Nội dung bài viết
Tháng đầu tiên quyết định khách có ở lại lâu dài hay không. Nếu tiếp nhận vội, văn phòng dễ “ôm” luôn sai sót của kế toán cũ mà không biết. Bài này mô tả quy trình tiếp nhận khách hàng kế toán mới gồm 6 bước, kèm mẫu phiếu khảo sát, dựa trên cách đội ngũ ACCA Consulting Vietnam tiếp nhận doanh nghiệp chuyển từ đơn vị khác sang.
1. Vì sao cần quy trình tiếp nhận khách hàng kế toán?
Khách chuyển sang văn phòng mới thường vì kế toán cũ nghỉ, chất lượng không như kỳ vọng hoặc doanh nghiệp vừa thành lập. Trường hợp nào cũng có điểm chung: thông tin ban đầu không đầy đủ. Không có quy trình, văn phòng dễ báo giá sai, nhận bàn giao thiếu và chịu trách nhiệm cho tồn đọng từ trước.
Quy trình chuẩn cũng giúp khách thấy sự chuyên nghiệp ngay từ đầu: họ biết cần chuẩn bị gì, khi nào xong, ai phụ trách.
2. Sáu bước tiếp nhận khách hàng mới
- 1Khảo sát
Thu thập thông tin cơ bản qua phiếu khảo sát và buổi trao đổi ngắn.
- 2Rà sổ cũ
Xem tờ khai, báo cáo tài chính gần nhất, tình trạng nộp thuế.
- 3Báo giá
Báo phí tháng và phí dọn sổ riêng nếu có tồn đọng.
- 4Hợp đồng
Ký hợp đồng ghi rõ phạm vi, hạn giao chứng từ, kỳ bắt đầu trách nhiệm.
- 5Nhận bàn giao
Nhận sổ sách, chứng từ, tài khoản điện tử theo biên bản.
- 6Kick-off
Họp khởi động: thống nhất đầu mối, lịch gửi chứng từ, kênh liên lạc.
3. Mẫu phiếu khảo sát thông tin khách
| Nhóm thông tin | Câu hỏi |
|---|---|
| Pháp lý | Tên công ty, MST, ngày thành lập, loại hình, ngành nghề chính |
| Quy mô | Số nhân viên, doanh thu năm trước (ước tính), số hoá đơn đầu vào/đầu ra mỗi tháng |
| Thuế | Kỳ khai GTGT (tháng/quý), có khấu trừ TNCN không, đang được ưu đãi gì |
| Sổ sách | Đang dùng phần mềm nào, đã lập BCTC năm gần nhất chưa, ai làm trước đây |
| Tài khoản điện tử | Chữ ký số, tài khoản thuế điện tử, hoá đơn điện tử, ngân hàng ai đang giữ |
| Tồn đọng | Có thông báo, công văn nào của cơ quan thuế chưa xử lý không |
| Kỳ vọng | Cần báo cáo gì hằng tháng, đầu mối liên hệ, hạn chót mong muốn |
Phiếu nên gửi trước buổi trao đổi để khách có thời gian chuẩn bị. Câu trả lời “không rõ” ở nhóm tồn đọng là tín hiệu cần rà kỹ ở bước 2.
4. Rà sổ cũ: tách rõ trách nhiệm trước và sau
Đây là bước quan trọng nhất. Hãy kiểm tra tình trạng nộp tờ khai trên hệ thống thuế điện tử, số dư các tài khoản chính trên báo cáo gần nhất và đối chiếu với sổ phụ ngân hàng. Mục tiêu không phải sửa ngay, mà là biết có vấn đề gì và ghi nhận vào biên bản.
- Tờ khai còn thiếu, nộp trễ: lưu ý tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp nếu có thuế phải nộp.
- Số dư tiền, công nợ, hàng tồn kho không khớp chứng từ.
- Hoá đơn đầu vào từ 5 triệu đồng trở lên thanh toán bằng tiền mặt, ảnh hưởng khấu trừ thuế GTGT.
- Thiếu chứng từ lưu trữ: chứng từ kế toán dùng ghi sổ phải lưu tối thiểu 10 năm.
Ghi rõ trong hợp đồng kỳ bắt đầu trách nhiệm của văn phòng, ví dụ “từ kỳ tháng 10/2026”. Tồn đọng trước kỳ này được xử lý theo phụ lục dọn sổ riêng nếu khách đồng ý. Tham khảo 7 dấu hiệu sổ sách kế toán rủi ro.
- Rà sổ cũ45%
- Nhận bàn giao25%
- Khảo sát, báo giá, hợp đồng20%
- Kick-off10%
Ví dụ minh hoạ giả định; khách mới thành lập sẽ ít thời gian rà sổ hơn nhiều.
Xem dạng bảng
| Rà sổ cũ | 45% |
| Nhận bàn giao | 25% |
| Khảo sát, báo giá, hợp đồng | 20% |
| Kick-off | 10% |
5. Nhận bàn giao và buổi kick-off
Nhận bàn giao bằng biên bản liệt kê: sổ sách, file dữ liệu phần mềm, chứng từ gốc theo năm, chữ ký số, tài khoản thuế điện tử và hoá đơn điện tử. Mật khẩu nên được khách tự đổi và cung cấp qua kênh an toàn, không gửi qua nhóm chat đông người. Xem thêm checklist bàn giao công việc kế toán.
- Giới thiệu người làm, người soát và đầu mối phía khách
- Ngày chốt gửi chứng từ mỗi kỳ và cách gửi
- Lịch hạn nộp gần nhất của khách
- Báo cáo hằng tháng khách sẽ nhận
- Danh sách tồn đọng và kế hoạch xử lý
- Kênh liên lạc và giờ phản hồi
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, một buổi kick-off 30 phút giảm đáng kể số câu hỏi lặp lại trong ba tháng đầu. Ghi biên bản ngắn và gửi lại khách sau buổi họp.
Câu hỏi thường gặp
Có nên nhận khách khi chưa rà sổ cũ?
Không nên. Nếu buộc phải bắt đầu gấp, hãy ghi rõ kỳ bắt đầu trách nhiệm trong hợp đồng và rà sổ cũ ngay trong tháng đầu.
Khách không có biên bản bàn giao từ kế toán cũ thì làm sao?
Lập biên bản giữa văn phòng và khách, liệt kê những gì thực nhận và những gì còn thiếu. Đây là căn cứ khi phát sinh vấn đề từ các kỳ trước.
Tiếp nhận một khách mới mất bao lâu?
Doanh nghiệp mới thành lập có thể xong trong vài ngày. Khách có sổ tồn đọng nhiều năm cần thời gian lâu hơn, tuỳ mức độ.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ doanh nghiệp chuyển từ đơn vị kế toán khác không?
Có. Quy trình gồm khảo sát, kiểm tra sơ bộ sổ sách miễn phí, báo giá phí tháng và phí dọn sổ riêng nếu có, sau đó nhận bàn giao theo biên bản.
Muốn chuyển đơn vị kế toán mà không đứt quãng?
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán TP.HCM với quy trình tiếp nhận rõ ràng. Nhận tư vấn để được rà soát sơ bộ.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
