kiểm kê không ảnh hưởng bán hàng. Ví dụ: đóng cửa sớm chiều 31/3, kiểm kê buổi tối, công ty bắt đầu bán từ 1/4.
2. Kiểm kê hàng tồn và tài sản
- 1Chuẩn bị
In danh mục hàng theo nhóm, chia khu vực, phân công 2 người một nhóm: một đếm, một ghi.
- 2Ngừng nhập, xuất
Dừng bán và nhận hàng trong lúc đếm; hàng đang giao ghi riêng.
- 3Đếm và ghi
Đếm từng kệ, ghi số lượng, tình trạng (tốt, cận date, hỏng).
- 4Đối chiếu
So số đếm với sổ kho hoặc phần mềm, ghi chênh lệch và lý do.
- 5Ký biên bản
Người đếm, người ghi và chủ hộ cùng ký; chụp ảnh lưu.
Hàng hỏng, hết hạn nên tách riêng, không chuyển sang công ty như hàng tốt. Cách kiểm kê đơn giản cho cửa hàng nhỏ có trong bài quản lý hàng tồn kho cho tiệm tạp hoá.
3. Lập danh mục hàng tồn, tài sản chuyển sang công ty
| STT | Tên hàng | ĐVT | Số lượng | Đơn giá vốn | Thành tiền | Tình trạng |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nồi cơm điện 1,8L | Cái | 24 | 650.000đ | 15.600.000đ | Tốt |
| 2 | Quạt đứng | Cái | 18 | 420.000đ | 7.560.000đ | Tốt |
| 3 | Ấm siêu tốc | Cái | 30 | 180.000đ | 5.400.000đ | Tốt |
| 4 | Bàn ủi hơi nước | Cái | 5 | 350.000đ | 1.750.000đ | Hộp móp, cần giảm giá |
| Cộng | 77 | 30.310.000đ |
| Tài sản | Năm mua | Giá mua ban đầu | Tình trạng | Có chứng từ mua? |
|---|---|---|---|---|
| Kệ trưng bày | 2022 | 18.000.000đ | Còn tốt | Có hoá đơn |
| Máy tính tiền + máy in bill | 2024 | 9.000.000đ | Còn tốt | Có hoá đơn |
| Xe máy giao hàng | 2021 | 30.000.000đ | Đã cũ | Có giấy đăng ký |
Các số liệu trong bảng là ví dụ minh hoạ. Giá trị chuyển sang công ty (theo giá vốn, giá còn lại hay giá định giá) và hình thức chuyển (góp vốn hay bán lại) cần thống nhất với kế toán, vì liên quan đến sổ sách và thuế của cả hộ lẫn công ty.
Ví dụ minh hoạ; giá trị kệ, thiết bị là giá trị thoả thuận giả định, không phải giá mua ban đầu.
Xem dạng bảng
| Hàng tồn tốt | 28,6 triệu đ |
| Hàng cần giảm giá | 1,8 triệu đ |
| Thiết bị bán hàng | 9 triệu đ |
| Kệ, nội thất | 12 triệu đ |
4. Xử lý nghĩa vụ còn lại của hộ
- Thuế: kê khai, nộp đủ các kỳ đến ngày chấm dứt; giữ tờ khai, chứng từ nộp tiền.
- Hoá đơn: kiểm tra hoá đơn đã xuất, dừng sử dụng hoá đơn của hộ theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
- Công nợ: đối chiếu từng khách, nhà cung cấp; có biên bản xác nhận số dư.
- Tiền mặt, ngân hàng: đếm quỹ, in sao kê đến ngày chốt; ghi rõ khoản nào chuyển sang công ty.
- Đăng ký hộ: làm thủ tục chấm dứt theo quy định sau khi hoàn tất nghĩa vụ.
Thủ tục chấm dứt hộ và nghĩa vụ thuế đi kèm xem ở bài tạm ngừng, chấm dứt hộ kinh doanh. Thứ tự tổng thể các việc khi lên công ty có trong checklist chuẩn bị chuyển đổi.
5. Mẫu biên bản kiểm kê gồm những mục nào?
- Tên hộ kinh doanh, địa chỉ, thời điểm kiểm kê (giờ, ngày).
- Thành phần tham gia: chủ hộ, người đếm, người ghi, đại diện công ty nhận chuyển giao.
- Danh mục hàng tồn và tài sản: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tình trạng.
- Chênh lệch so với sổ sách và lý do.
- Kết luận: tổng giá trị chuyển giao, hàng loại bỏ, ngày bàn giao.
- Chữ ký các bên, kèm ảnh chụp khu vực hàng hoá.
Câu hỏi thường gặp
Hộ không có sổ kho thì kiểm kê thế nào?
Vẫn kiểm kê bình thường; số đếm thực tế chính là căn cứ. Đơn giá vốn có thể lấy theo hoá đơn, phiếu nhập gần nhất.
Hàng tồn đã cũ có phải chuyển hết sang công ty không?
Không bắt buộc. Hàng hỏng, hết hạn nên xử lý ở phía hộ; chỉ chuyển hàng còn bán được.
Có cần người của công ty tham gia kiểm kê không?
Nên có, để công ty xác nhận số lượng nhận về và làm căn cứ ghi sổ ban đầu.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ chốt sổ và lập biên bản kiểm kê không?
Có. ACCA Consulting VN hỗ trợ lập danh mục, biên bản kiểm kê, chuyển giao và ghi sổ đầu kỳ cho công ty mới.
Chốt sổ gọn, công ty khởi đầu sạch
ACCA Consulting Vietnam hỗ trợ chốt sổ hộ kinh doanh và dựng sổ đầu kỳ cho công ty bằng dịch vụ kế toán trọn gói.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
