Nội dung bài viết
Bán chịu cho khách quen giúp giữ mối, nhưng ghi nợ trên tờ lịch hay mặt sau bao thuốc thì sớm muộn sẽ quên, lệch và mất lòng nhau. Quản lý công nợ hộ kinh doanh bài bản không làm mất tình cảm, ngược lại giúp hai bên rõ ràng. ACCA Consulting Vietnam chia sẻ mẫu sổ, quy tắc hạn mức và cách nhắc nợ nhẹ nhàng.
1. Mẫu sổ công nợ hộ kinh doanh
Mỗi khách nợ một trang (hoặc một sheet), ghi theo thứ tự ngày. Số dư luôn cho biết khách đang nợ bao nhiêu.
| Cột | Ghi gì | Ví dụ minh hoạ |
|---|---|---|
| Ngày | Ngày giao hàng hoặc ngày thu tiền | 03/10 |
| Số phiếu/bill | Số phiếu giao hàng có chữ ký khách | PG-0315 |
| Diễn giải | Hàng gì, số lượng | 2 bao xi măng, 10 thanh thép |
| Phát sinh nợ | Giá trị hàng giao chưa thu tiền | 1.850.000 |
| Đã trả | Tiền khách trả, ghi rõ tiền mặt/chuyển khoản | 1.000.000 (CK) |
| Số dư nợ | Dư trước + Phát sinh − Đã trả | 2.350.000 |
| Hạn trả | Theo quy tắc đã thoả thuận | 02/11 |
Phiếu giao hàng nên có chữ ký hoặc tin nhắn xác nhận của khách. Khi có tranh chấp, đây là bằng chứng quan trọng hơn trí nhớ của hai bên.
2. Quy tắc hạn mức bán chịu
- Hạn mức: số nợ tối đa cho mỗi khách, ví dụ minh hoạ không quá 2 tuần mua hàng bình quân của khách đó.
- Hạn trả: chọn một quy tắc chung, ví dụ trả trong 30 ngày hoặc trả hết vào ngày 5 tháng sau.
- Điều kiện tăng hạn mức: khách trả đúng hạn liên tục 3 tháng.
- Khi quá hạn: tạm ngưng giao thêm hàng chịu cho đến khi trả phần quá hạn.
- Khách mới: 1–2 tháng đầu thu tiền ngay, sau đó mới cho nợ.
Quy tắc nên nói rõ với khách từ đầu, có thể in một tờ nhỏ dán ở quầy. Khi quy tắc áp dụng cho mọi người, chủ hộ dễ từ chối hơn mà không mất lòng.
3. Nhắc nợ lịch sự qua Zalo
- Trước hạn 3 ngày
Nhắn nhẹ: thông báo số dư và ngày đến hạn.
- Đúng ngày đến hạn
Gửi lại số dư kèm ảnh sổ hoặc bảng kê đơn hàng.
- Quá hạn 7 ngày
Gọi điện hỏi thăm, hẹn ngày trả cụ thể.
- Quá hạn 15 ngày
Tạm ngưng bán chịu, thông báo lịch sự.
- Quá hạn 30 ngày
Gặp trực tiếp, thống nhất lịch trả từng phần bằng văn bản.
Tin nhắn mẫu
"Chào anh Hùng, tiệm xin gửi anh số dư đến hôm nay là 2.350.000đ (bảng kê đính kèm), hạn thanh toán ngày 02/11. Anh chuyển khoản vào tài khoản tiệm như mọi khi giúp em nhé. Cảm ơn anh đã ủng hộ tiệm!"
Nguyên tắc: gửi kèm bảng kê để khách tự kiểm tra, không nhắc nợ trong nhóm chung, không dùng lời lẽ gây áp lực. Nếu dùng Zalo OA hoặc công cụ nhắn tự động, chỉ lưu thông tin cần thiết của khách.
