Từ freelance đến công ty dịch vụ kế toán: lộ trình 3 giai đoạn

Khi lượng khách vượt quá sức một người, nhiều kế toán freelance bắt đầu nghĩ đến việc mở công ty dịch vụ kế toán. Đây là bước chuyển từ người làm nghề sang người vận hành doanh nghiệp, đòi hỏi kỹ năng khác hẳn. Bài viết chia lộ trình thành ba giai đoạn, dựa trên những gì đội ngũ ACCA Consulting Vietnam đã trải qua khi xây dựng văn phòng dịch vụ kế toán của mình.

1. Ba giai đoạn: cá nhân – nhóm nhỏ – doanh nghiệp

Không cần đi nhanh. Nhiều người dừng ở giai đoạn nhóm nhỏ trong thời gian dài và vẫn làm tốt. Điều quan trọng là biết mình đang ở đâu và đang thiếu gì.

2. Giai đoạn 1: Cá nhân – xây nền chuẩn hoá

Ở giai đoạn này, mục tiêu không phải là có thật nhiều khách, mà là biến cách làm của bạn thành quy trình có thể dạy người khác. Nếu mọi thứ chỉ nằm trong đầu bạn, bạn sẽ không thể giao việc ở giai đoạn sau.

• Viết SOP cá nhân cho các việc lặp lại: nhận chứng từ, hạch toán, khai thuế, khoá sổ.
• Chuẩn hoá mẫu hợp đồng, báo giá, phiếu khảo sát khách.
• Đo giờ công từng khách để biết năng lực thực tế.
• Xây kênh giới thiệu từ khách hài lòng.

Dấu hiệu sẵn sàng chuyển giai đoạn: lịch kín liên tục nhiều tháng, phải từ chối khách, và có ít nhất một phần việc bạn có thể giao mà không phải làm lại.

3. Giai đoạn 2: Nhóm nhỏ – thời điểm thuê người đầu tiên

Người đầu tiên thường là kế toán viên làm phần nhập liệu, đối chiếu; bạn giữ phần soát, khai thuế và quan hệ khách hàng. Hãy tính trước: phí từ khách có đủ trả chi phí nhân sự và vẫn còn biên cho bạn không, kể cả trong tháng ít việc?

Biểu đồ cho thấy một điều hay bị bỏ qua: thuê người không làm bạn rảnh ngay. Bạn chuyển từ làm sang soát, đào tạo và bán hàng. Nếu không thích các việc này, hãy cân nhắc kỹ trước khi mở rộng. Xem thêm khung 90 ngày tuyển và đào tạo kế toán viên.

4. Giai đoạn 3: Mở công ty dịch vụ kế toán

Kinh doanh dịch vụ kế toán là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Điều kiện về người hành nghề, chứng chỉ, giấy chứng nhận đủ điều kiện và các nghĩa vụ liên quan được quy định trong Luật Kế toán và văn bản hướng dẫn hiện hành. Bạn cần tra cứu bản mới nhất hoặc hỏi cơ quan quản lý trước khi đăng ký, đặt tên và quảng bá như một công ty dịch vụ.

Về thủ tục thành lập doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh giải quyết trong 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cần mở tài khoản ngân hàng, chữ ký số, đăng ký hoá đơn điện tử, treo biển và kê khai thuế. Xem thủ tục thành lập công ty.

5. Rủi ro khi mở rộng quá nhanh

• Dòng tiền: lương trả đúng ngày, phí khách có thể trả chậm. Nên có quỹ dự phòng vài tháng chi phí cố định.
• Chất lượng: thêm người nhưng chưa có quy trình soát dễ phát sinh lỗi hàng loạt.
• Phụ thuộc người chủ: mọi quyết định vẫn qua bạn, đội không tự vận hành được.
• Khách không phù hợp: nhận mọi khách để nuôi đội, kể cả khách có rủi ro cao về chứng từ.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, nên ưu tiên chất lượng và khả năng giữ khách hơn tốc độ tăng số khách. Một văn phòng có tỷ lệ giữ khách cao thường tăng trưởng bền hơn văn phòng chạy theo khách mới.

Câu hỏi thường gặp