Nội dung bài viết
- Đặc thù của kế toán doanh nghiệp thương mại
- Quy trình mua hàng: từ đơn đặt đến nhập kho
- Quy trình bán hàng và ghi nhận giá vốn
- Sơ đồ hạch toán 156 – 632 – 511 qua ví dụ minh hoạ
- Điểm kiểm soát giúp kế toán doanh nghiệp thương mại không sai giá vốn
- Khi nào nên dùng dịch vụ kế toán bên ngoài?
- Câu hỏi thường gặp
Kế toán doanh nghiệp thương mại xoay quanh ba dòng chảy: hàng vào, hàng nằm kho và hàng ra. Chỉ cần chứng từ ở một khâu không khớp, giá vốn sẽ sai, tồn kho trên sổ lệch thực tế và tờ khai thuế lệch theo. Bài viết do ACCA Consulting Vietnam tổng hợp, đi từng bước từ đơn mua đến xuất bán, kèm sơ đồ hạch toán 156 – 632 – 511 và điểm kiểm soát ở mỗi khâu.
1. Đặc thù của kế toán doanh nghiệp thương mại
Doanh nghiệp thương mại không chế biến hàng hoá: mua về rồi bán ra. Vì vậy phần lớn giá trị tài sản nằm ở hàng tồn kho và công nợ.
Ba tài khoản trung tâm là 156 – Hàng hoá, 632 – Giá vốn hàng bán và 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Xung quanh là 331 (phải trả người bán), 131 (phải thu khách hàng), 133 và 3331 (thuế GTGT đầu vào, đầu ra). Mọi nghiệp vụ mua bán đều đi qua nhóm tài khoản này.
| Khâu | Chứng từ chính | Tài khoản liên quan | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|
| Đặt mua | Đơn đặt hàng, hợp đồng, báo giá | Chưa ghi sổ | Duyệt nhà cung cấp, đơn giá, điều khoản thanh toán |
| Nhận hàng | Biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, hoá đơn đầu vào | 156, 133, 331 | Số lượng thực nhận khớp hoá đơn và đơn đặt hàng |
| Thanh toán | Ủy nhiệm chi, sổ phụ ngân hàng | 331, 112 | Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên trả không dùng tiền mặt |
| Bán hàng | Đơn bán, phiếu xuất kho, hoá đơn điện tử | 131, 511, 3331 | Giá bán đúng bảng giá, chiết khấu đã được duyệt |
| Ghi giá vốn | Phiếu xuất kho, bảng tính giá xuất | 632, 156 | Phương pháp tính giá xuất kho áp dụng nhất quán |
| Thu tiền | Giấy báo có, phiếu thu | 112, 111, 131 | Đối chiếu công nợ khách hàng hằng tháng |
2. Quy trình mua hàng: từ đơn đặt đến nhập kho
- 1Lập đơn đặt hàng
Bộ phận mua lập đơn dựa trên tồn kho tối thiểu và dự báo bán, có người duyệt.
- 2Nhận hàng và kiểm đếm
Thủ kho kiểm số lượng, quy cách, ký biên bản giao nhận với bên bán.
- 3Lập phiếu nhập kho
Phiếu nhập ghi đúng mã hàng, số lượng thực nhận và đơn giá theo hoá đơn.
- 4Đối chiếu hoá đơn
Kế toán so khớp ba bên: đơn đặt hàng – phiếu nhập – hoá đơn trước khi ghi sổ.
- 5Ghi nhận công nợ và thanh toán
Ghi Có 331 theo hạn thanh toán, chi trả qua ngân hàng khi đến hạn.
Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm hàng trên đường để đưa hàng về kho được tính vào giá gốc hàng hoá, không ghi thẳng vào chi phí bán hàng. Nếu một chuyến xe chở nhiều mã hàng, cần chọn tiêu thức phân bổ (theo giá trị hoặc theo trọng lượng) và dùng nhất quán.
Lỗi hay gặp nhất là hàng về trước, hoá đơn về sau. Khi đó vẫn nhập kho theo giá tạm tính và điều chỉnh khi nhận hoá đơn, thay vì chờ hoá đơn mới nhập. Nếu chờ, kho dễ bị âm.
3. Quy trình bán hàng và ghi nhận giá vốn
Mỗi lần bán hàng tạo ra hai bút toán song song. Bút toán doanh thu: Nợ 131 (hoặc 111, 112) / Có 511 và Có 3331. Bút toán giá vốn: Nợ 632 / Có 156 theo giá xuất kho. Hai bút toán phải phát sinh cùng kỳ; ghi doanh thu tháng này nhưng giá vốn tháng sau là nguyên nhân phổ biến khiến lợi nhuận từng tháng nhảy bất thường.
- Hoá đơn điện tử lập đúng thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho người mua, theo quy định hiện hành về hoá đơn.
- Phiếu xuất kho và hoá đơn phải khớp mã hàng, số lượng; nên dùng chung danh mục mã hàng trên phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán.
- Hàng bán bị trả lại cần chứng từ trả hàng và hoá đơn điều chỉnh theo quy định, đồng thời ghi giảm giá vốn và nhập lại kho.
- Giá xuất kho tính theo một phương pháp thống nhất cả năm, xem chi tiết ở bài phương pháp tính giá xuất kho.