4. Báo cáo tuổi nợ đơn giản
Cuối tháng, xếp các khoản nợ theo số ngày tính từ ngày giao hàng. Nợ càng lâu, khả năng thu càng thấp.
| Khách | Chưa đến hạn | Quá hạn 1–30 ngày | Quá hạn 31–60 ngày | Trên 60 ngày | Tổng |
|---|---|---|---|---|---|
| Anh Hùng | 2.350 | 0 | 0 | 0 | 2.350 |
| Chị Mai | 4.100 | 1.800 | 0 | 0 | 5.900 |
| Đội thợ Bình | 0 | 3.200 | 2.500 | 0 | 5.700 |
| Cô Sáu | 0 | 0 | 0 | 1.400 | 1.400 |
| Cộng | 6.450 | 5.000 | 2.500 | 1.400 | 15.350 |
- Chưa đến hạn42%
- Quá hạn 1–30 ngày32,6%
- Quá hạn 31–60 ngày16,3%
- Trên 60 ngày9,1%
Ví dụ minh hoạ, số giả định, tính từ bảng tuổi nợ ở trên.
Xem dạng bảng
| Chưa đến hạn | 42% |
| Quá hạn 1–30 ngày | 32,6% |
| Quá hạn 31–60 ngày | 16,3% |
| Trên 60 ngày | 9,1% |
Trong ví dụ minh hoạ, đội thợ Bình có nợ quá hạn trên 30 ngày nên cần ngưng bán chịu và hẹn lịch trả; khoản của cô Sáu trên 60 ngày cần gặp trực tiếp. Nợ tồn đọng làm dòng tiền bị kẹt, xem thêm quản lý dòng tiền hộ kinh doanh.
5. Công nợ, sổ sách và thuế
- Mỗi khoản nợ có phiếu giao hàng hoặc xác nhận của khách
- Số dư từng khách đã gửi khách xác nhận
- Tiền khách trả qua chuyển khoản khớp sao kê
- Đã lập báo cáo tuổi nợ và đánh dấu khách quá hạn
- Doanh thu bán chịu vẫn được ghi vào sổ doanh thu đúng ngày giao hàng
Bán chịu vẫn là doanh thu. Từ 2026 bỏ hình thức thuế khoán, hộ kinh doanh chuyển sang kê khai/tự khai (theo Nghị quyết 198/2025/QH15 và hướng dẫn). Ngưỡng doanh thu, tỷ lệ thuế và thủ tục cụ thể áp dụng cho hộ của bạn cần kiểm tra trên cổng thông tin của cơ quan thuế hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý. Thời điểm ghi nhận doanh thu bán chịu khi kê khai cần theo quy định áp dụng cho hộ, không phải theo ngày khách trả tiền. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, gửi bảng kê kèm số dư mỗi tháng giúp giảm tranh cãi với khách quen hơn bất kỳ lời nhắc nào.
Câu hỏi thường gặp
Khách quen không chịu ký phiếu giao hàng thì sao?
Có thể chụp ảnh phiếu, gửi qua tin nhắn và xin khách bấm xác nhận hoặc trả lời "ok". Tin nhắn đó cũng là một bằng chứng hữu ích.
Khách nợ lâu không trả có được tính là chi phí không?
Cách xử lý khoản nợ không thu được khi xác định nghĩa vụ thuế phụ thuộc phương pháp tính thuế áp dụng cho hộ; cần kiểm tra quy định hoặc hỏi người tư vấn.
Bao lâu nên đối chiếu nợ với khách một lần?
Ít nhất mỗi tháng một lần bằng cách gửi số dư kèm bảng kê. Với khách nợ nhiều, có thể đối chiếu mỗi tuần.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ theo dõi công nợ cho hộ kinh doanh không?
Có. Chúng tôi dựng sổ công nợ, lập báo cáo tuổi nợ và đối chiếu tiền về với sao kê hằng tháng cho hộ kinh doanh.
Bán chịu mà vẫn thu đủ
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) giúp hộ kinh doanh ghi công nợ rõ ràng và giữ dòng tiền ổn định. Nhận tư vấn hoặc Zalo +84 938 847 699.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
