Nội dung bài viết
Với nhà phân phối, tiền chủ yếu nằm trong kho và trong công nợ khách hàng. Vòng quay hàng tồn kho cho biết mỗi đồng vốn bỏ vào hàng hoá quay về thành doanh thu nhanh hay chậm. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn cách tính, cách đọc theo nhóm hàng và cách nối chỉ số này với chu kỳ tiền mặt.
1. Công thức vòng quay hàng tồn kho
Công thức phổ biến: Vòng quay hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán trong kỳ / Hàng tồn kho bình quân. Hàng tồn kho bình quân thường lấy (tồn đầu kỳ + tồn cuối kỳ) / 2; nếu tồn kho dao động mạnh theo mùa, nên lấy bình quân 12 tháng cho sát thực tế.
Từ vòng quay suy ra số ngày tồn kho (DIO) = 365 / vòng quay. Vòng quay 5 lần một năm tương đương hàng nằm kho khoảng 73 ngày trước khi bán được. Dùng giá vốn chứ không dùng doanh thu, vì tồn kho được ghi theo giá gốc; dùng doanh thu sẽ làm vòng quay đẹp hơn thực tế.
2. Đọc vòng quay theo từng nhóm hàng
Một con số chung cho cả công ty dễ che giấu vấn đề. Ví dụ minh hoạ: nhà phân phối hàng tiêu dùng có giá vốn năm 20 tỷ đồng, tồn kho bình quân 4 tỷ đồng, vòng quay chung là 5. Tách theo nhóm hàng thì bức tranh khác hẳn:
| Nhóm hàng | Giá vốn năm | Tồn kho bình quân | Vòng quay | Số ngày tồn kho |
|---|---|---|---|---|
| Đồ uống | 8,0 | 0,8 | 10 | 37 |
| Gia vị | 6,0 | 1,2 | 5 | 73 |
| Đồ gia dụng | 4,0 | 1,6 | 2,5 | 146 |
| Hàng theo mùa | 2,0 | 0,4 | 5 | 73 |
| Toàn công ty | 20,0 | 4,0 | 5 | 73 |
Nhóm đồ gia dụng chỉ chiếm 20% giá vốn nhưng giữ 40% vốn tồn kho, hàng nằm kho gần 5 tháng. Đây là nơi cần xem lại chính sách nhập hàng, thay vì cắt đều tất cả các nhóm.
3. Nối với chu kỳ tiền mặt DIO – DSO – DPO
Vòng quay hàng tồn kho chỉ là một mắt xích. Chu kỳ chuyển đổi tiền mặt (CCC) = DIO + DSO – DPO, trong đó DSO là số ngày thu tiền khách hàng (phải thu bình quân / doanh thu × 365) và DPO là số ngày trả tiền nhà cung cấp (phải trả bình quân / giá vốn × 365).
Tiếp ví dụ minh hoạ: doanh thu năm 24 tỷ, phải thu bình quân 3 tỷ, phải trả bình quân 2 tỷ. DSO xấp xỉ 46 ngày, DPO xấp xỉ 37 ngày, nên CCC = 73 + 46 – 37 = 82 ngày. Doanh nghiệp phải tự tài trợ vốn lưu động cho khoảng 82 ngày hoạt động.
Ví dụ minh hoạ, số liệu giả định, làm tròn đến ngày.
Xem dạng bảng
| Số ngày tồn kho (DIO) | 73 ngày |
| Số ngày thu tiền (DSO) | 46 ngày |
| Số ngày trả tiền (DPO) | 37 ngày |
| Chu kỳ tiền mặt (CCC) | 82 ngày |
Giảm 20 ngày tồn kho ở nhóm đồ gia dụng có thể giải phóng hàng trăm triệu đồng vốn mà không cần vay thêm. Đó là lý do vòng quay hàng tồn kho được gọi là chỉ số sống còn của nhà phân phối.
4. Phát hiện hàng chậm luân chuyển
- 1Lập báo cáo tuổi tồn kho
Chia tồn kho theo khoảng 0–30, 31–90, 91–180 và trên 180 ngày kể từ ngày nhập.
- 2Đánh dấu mã hàng không phát sinh xuất
Lọc các mã không có giao dịch bán trong 90 ngày gần nhất.
- 3Kiểm tra tình trạng thực tế
Đối chiếu kho: hàng còn dùng được, sắp hết hạn hay đã hư hỏng.
- 4Đề xuất phương án xử lý
Khuyến mại xả hàng, trả lại nhà cung cấp, điều chuyển kênh bán hoặc thanh lý.
- 5Xem xét dự phòng giảm giá
Lập dự phòng khi giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc, theo quy định hiện hành.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, nhiều nhà phân phối chỉ phát hiện hàng tồn lâu năm khi kiểm kê cuối năm hoặc khi kiểm toán. Lúc đó hàng đã hết hạn, phải huỷ và cần hồ sơ huỷ đầy đủ để chi phí được xem xét hợp lý. Rà soát hằng quý giúp xử lý sớm khi hàng còn bán được. Xem thêm cách tổ chức kiểm kê ở bài kiểm kê hàng hoá cửa hàng bán lẻ.
5. Cách cải thiện vòng quay hàng tồn kho
- Đặt mức tồn kho tối thiểu, tối đa cho từng nhóm hàng dựa trên số ngày bán.
- Đặt hàng nhiều đợt nhỏ với nhóm hàng quay chậm thay vì nhập lô lớn để lấy chiết khấu.
- Theo dõi vòng quay theo tháng trên báo cáo quản trị, không đợi cuối năm.
- Thương lượng thời hạn thanh toán với nhà cung cấp để kéo dài DPO hợp lý.
- Gắn chỉ tiêu thu hồi công nợ cho đội bán hàng để giảm DSO.
Để có số liệu này mỗi tháng, sổ kho và công nợ phải được cập nhật đúng hạn. Nếu chưa có kế toán chuyên trách, dịch vụ kế toán thuê ngoài là một lựa chọn: gói thương mại – dịch vụ dưới 5 nhân viên cho 51–100 hoá đơn/tháng là 2.800.000đ. Tham khảo bài dịch vụ kế toán TP.HCM để chọn đơn vị phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Vòng quay hàng tồn kho bao nhiêu là tốt?
Không có con số chung cho mọi ngành. Nên so sánh theo nhóm hàng, so với chính doanh nghiệp các kỳ trước và với điều khoản thanh toán của nhà cung cấp.
Tính vòng quay hàng tồn kho dùng doanh thu hay giá vốn?
Nên dùng giá vốn hàng bán, vì hàng tồn kho được ghi theo giá gốc. Dùng doanh thu sẽ làm vòng quay cao hơn thực tế.
Hàng hết hạn phải huỷ thì hạch toán thế nào?
Lập hội đồng kiểm kê, biên bản xác định nguyên nhân và hồ sơ huỷ. Giá trị hàng huỷ ghi vào chi phí; khả năng được tính vào chi phí được trừ phụ thuộc hồ sơ theo quy định hiện hành.
ACCA Consulting Vietnam có lập báo cáo quản trị tồn kho cho nhà phân phối không?
Có. ACCA Consulting VN có thể bổ sung báo cáo tuổi tồn kho, vòng quay theo nhóm hàng và chu kỳ tiền mặt vào gói kế toán, phí tính theo khối lượng chứng từ.
Đưa vốn ra khỏi kho hàng
ACCA Consulting VN giúp nhà phân phối theo dõi tồn kho và công nợ bằng số liệu hằng tháng, để quyết định nhập hàng dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
