Nội dung bài viết
Khi tuyển một nhân viên lương 15 triệu đồng, nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ chi phí là 15 triệu. Thực tế, chi phí nhân sự đầy đủ còn gồm bảo hiểm phía doanh nghiệp, phúc lợi, đào tạo, chỗ ngồi, thiết bị và thời gian quản lý. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam bóc tách từng khoản và đưa ra bảng mẫu tính chi phí đầy đủ (fully loaded cost) để bạn ra quyết định tuyển dụng chính xác hơn.
1. Chi phí nhân sự gồm những gì?
Có thể chia chi phí một nhân viên thành ba lớp. Lớp một là lương và các khoản trả trực tiếp: lương, phụ cấp, thưởng. Lớp hai là khoản bắt buộc theo luật: bảo hiểm phía doanh nghiệp đóng. Lớp ba là chi phí gián tiếp: phúc lợi, đào tạo, văn phòng, thiết bị, phần mềm, tuyển dụng.
Về bảo hiểm bắt buộc, trên tiền lương đóng BHXH, doanh nghiệp đóng 21,5% (BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%), người lao động đóng 10,5% (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%). Phần 10,5% trừ vào lương nhân viên nên không làm tăng chi phí của doanh nghiệp, nhưng phần 21,5% thì có.
- BHXH17,5%
- BHYT3%
- BHTN1%
Tổng 21,5% trên tiền lương đóng BHXH. Dùng làm căn cứ cho ví dụ minh hoạ ở mục 2.
Xem dạng bảng
| BHXH | 17,5% |
| BHYT | 3% |
| BHTN | 1% |
2. Bảng mẫu tính chi phí đầy đủ của một nhân viên
Ví dụ minh hoạ: nhân viên văn phòng lương 15 triệu đồng/tháng, giả định tiền lương đóng BHXH bằng mức lương này. Các khoản gián tiếp là số giả định để minh hoạ cách tính; bạn thay bằng số thực của doanh nghiệp.
| Khoản mục | Cách tính | Số tiền (đ/tháng) |
|---|---|---|
| Lương | Theo hợp đồng | 15.000.000 |
| Bảo hiểm phía doanh nghiệp | 21,5% × 15.000.000 | 3.225.000 |
| Thưởng tháng 13 phân bổ | 15.000.000 ÷ 12 | 1.250.000 |
| Phúc lợi (ăn trưa, quà, du lịch) | Giả định | 1.000.000 |
| Chỗ ngồi văn phòng | Tiền thuê ÷ số chỗ (giả định) | 1.500.000 |
| Thiết bị, phần mềm | Máy tính phân bổ 36 tháng + bản quyền (giả định) | 700.000 |
| Đào tạo, tuyển dụng phân bổ | Giả định | 500.000 |
| Tổng chi phí đầy đủ | 23.175.000 |
Ví dụ minh hoạ: tổng 23.175.000đ, tức khoảng 1,55 lần lương hợp đồng. Hệ số thực tế tuỳ doanh nghiệp.
Xem dạng bảng
| Lương | 15.000.000đ |
| Bảo hiểm phía DN | 3.225.000đ |
| Thưởng phân bổ | 1.250.000đ |
| Phúc lợi | 1.000.000đ |
| Chỗ ngồi | 1.500.000đ |
| Thiết bị, phần mềm | 700.000đ |
| Đào tạo, tuyển dụng | 500.000đ |
Kết quả cho thấy chi phí thực tế cao hơn lương hợp đồng khoảng 55% trong ví dụ này. Đây là con số cần dùng khi tính điểm hoà vốn của một vị trí, định giá dịch vụ theo giờ hoặc so sánh tuyển nội bộ với thuê ngoài.
3. Những chi phí ẩn hay bị bỏ sót
- Thời gian làm quen: tháng đầu nhân viên mới chưa làm đủ năng suất nhưng nhận đủ lương.
- Thời gian quản lý: trưởng nhóm dành giờ hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá.
- Chi phí thay thế: khi nghỉ việc, doanh nghiệp tốn lại chi phí tuyển, đào tạo và khoảng trống công việc.
- Ngày nghỉ có hưởng lương: phép năm, lễ tết làm giảm số ngày làm việc thực tế.
Ở góc độ thuế, tiền lương, tiền công có hợp đồng, chứng từ chi trả và được khai thuế TNCN đầy đủ là cơ sở để tính vào chi phí được trừ theo quy định hiện hành. Lưu ý tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ không được tính vào chi phí được trừ.
4. Dùng chi phí nhân sự để ra quyết định
- 1Lập bảng mẫu
Tính chi phí đầy đủ cho từng nhóm vị trí theo mẫu ở mục 2.
- 2Tính hệ số
Chia chi phí đầy đủ cho lương hợp đồng để có hệ số của doanh nghiệp.
- 3So sánh phương án
Đặt cạnh chi phí thuê ngoài, bán thời gian hoặc tự động hoá.
- 4Đưa vào ngân sách
Dùng hệ số khi lập quỹ lương và ngân sách nhân sự năm sau.
Cách lập ngân sách chi tiết có trong bài quỹ lương và ngân sách nhân sự.
Với các vị trí không cần toàn thời gian như kế toán ở doanh nghiệp nhỏ, phép so sánh này thường cho kết quả rõ ràng. Ví dụ, gói dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp thương mại – dịch vụ có 1–15 hoá đơn, chứng từ mỗi tháng tại ACCA là 800.000đ/tháng. Bạn có thể tự đối chiếu với bảng chi phí đầy đủ của một kế toán nội bộ, hoặc xem bài dịch vụ kế toán giá rẻ.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí nhân sự đầy đủ thường gấp bao nhiêu lần lương?
Không có hệ số chung; tuỳ phúc lợi, văn phòng và ngành nghề. Trong ví dụ minh hoạ của bài, hệ số khoảng 1,55 lần. Bạn nên tự tính theo số thực.
Phần bảo hiểm 10,5% của nhân viên có tính vào chi phí doanh nghiệp không?
Phần này trừ vào lương của nhân viên, đã nằm trong lương hợp đồng nên không cộng thêm. Doanh nghiệp chỉ cộng thêm phần 21,5% do mình đóng.
Có nên tính chi phí văn phòng vào chi phí nhân sự không?
Nên, khi mục tiêu là ra quyết định tuyển dụng hay định giá dịch vụ. Trên sổ kế toán, các khoản này vẫn hạch toán ở tài khoản chi phí tương ứng.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ tính lương và bảo hiểm cho doanh nghiệp không?
Có. Trong gói dịch vụ kế toán, ACCA hỗ trợ lập bảng lương, tính bảo hiểm bắt buộc, khấu trừ và kê khai thuế TNCN theo quy định hiện hành.
Biết đúng chi phí trước khi tuyển thêm người
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói gồm tính lương, bảo hiểm, thuế TNCN. Xem máy tính báo giá hoặc nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
