Nội dung bài viết
Nhiều chủ doanh nghiệp nhìn kho đầy và thấy yên tâm. Nhưng với giám đốc tài chính, mỗi kệ hàng chưa bán là tiền đang “ngủ”, còn tốn thêm chi phí mỗi ngày. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam giúp bạn nhìn quản trị tồn kho bằng con số: chi phí lưu kho thực là bao nhiêu và giảm tồn kho giải phóng được bao nhiêu tiền.
1. Tồn kho là tiền đổi hình dạng
Khi bạn trả tiền mua hàng, tiền không mất đi mà chuyển thành hàng trong kho. Nó chỉ quay lại thành tiền khi hàng được bán và khách trả tiền. Trong khoảng thời gian đó, doanh nghiệp vẫn phải trả lương, thuế, tiền thuê và lãi vay. Đây là lý do một công ty có lãi trên báo cáo vẫn có thể thiếu tiền, như phân tích trong bài chu kỳ chuyển đổi tiền mặt.
Quản trị tồn kho dưới góc nhìn tài chính vì vậy trả lời ba câu hỏi: đang có bao nhiêu tiền nằm trong kho, giữ số tiền đó tốn bao nhiêu mỗi năm, và có thể rút bớt ra mà không làm đứt hàng hay không.
2. Chi phí lưu kho thực gồm những gì
| Thành phần | Cách ước tính | Nguồn số liệu |
|---|---|---|
| Chi phí vốn | Giá trị tồn kho bình quân × lãi vay hoặc lợi suất kỳ vọng | Hợp đồng vay, kỳ vọng của chủ sở hữu |
| Kho bãi | Tiền thuê, điện, an ninh phân bổ cho phần diện tích chứa hàng | Hợp đồng thuê, hoá đơn điện |
| Nhân sự kho | Lương và bảo hiểm của thủ kho, bốc xếp | Bảng lương |
| Hao hụt, hư hỏng, lỗi thời | Giá trị hàng huỷ, giảm giá bán thanh lý trong năm | Biên bản kiểm kê, biên bản huỷ |
| Bảo hiểm và chi phí khác | Phí bảo hiểm hàng hoá, kiểm đếm, phần mềm kho | Hợp đồng, hoá đơn |
Lưu ý, bảo hiểm bắt buộc của nhân viên kho cũng là chi phí lưu kho: doanh nghiệp đóng 21,5% trên tiền lương đóng bảo hiểm xã hội, ngoài tiền lương trả cho người lao động.
- Chi phí vốn10%
- Kho bãi và nhân sự4%
- Hao hụt, lỗi thời3%
- Bảo hiểm và khác1%
Ví dụ minh hoạ, đơn vị là % giá trị tồn kho mỗi năm; mỗi doanh nghiệp cần tự tính từ sổ sách.
Xem dạng bảng
| Chi phí vốn | 10% |
| Kho bãi và nhân sự | 4% |
| Hao hụt, lỗi thời | 3% |
| Bảo hiểm và khác | 1% |
3. Ví dụ minh hoạ: giảm 30% tồn kho giải phóng bao nhiêu tiền
Công ty phân phối giả định có giá trị tồn kho bình quân 3 tỷ đồng, chi phí lưu kho 18%/năm như biểu đồ trên. Sau khi rà soát, công ty giảm tồn kho 30% xuống 2,1 tỷ đồng bằng cách cắt mã chậm bán và đặt hàng nhỏ lẻ thường xuyên hơn.
Ví dụ minh hoạ: tiền mặt được giải phóng một lần 900 triệu đồng; chi phí lưu kho giảm khoảng 162 triệu đồng mỗi năm.
Xem dạng bảng
| Trước | Sau | |
|---|---|---|
| Giá trị tồn kho bình quân | 3.000.000.000đ | 2.100.000.000đ |
| Chi phí lưu kho mỗi năm (18%) | 540.000.000đ | 378.000.000đ |
Kết quả có hai phần: 900 triệu đồng tiền mặt quay về một lần (có thể trả bớt nợ vay hoặc tài trợ tăng trưởng), và khoảng 162 triệu đồng chi phí mỗi năm không còn phát sinh. Phần tiết kiệm thứ hai đi thẳng vào lợi nhuận trước thuế.
