Nội dung bài viết
Phần lớn tranh chấp giữa kế toán freelance và khách không đến từ nghiệp vụ, mà từ việc hai bên hiểu khác nhau về “việc nào thuộc phạm vi”. Một hợp đồng dịch vụ kế toán rõ ràng giúp bạn tránh ôm việc không công, tránh bị quy trách nhiệm cho lỗi không phải của mình. Bài viết tổng hợp các điều khoản thực tế từ kinh nghiệm vận hành của ACCA Consulting Vietnam; nội dung mang tính tham khảo, không thay tư vấn pháp lý.
1. Vì sao kế toán freelance cần hợp đồng dịch vụ kế toán bằng văn bản?
Nhiều người làm tự do nhận việc qua lời giới thiệu, chỉ thoả thuận miệng hoặc nhắn tin. Mọi chuyện ổn cho đến khi khách bị phạt nộp chậm, hoặc khách cho rằng phí tháng đã bao gồm cả quyết toán năm, hồ sơ vay vốn, làm việc với cơ quan thuế. Khi đó, không có văn bản nào để đối chiếu.
Hợp đồng không phải dấu hiệu thiếu tin tưởng. Nó là bản mô tả công việc chung, giúp khách biết mình nhận được gì và phải giao gì. Khách chuyên nghiệp thường đánh giá cao người làm tự do có hợp đồng chuẩn.
2. Sáu nhóm điều khoản cốt lõi
| Nhóm điều khoản | Nội dung nên ghi rõ | Lỗi thường gặp |
|---|---|---|
| Phạm vi công việc | Liệt kê việc có trong phí: sổ sách, tờ khai định kỳ, BCTC năm… | Ghi chung chung “làm kế toán thuế” |
| Nghĩa vụ của khách | Hạn giao chứng từ, tính trung thực của chứng từ, cung cấp tài khoản cần thiết | Không ghi hạn giao chứng từ |
| Phí và thanh toán | Mức phí, kỳ thanh toán, điều chỉnh khi vượt khung chứng từ | Không có điều khoản điều chỉnh |
| Giới hạn trách nhiệm | Không chịu trách nhiệm với hậu quả từ chứng từ sai, giao trễ | Bỏ trống, mặc định chịu mọi thứ |
| Bảo mật | Phạm vi thông tin, cách lưu trữ, trả lại dữ liệu khi kết thúc | Không đề cập |
| Chấm dứt, bàn giao | Thời gian báo trước, bàn giao hồ sơ, xử lý phí còn lại | Không có quy trình bàn giao |
3. Viết phạm vi công việc thế nào cho chặt?
Cách an toàn là có hai danh sách: việc bao gồm và việc không bao gồm (tính phí riêng). Ví dụ phần không bao gồm: dọn sổ các năm trước, làm hồ sơ vay ngân hàng, báo cáo quản trị theo yêu cầu riêng, tham gia buổi làm việc với cơ quan thuế ngoài giờ.
Nên ghi rõ kỳ khai của khách (tháng hay quý), số chứng từ trong khung phí và cách tính khi vượt khung. Cách định giá theo khối lượng có trong bài báo giá kế toán freelance.
- Hiểu khác về phạm vi45%
- Chứng từ giao trễ, thiếu30%
- Thanh toán chậm15%
- Khác10%
Ví dụ minh hoạ giả định để gợi ý điều khoản nào cần ưu tiên, không phải số liệu thống kê.
Xem dạng bảng
| Hiểu khác về phạm vi | 45% |
| Chứng từ giao trễ, thiếu | 30% |
| Thanh toán chậm | 15% |
| Khác | 10% |
4. Trách nhiệm chứng từ của khách và giới hạn trách nhiệm
Kế toán ghi sổ dựa trên chứng từ khách cung cấp. Hợp đồng nên nói rõ khách chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, trung thực của chứng từ và nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kế toán chịu trách nhiệm xử lý đúng nghiệp vụ trên chứng từ hợp lệ nhận được đúng hạn.
- Ghi ngày chốt nhận chứng từ mỗi kỳ, ví dụ ngày 5 hằng tháng.
- Ghi rõ: chứng từ giao sau ngày chốt sẽ được xử lý ở kỳ sau hoặc theo thoả thuận, rủi ro chậm nộp do giao trễ thuộc về khách.
- Giới hạn mức bồi thường (nếu có) trong một khoản cụ thể, thường liên quan đến phí dịch vụ; nên hỏi người có chuyên môn pháp lý khi soạn.
- Lưu lại bằng chứng gửi nhắc chứng từ qua email hoặc kênh có lưu vết.
Lưu ý: tiền chậm nộp thuế được tính 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp. Nếu lỗi do bạn, bạn mất uy tín và có thể phải bồi thường theo hợp đồng. Nếu lỗi do khách giao trễ, bằng chứng nhắc việc là thứ bảo vệ bạn.
5. Bảo mật, chấm dứt và bàn giao
Kế toán nắm thông tin doanh thu, lương, công nợ, tài khoản thuế điện tử của khách. Điều khoản bảo mật cam kết không tiết lộ, chỉ dùng cho mục đích dịch vụ, và trả lại hoặc huỷ dữ liệu khi kết thúc. Điều này cũng bảo vệ bạn khi xây dựng thương hiệu cá nhân, vì bạn đã cam kết không nêu tên khách.
Phần chấm dứt nên có thời gian báo trước, danh mục hồ sơ bàn giao và cách xử lý phí của kỳ đang làm dở. Tham khảo checklist bàn giao công việc kế toán.
- Có danh sách việc bao gồm và việc tính phí riêng
- Có ngày chốt nhận chứng từ mỗi kỳ
- Có điều khoản khách chịu trách nhiệm về tính trung thực của chứng từ
- Có khung số chứng từ và cách điều chỉnh phí
- Có kỳ hạn thanh toán và xử lý khi thanh toán chậm
- Có điều khoản bảo mật và trả lại dữ liệu
- Có quy trình chấm dứt, bàn giao hồ sơ
- Đã nhờ người có chuyên môn pháp lý xem lại mẫu hợp đồng
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng dịch vụ kế toán có cần công chứng không?
Thông thường các bên tự ký kết; việc có cần công chứng hay không tuỳ thoả thuận và quy định hiện hành. Quan trọng hơn là nội dung rõ ràng và có chữ ký của người có thẩm quyền.
Khách không chịu ký hợp đồng thì sao?
Ít nhất hãy gửi email xác nhận phạm vi, phí, hạn giao chứng từ và đề nghị khách phản hồi đồng ý. Khách từ chối mọi văn bản là tín hiệu rủi ro.
Có nên dùng mẫu hợp đồng tải trên mạng?
Có thể tham khảo, nhưng cần sửa theo phạm vi thực tế và nhờ người có chuyên môn pháp lý xem lại các điều khoản giới hạn trách nhiệm.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ doanh nghiệp rà soát phạm vi dịch vụ kế toán đang thuê không?
Có. Đội ngũ có thể rà soát sơ bộ sổ sách và đối chiếu phạm vi công việc hiện tại để doanh nghiệp biết phần việc nào đang bị bỏ sót.
Muốn dịch vụ kế toán có phạm vi rõ ràng ngay từ hợp đồng?
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán TP.HCM với hợp đồng minh bạch, khung phí công khai. Nhận tư vấn để được báo giá theo khối lượng thực tế.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