4. Sơ đồ hạch toán 156 – 632 – 511 qua ví dụ minh hoạ
Ví dụ minh hoạ: một công ty phân phối đồ gia dụng nhập 1.000 nồi cơm với giá 100.000đ/chiếc chưa thuế GTGT, thuế suất 10%. Trong tháng bán được 800 chiếc với giá 150.000đ/chiếc chưa thuế. Toàn bộ số liệu là giả định để minh hoạ cách hạch toán.
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Nhập kho 1.000 chiếc | 156 | 331 | 100.000.000 |
| Thuế GTGT đầu vào | 133 | 331 | 10.000.000 |
| Doanh thu bán 800 chiếc | 131 | 511 | 120.000.000 |
| Thuế GTGT đầu ra | 131 | 3331 | 12.000.000 |
| Giá vốn 800 chiếc | 632 | 156 | 80.000.000 |
| Kết chuyển giá vốn cuối kỳ | 911 | 632 | 80.000.000 |
| Kết chuyển doanh thu cuối kỳ | 511 | 911 | 120.000.000 |
Ví dụ minh hoạ, số liệu giả định, chưa gồm chi phí bán hàng và quản lý.
Xem dạng bảng
| Giá trị nhập kho | 100.000.000đ |
| Doanh thu bán | 120.000.000đ |
| Giá vốn hàng bán | 80.000.000đ |
| Lợi nhuận gộp | 40.000.000đ |
| Tồn kho cuối kỳ | 20.000.000đ |
Kiểm tra nhanh: tồn đầu kỳ (0) + nhập (100 triệu) – xuất (80 triệu) = tồn cuối 20 triệu, tương ứng 200 chiếc trong kho. Nếu kiểm kê thực tế ra 195 chiếc, chênh lệch 5 chiếc phải được lập biên bản và xử lý ngay, không để dồn đến cuối năm.
5. Điểm kiểm soát giúp kế toán doanh nghiệp thương mại không sai giá vốn
- Đối chiếu ba bên đơn đặt hàng – phiếu nhập – hoá đơn cho mọi lô hàng nhập.
- Rà soát mã hàng tồn kho âm trên phần mềm và xử lý nguyên nhân.
- Đối chiếu công nợ 331 với nhà cung cấp, 131 với khách hàng lớn.
- Kiểm tra hoá đơn đầu vào từ 5 triệu đồng trở lên đã có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
- Kiểm kê chọn mẫu các mã hàng giá trị cao, đối chiếu với sổ kho.
- So sánh tỷ lệ lãi gộp theo nhóm hàng với tháng trước để phát hiện bất thường.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, phần lớn sai lệch giá vốn ở doanh nghiệp thương mại nhỏ không đến từ nghiệp vụ phức tạp mà từ việc phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán dùng hai danh mục mã hàng khác nhau. Thống nhất mã hàng ngay từ đầu tiết kiệm rất nhiều công đối chiếu về sau.
6. Khi nào nên dùng dịch vụ kế toán bên ngoài?
Khi số hoá đơn mỗi tháng tăng lên vài chục, kho có hàng trăm mã hàng mà chưa có người theo dõi riêng, việc thuê dịch vụ kế toán thường hợp lý hơn để một người kiêm nhiệm. Với doanh nghiệp thương mại – dịch vụ dưới 5 nhân viên, phí tham khảo là 800.000đ/tháng cho 1–15 hoá đơn, 1.200.000đ/tháng cho 16–30 hoá đơn. Bạn có thể xem tiêu chí chọn đơn vị ở bài dịch vụ kế toán TP.HCM.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp thương mại có bắt buộc theo dõi kho trên phần mềm không?
Kế toán phải theo dõi được nhập – xuất – tồn để tính giá vốn, nên thực tế gần như doanh nghiệp nào cũng cần sổ kho chi tiết. Dùng phần mềm giúp giảm sai sót khi số mã hàng lớn.
Hàng về trước, hoá đơn về sau thì ghi sổ thế nào?
Vẫn lập phiếu nhập kho theo giá tạm tính để kho phản ánh đúng thực tế, khi nhận hoá đơn thì điều chỉnh theo giá thực tế. Thuế GTGT đầu vào chỉ kê khai khi đã có hoá đơn hợp lệ.
Chi phí vận chuyển hàng mua về có được tính vào giá vốn không?
Chi phí vận chuyển để đưa hàng về kho được tính vào giá gốc hàng nhập, sau đó đi vào giá vốn khi hàng được bán. Chi phí giao hàng cho khách thì ghi vào chi phí bán hàng.
ACCA Consulting Vietnam có nhận làm kế toán cho doanh nghiệp thương mại có kho hàng không?
Có. ACCA Consulting VN nhận kế toán trọn gói cho doanh nghiệp thương mại, gồm theo dõi nhập – xuất – tồn, tính giá vốn, đối chiếu công nợ và khai báo thuế định kỳ; phí tính theo số hoá đơn và số nhân viên.
Kho hàng rõ ràng, giá vốn chính xác
ACCA Consulting VN đồng hành cùng doanh nghiệp thương mại từ khâu thiết lập mã hàng đến báo cáo thuế. Liên hệ để nhận tư vấn theo đúng mô hình kho của bạn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