Tự tính cho doanh nghiệp của bạn
Lấy giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên bảng cân đối kế toán của 4 quý gần nhất, cộng lại chia 4 để có tồn kho bình quân. Tiếp theo, cộng các chi phí lưu kho trong năm theo bảng ở mục 2 rồi chia cho tồn kho bình quân để có tỷ lệ phần trăm. Cuối cùng, nhân tỷ lệ này với phần tồn kho bạn tin rằng có thể cắt giảm. Con số thu được thường đủ thuyết phục ban giám đốc ưu tiên dự án giảm tồn kho hơn là tìm thêm khoản vay mới. Nếu sổ kho chưa tách chi phí kho bãi, hãy ước tính theo tỷ lệ diện tích trước, rồi tinh chỉnh dần.
4. Lộ trình quản trị tồn kho trong 90 ngày
- 1Kiểm kê và làm sạch dữ liệu
Đối chiếu số kho thực tế với sổ kế toán, xử lý chênh lệch trước khi phân tích.
- 2Phân nhóm mặt hàng
Dùng phân tích ABC để biết mã nào chiếm nhiều tiền nhất.
- 3Đo vòng quay từng nhóm
Tính số ngày tồn kho, tìm mã vượt xa mức bình quân.
- 4Xử lý hàng chậm luân chuyển
Lên phương án bán xả, trả lại nhà cung cấp hoặc huỷ có biên bản.
- 5Đặt lại chính sách đặt hàng
Điểm đặt hàng, số lượng mỗi lần đặt và tồn an toàn theo nhóm.
Các bước 2–4 được hướng dẫn chi tiết trong bài phân tích ABC tồn kho. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, bước 1 thường mất nhiều thời gian nhất vì sổ kế toán và sổ kho lệch nhau lâu ngày mà không ai đối chiếu.
5. Chỉ số nên có trong báo cáo quản trị tháng
- Giá trị tồn kho cuối tháng và xu hướng 6 tháng gần nhất.
- Số ngày tồn kho (DIO) theo nhóm hàng.
- Giá trị hàng không xuất trên 90 ngày và tỷ trọng trong tổng tồn kho.
- Chi phí lưu kho ước tính theo tỷ lệ doanh nghiệp tự xác định.
- Chênh lệch kiểm kê giữa số thực tế và sổ sách.
Câu hỏi thường gặp
Tỷ lệ chi phí lưu kho bao nhiêu là hợp lý?
Không có con số chung cho mọi ngành. Bạn nên tự tính từ sổ sách của mình theo các thành phần vốn, kho bãi, nhân sự, hao hụt và bảo hiểm, rồi theo dõi xu hướng qua từng năm.
Giảm tồn kho có làm giảm lợi nhuận không?
Bản thân việc giảm tồn kho bằng cách mua ít hơn không làm giảm lợi nhuận. Lợi nhuận chỉ bị ảnh hưởng nếu bạn phải bán xả dưới giá vốn hoặc huỷ hàng, nên cần tính kỹ phương án xử lý từng nhóm hàng.
Doanh nghiệp nhỏ có cần tính chi phí vốn của tồn kho không?
Nên tính, kể cả khi không vay ngân hàng. Tiền của chủ sở hữu nằm trong kho cũng có chi phí cơ hội, vì có thể dùng để trả nợ hoặc đầu tư việc khác.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ báo cáo tồn kho quản trị không?
Có. ACCA theo dõi nhập xuất tồn, đối chiếu kiểm kê và lập báo cáo tồn kho theo tuổi hàng, vòng quay để chủ doanh nghiệp ra quyết định.
Đánh thức số tiền đang ngủ trong kho
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) giúp bạn biết chính xác bao nhiêu tiền nằm trong kho và chi phí giữ nó mỗi năm.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
