Nội dung bài viết
Báo cáo tài chính trả lời câu hỏi của cơ quan thuế, ngân hàng, nhà đầu tư. Còn báo cáo quản trị trả lời câu hỏi của chính bạn: sản phẩm nào lãi, khách nào nợ lâu, tháng sau có đủ tiền không. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam phân biệt hai loại báo cáo và gợi ý 5 báo cáo quản trị nên có, dựng trực tiếp từ sổ kế toán.
1. Báo cáo quản trị khác báo cáo tài chính thế nào
Báo cáo tài chính được lập theo mẫu biểu và nguyên tắc của chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, dùng cho người bên ngoài. Báo cáo quản trị không có mẫu bắt buộc; doanh nghiệp tự thiết kế để phục vụ quyết định nội bộ. Hai loại báo cáo dùng chung một nguồn dữ liệu là sổ kế toán, nhưng khác nhau ở cách cắt lát và trình bày.
| Tiêu chí | Báo cáo tài chính | Báo cáo quản trị |
|---|---|---|
| Người dùng | Cơ quan nhà nước, ngân hàng, nhà đầu tư | Chủ doanh nghiệp, ban giám đốc, trưởng bộ phận |
| Mẫu biểu | Theo quy định, thống nhất | Tự thiết kế theo nhu cầu |
| Tần suất | Năm (một số trường hợp thêm giữa niên độ) | Tuần, tháng, quý |
| Mức chi tiết | Tổng hợp toàn doanh nghiệp | Theo sản phẩm, khách hàng, chi nhánh, dự án |
| Tính bắt buộc | Bắt buộc lập và nộp | Không bắt buộc |
| Trọng tâm | Đúng quy định, so sánh được | Kịp thời, hữu ích cho quyết định |
Điểm mấu chốt: báo cáo quản trị chỉ tốt khi sổ kế toán được ghi đủ chi tiết ngay từ đầu. Nếu doanh thu không gắn mã sản phẩm, bạn không thể có báo cáo lãi lỗ theo sản phẩm, dù dùng phần mềm nào.
2. 5 báo cáo quản trị doanh nghiệp nhỏ nên có
| Báo cáo | Trả lời câu hỏi | Nguồn dữ liệu | Tần suất gợi ý |
|---|---|---|---|
| Lãi lỗ theo sản phẩm/dịch vụ | Sản phẩm nào đóng góp lãi gộp nhiều nhất? | Doanh thu, giá vốn chi tiết theo mã hàng | Tháng |
| Dòng tiền và dự báo tiền | Tháng sau có đủ tiền chi trả không? | Sổ tiền, công nợ đến hạn, kế hoạch chi | Tuần hoặc tháng |
| Công nợ phải thu, phải trả | Khách nào nợ quá hạn, phải trả ai trước? | Sổ chi tiết công nợ theo đối tượng | Tuần |
| Tồn kho | Mặt hàng nào tồn lâu, sắp hết? | Sổ kho, thẻ kho theo mã hàng | Tháng |
| Ngân sách và thực hiện | Chi phí có vượt kế hoạch không? | Chi phí theo khoản mục, ngân sách đã duyệt | Tháng hoặc quý |
Lãi lỗ theo sản phẩm
Đây là báo cáo hay thay đổi quyết định nhất. Nhiều doanh nghiệp phát hiện mặt hàng bán chạy nhất lại có biên lãi gộp thấp nhất, trong khi nhóm hàng ít được quan tâm lại mang về phần lớn lợi nhuận.
Ví dụ minh hoạ giả định: nhóm A bán nhiều nhất nhưng biên lãi gộp chỉ 12%, nhóm C biên 40%.
Xem dạng bảng
| Doanh thu | Lãi gộp | |
|---|---|---|
| Nhóm A | 800 triệu đ | 96 triệu đ |
| Nhóm B | 450 triệu đ | 135 triệu đ |
| Nhóm C | 250 triệu đ | 100 triệu đ |
Dòng tiền, công nợ, tồn kho và ngân sách
Báo cáo dòng tiền nên có hai phần: thực tế tháng qua và dự báo 4–8 tuần tới. Báo cáo công nợ cần chia theo tuổi nợ, xem cách làm ở bài báo cáo tuổi nợ phải thu. Báo cáo tồn kho nên làm nổi bật mặt hàng không xuất trong 90 ngày. Báo cáo ngân sách so sánh từng khoản chi với kế hoạch và ghi rõ chênh lệch.
