Nội dung bài viết
Mỗi tháng bạn lặp lại hàng chục thao tác: tải hoá đơn, đối chiếu ngân hàng, tính lương, lập tờ khai. Nếu những bước đó chỉ nằm trong đầu, mỗi lần nghỉ phép hay bàn giao đều trở thành rủi ro. Bài viết hướng dẫn cách viết SOP kế toán cá nhân (quy trình thao tác chuẩn) gọn, dễ dùng, theo cách ACCA Consulting Vietnam vẫn chuẩn hoá công việc cho từng hồ sơ khách hàng.
1. SOP kế toán cá nhân là gì, khác gì quy chế?
Quy chế tài chính, quy trình phê duyệt do doanh nghiệp ban hành nói ai được làm gì. SOP cá nhân nói làm thế nào: mở file nào, bấm vào đâu, kiểm tra con số nào, gửi cho ai. Nó giống một cuốn sổ tay mà người khác cầm lên có thể làm thay bạn với sai sót ít nhất.
Nếu doanh nghiệp đang xây bộ quy trình cho cả phòng, xem thêm bài chuẩn hoá quy trình kế toán bằng SOP. Bài này tập trung vào SOP do chính kế toán viết cho công việc của mình.
2. Việc nào nên viết SOP trước?
| Nghiệp vụ | Tần suất | Rủi ro nếu làm sai | Ưu tiên |
|---|---|---|---|
| Lập tờ khai GTGT | Tháng/quý | Cao: phạt chậm nộp, khai sai | 1 |
| Tính lương, bảo hiểm | Tháng | Cao: sai quyền lợi người lao động | 1 |
| Đối chiếu sổ phụ ngân hàng | Tuần/tháng | Trung bình | 2 |
| Tải và đối chiếu hoá đơn đầu vào | Tháng | Trung bình: bỏ sót khấu trừ | 2 |
| Khoá sổ cuối tháng | Tháng | Trung bình | 2 |
| Quyết toán năm | Năm | Cao nhưng làm ít nên dễ quên | 1 |
Việc làm mỗi năm một lần như quyết toán lại rất đáng viết SOP, vì 12 tháng sau bạn gần như chắc chắn quên chi tiết. Ghi ngay sau khi làm xong là lúc nhớ rõ nhất.
Một cách chọn khác là hỏi: nếu ngày mai bạn đột ngột nghỉ một tuần, việc nào đồng nghiệp sẽ gọi hỏi bạn nhiều nhất? Đó chính là việc cần SOP đầu tiên. Thông thường là các nghiệp vụ gắn với hạn nộp và gắn với tiền, như tờ khai, lương, thanh toán nhà cung cấp. Viết xong hai đến ba SOP cho nhóm này, bạn đã giảm phần lớn rủi ro khi vắng mặt.
3. Cấu trúc một SOP gọn
- 1Mục đích
Một câu: SOP này để làm gì, kết quả đầu ra là gì.
- 2Tần suất và hạn
Khi nào làm, hạn chót, ví dụ GTGT khai tháng hạn ngày 20 tháng sau.
- 3Đầu vào
Cần dữ liệu, file, tài khoản nào; lấy ở đâu.
- 4Các bước
Đánh số từng thao tác, kèm ảnh chụp màn hình khi cần.
- 5Điểm kiểm tra
Con số nào phải khớp với con số nào trước khi đi tiếp.
- 6Lỗi thường gặp
Những lần từng sai và cách xử lý.
- 7Lưu trữ
Lưu kết quả ở thư mục nào, đặt tên file ra sao.
4. Mẫu SOP: đối chiếu hoá đơn đầu vào hằng tháng
- Mục đích: đảm bảo mọi hoá đơn đầu vào hợp lệ đã ghi sổ và đủ điều kiện khấu trừ trước khi lập tờ khai GTGT.
- Tần suất: hằng tháng, xong trước ngày 10 tháng sau.
- Đầu vào: bảng kê hoá đơn tải từ hệ thống hoá đơn điện tử, sổ chi tiết thuế GTGT đầu vào, sổ phụ ngân hàng.
- Bước 1: tải bảng kê hoá đơn đầu vào của tháng, lưu vào thư mục tháng.
- Bước 2: so khớp số hoá đơn và mã số thuế người bán với sổ; đánh dấu hoá đơn chưa ghi sổ.
- Bước 3: lọc hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT), kiểm tra chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Điểm kiểm tra: tổng tiền thuế theo bảng kê bằng tổng phát sinh tài khoản thuế đầu vào, chênh lệch phải có giải thích.
- Lưu trữ: file đối chiếu đặt tên theo năm-tháng, lưu cùng tờ khai.
Ví dụ minh hoạ, không phải số liệu đo lường; thời gian thực tế tuỳ người và nghiệp vụ.
Xem dạng bảng
| Không có SOP | 180 phút |
| SOP chỉ có các bước | 90 phút |
| SOP đủ 7 phần, có ảnh | 45 phút |
5. Lợi ích và cách duy trì SOP
- Nghỉ phép yên tâm: đồng nghiệp làm thay theo SOP, bạn không phải trả lời điện thoại.
- Bàn giao nhanh: bộ SOP là phần quan trọng của hồ sơ bàn giao khi chuyển việc.
- Ít sai lặp lại: mục "lỗi thường gặp" ngăn bạn mắc lại sai sót cũ.
- Thể hiện năng lực: SOP là bằng chứng cụ thể khi đánh giá hoặc đề xuất thăng tiến.
- Ghi ngày cập nhật cuối ở đầu mỗi SOP.
- Cập nhật ngay khi phần mềm, biểu mẫu hoặc quy định thay đổi.
- Không ghi mật khẩu, khoá chữ ký số vào SOP; chỉ ghi nơi người có thẩm quyền quản lý.
- Nhờ một đồng nghiệp làm thử theo SOP mỗi năm một lần.
- Lưu tập trung trong thư mục chung có phân quyền.
Câu hỏi thường gặp
SOP nên viết bằng Word hay Excel?
Dạng nào cũng được, miễn dễ đọc và dễ cập nhật. Nhiều kế toán dùng Word cho các bước, Excel cho bảng kiểm tra đi kèm.
Viết SOP có tốn nhiều thời gian không?
Lần đầu mất thời gian, nhưng chỉ cần viết trong lúc làm thật, chụp màn hình từng bước. Các lần sau chỉ cần cập nhật phần thay đổi.
Có nên đưa thông tin đăng nhập vào SOP?
Không. SOP chỉ ghi tài khoản nào được dùng và ai quản lý; mật khẩu, chữ ký số phải được bảo mật riêng theo quy định nội bộ.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ doanh nghiệp xây quy trình kế toán không?
Có, trong phạm vi dịch vụ kế toán và rà soát sổ sách: công ty giúp chuẩn hoá chứng từ, lịch công việc và cách lưu trữ để doanh nghiệp vận hành ổn định.
Viết một lần, làm việc nhẹ nhàng nhiều năm
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) hỗ trợ dịch vụ kế toán tại TP.HCM và từ xa toàn quốc. Nhận tư vấn miễn phí.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
