Nội dung bài viết
Nhiều người mới làm tự do báo giá theo cảm tính hoặc theo mức người quen trả, rồi nhận ra mình đang làm lỗ giờ công. Bài này hướng dẫn cách lập báo giá kế toán freelance dựa trên khối lượng chứng từ, loại hình doanh nghiệp và mức độ rủi ro, kèm công thức ước tính giờ công. Phương pháp tương tự cách ACCA Consulting Vietnam xây dựng bảng giá dịch vụ kế toán theo số chứng từ.
1. Vì sao báo giá theo cảm tính dễ lỗ?
Hai khách cùng là công ty thương mại nhỏ có thể chênh nhau gấp ba lần khối lượng: một bên 10 hoá đơn mỗi tháng, gửi chứng từ gọn gàng; bên kia 60 hoá đơn, chứng từ gửi qua tin nhắn rời rạc, kho không kiểm kê. Nếu báo cùng một mức, bạn đang bù lỗ cho khách thứ hai bằng công sức của chính mình.
Báo giá đúng không phải để đắt hơn, mà để minh bạch: khách hiểu vì sao trả mức đó, bạn biết mỗi tháng cần bao nhiêu giờ. Khi khối lượng thay đổi, cả hai bên có căn cứ để điều chỉnh.
2. Năm yếu tố quyết định mức phí
| Yếu tố | Cách đo | Ảnh hưởng |
|---|---|---|
| Số hoá đơn, chứng từ/tháng | Đếm đầu vào + đầu ra + chứng từ ngân hàng | Yếu tố chính, quyết định giờ nhập liệu |
| Loại hình | Thương mại – dịch vụ, sản xuất – xây dựng, FDI | Sản xuất cần tính giá thành; FDI thường cần báo cáo song ngữ |
| Số nhân viên | Số người trên bảng lương | Thêm việc lương, bảo hiểm, thuế TNCN |
| Tình trạng sổ sách | Sổ cũ sạch hay tồn đọng, sai lệch | Sổ lộn xộn cần phí dọn dẹp riêng |
| Phạm vi | Chỉ khai thuế hay trọn gói kèm báo cáo quản trị | Phạm vi càng rộng, giờ công càng nhiều |
Hãy hỏi đủ năm yếu tố này trước khi báo giá. Nếu khách chưa trả lời được số hoá đơn, xin xem bảng kê hoá đơn 3 tháng gần nhất trên hệ thống hoá đơn điện tử. Tham khảo thêm quy trình tiếp nhận khách hàng mới.
3. Công thức ước tính giờ công và báo giá kế toán freelance
Công thức đơn giản dùng được ngay:
Phí tháng = (Giờ nền + Số chứng từ × Phút/chứng từ ÷ 60 + Giờ lương) × Hệ số rủi ro × Đơn giá giờ
- Giờ nền: thời gian cố định mỗi tháng cho khai thuế, đối chiếu, trao đổi với khách.
- Phút/chứng từ: tự đo bằng cách bấm giờ trong vài tháng đầu.
- Giờ lương: thời gian xử lý bảng lương, bảo hiểm, thuế TNCN theo số nhân viên.
- Hệ số rủi ro: 1,0 với khách gọn gàng; cao hơn với khách hay gửi trễ, chứng từ thiếu.
- Đơn giá giờ: mức bạn tự đặt dựa trên chi phí sinh hoạt, chi phí công cụ, thuế và mục tiêu thu nhập của mình.
Ví dụ giả định
Giả sử bạn tự đặt đơn giá 150.000đ/giờ (con số giả định để minh hoạ, không phải giá thị trường). Khách A: 20 chứng từ/tháng, 3 nhân viên, sổ gọn. Giờ nền 3 giờ, 6 phút/chứng từ (2 giờ), lương 1 giờ, hệ số 1,0. Tổng 6 giờ, phí 900.000đ/tháng. Khách B: 50 chứng từ, 8 nhân viên, hay gửi trễ. Giờ nền 3 giờ, chứng từ 5 giờ, lương 2 giờ, hệ số 1,2. Tổng 10 giờ nhân hệ số thành 12 giờ, phí 1.800.000đ/tháng.
Ví dụ minh hoạ hoàn toàn giả định để thấy cách tính, không phải bảng giá thị trường.
Xem dạng bảng
| Khách chỉ khai thuế, ít chứng từ | 600.000đ |
| Khách A: 20 chứng từ, sổ gọn | 900.000đ |
| Khách B: 50 chứng từ, hay trễ | 1.800.000đ |
| Khách sản xuất: 50 chứng từ, có giá thành | 2.250.000đ |
4. Phí dọn sổ, phí mùa quyết toán và việc phát sinh
Ba khoản dễ bị bỏ quên khi báo giá:
- Phí dọn sổ tồn đọng: báo riêng, một lần, sau khi rà sổ cũ. Không gộp vào phí tháng.
- Phí quyết toán năm, báo cáo tài chính: có thể tính thêm một khoản hoặc cộng thêm vào phí tháng 12, tuỳ thoả thuận.
- Việc ngoài phạm vi: làm hồ sơ vay vốn, giải trình, báo cáo quản trị đột xuất, tính theo giờ thực tế.
Ghi rõ ba khoản này trong báo giá và hợp đồng. Bài hợp đồng cho kế toán freelance gợi ý cách viết điều khoản phạm vi.
5. Quy trình gửi báo giá chuyên nghiệp
- 1Khảo sát
Hỏi đủ năm yếu tố, xin bảng kê hoá đơn 3 tháng.
- 2Rà nhanh sổ cũ
Xem báo cáo tài chính, tờ khai gần nhất để phát hiện tồn đọng.
- 3Tính giờ công
Áp công thức, ghi giả định rõ ràng.
- 4Gửi báo giá
Liệt kê việc có trong phí, việc tính thêm, điều kiện điều chỉnh.
- 5Xem lại sau 3 tháng
So giờ thực tế với dự tính, điều chỉnh nếu khối lượng thay đổi.
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, điều khoản “điều chỉnh phí khi số chứng từ vượt khung” giúp tránh phần lớn tranh luận về sau. Khách chấp nhận dễ hơn khi thấy khung giá rõ ràng ngay từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Có nên báo giá thấp để có khách đầu tiên?
Có thể giảm có thời hạn và ghi rõ là ưu đãi, nhưng đừng giảm dưới chi phí giờ công. Giá thấp kéo dài khó tăng lại và dễ khiến bạn cắt bớt việc kiểm tra.
Khách yêu cầu giá trọn gói cố định cả năm thì sao?
Có thể đồng ý nếu có khung số chứng từ và điều khoản điều chỉnh khi vượt khung. Phí quyết toán năm nên ghi rõ có bao gồm hay không.
Làm sao biết mình mất bao nhiêu phút cho mỗi chứng từ?
Bấm giờ trong 2–3 tháng đầu, ghi theo từng khách. Con số sẽ giảm khi bạn chuẩn hoá quy trình và mẫu file.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ khách cần báo giá theo khối lượng thực tế không?
Có. Báo giá dựa trên số hoá đơn – chứng từ, loại hình và số nhân viên; doanh nghiệp có thể tự ước tính trước bằng máy tính báo giá trên website.
Cần một báo giá dịch vụ kế toán rõ ràng theo khối lượng?
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán tại TP.HCM với khung giá công khai. Dùng máy tính báo giá hoặc nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