3. Dựng báo cáo quản trị từ sổ kế toán
Cách làm thực tế là mở thêm mã chi tiết (mã sản phẩm, mã khách, mã bộ phận, mã dự án) hoặc tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 ngay khi ghi nghiệp vụ. Bút toán vẫn đúng chế độ kế toán, chỉ thêm thông tin để lọc.
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền | Mã quản trị |
|---|---|---|---|---|
| Bán hàng nhóm B cho khách K01 (chưa gồm thuế GTGT) | 131 (K01) | 511 (SP-B) | 120 | SP-B, K01 |
| Giá vốn lô hàng nhóm B | 632 (SP-B) | 156 (SP-B) | 84 | SP-B |
| Chi quảng cáo cho nhóm C | 641 (BP-KD) | 331 | 15 | SP-C, BP-KD |
| Lương bộ phận kho | 642 (BP-KHO) | 334 | 30 | BP-KHO |
Với cách ghi này, chỉ cần lọc theo mã SP-B là có ngay doanh thu 120, giá vốn 84, lãi gộp 36 triệu của nhóm B. Tham khảo thêm cách mở tài khoản chi tiết cấp 3.
4. Các bước triển khai báo cáo quản trị
- 1Chọn 3 câu hỏi quan trọng nhất
Ví dụ: sản phẩm nào lãi, khách nào nợ lâu, tiền đủ dùng bao lâu.
- 2Thiết kế mã chi tiết
Thống nhất danh mục mã sản phẩm, khách hàng, bộ phận.
- 3Chuẩn hoá cách ghi sổ
Mọi nghiệp vụ phải gắn mã; quy định rõ người nhập liệu.
- 4Dựng mẫu báo cáo
Bắt đầu bằng bảng tính đơn giản lấy dữ liệu xuất từ phần mềm.
- 5Họp đọc báo cáo hằng tháng
Mỗi báo cáo đi kèm 1–3 hành động cụ thể.
5. Lỗi thường gặp khi làm báo cáo quản trị
- Làm quá nhiều báo cáo cùng lúc, không ai đọc hết.
- Số liệu báo cáo quản trị không khớp sổ kế toán vì lấy từ nguồn khác nhau.
- Chi phí chung phân bổ cho sản phẩm theo tiêu thức tuỳ tiện, làm sai kết luận.
- Báo cáo đến tay chủ doanh nghiệp quá muộn, sau khi đã ra quyết định.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, nên khớp tổng doanh thu, tổng chi phí của báo cáo quản trị với báo cáo kết quả kinh doanh mỗi tháng. Chênh lệch nào cũng phải giải thích được.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có cần báo cáo quản trị không?
Có, nhưng nên bắt đầu ít. Hai báo cáo dòng tiền và công nợ thường mang lại giá trị ngay cho doanh nghiệp nhỏ.
Báo cáo quản trị có phải nộp cho cơ quan nào không?
Không. Đây là báo cáo nội bộ, doanh nghiệp tự quyết định mẫu và tần suất. Tuy vậy, số liệu nên khớp với sổ kế toán.
Có cần phần mềm riêng để làm báo cáo quản trị?
Không bắt buộc. Phần lớn phần mềm kế toán cho phép gắn mã chi tiết và xuất dữ liệu; bảng tính là đủ ở giai đoạn đầu.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ xây dựng báo cáo quản trị không?
Có. ACCA Consulting Vietnam hỗ trợ thiết kế mã chi tiết, chuẩn hoá cách ghi sổ và lập báo cáo quản trị cơ bản cùng với dịch vụ kế toán định kỳ; phạm vi được thống nhất khi báo giá.
Muốn có báo cáo quản trị từ chính sổ kế toán?
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) giúp bạn ghi sổ đủ chi tiết để có báo cáo lãi lỗ theo sản phẩm, dòng tiền và công nợ hằng tháng.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
