Nội dung bài viết
Kho có vài trăm mã hàng nhưng thời gian của kế toán và thủ kho có hạn. Phân tích ABC tồn kho giúp bạn biết mã nào chiếm phần lớn tiền, để kiểm soát chặt nhóm đó và nới lỏng nhóm còn lại. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn cách phân nhóm bằng bảng tính, vẽ biểu đồ Pareto và đặt chính sách cho từng nhóm.
1. Nguyên tắc của phân tích ABC tồn kho
Phân tích ABC dựa trên quan sát quen thuộc: trong nhiều kho hàng, một số ít mã chiếm phần lớn giá trị, còn rất nhiều mã chỉ chiếm phần nhỏ. Tỷ lệ cụ thể khác nhau theo từng doanh nghiệp, vì vậy bạn phải tự tính từ dữ liệu của mình thay vì áp con số có sẵn.
- Nhóm A: ít mã nhưng chiếm phần lớn giá trị sử dụng trong năm, thường được đặt ngưỡng khoảng 70–80% giá trị lũy kế.
- Nhóm B: nhóm trung gian, khoảng 15–20% giá trị tiếp theo.
- Nhóm C: rất nhiều mã nhưng tổng giá trị nhỏ, phần còn lại.
Các ngưỡng trên là quy ước thường dùng, doanh nghiệp có thể điều chỉnh. Điều quan trọng là thống nhất một ngưỡng và giữ nguyên khi so sánh giữa các kỳ.
2. Các bước phân nhóm bằng bảng tính
- 1Lấy dữ liệu xuất kho
Xuất báo cáo nhập xuất tồn 12 tháng gần nhất theo mã hàng từ phần mềm kế toán.
- 2Tính giá trị sử dụng năm
Với mỗi mã: số lượng xuất trong năm × giá vốn đơn vị.
- 3Sắp xếp giảm dần
Xếp các mã theo giá trị sử dụng năm từ cao xuống thấp.
- 4Tính tỷ lệ lũy kế
Cộng dồn giá trị và chia cho tổng để có phần trăm lũy kế từng dòng.
- 5Gán nhóm
Đến ngưỡng 80% là A, đến 95% là B, còn lại là C (hoặc ngưỡng bạn chọn).
- 6Kiểm tra ngoại lệ
Nâng nhóm cho mã giá trị thấp nhưng thiếu là dừng sản xuất hoặc mất khách lớn.
Nên dùng giá trị sử dụng năm (lượng xuất × giá vốn) thay vì giá trị tồn kho cuối kỳ. Một mã tồn nhiều nhưng không xuất là vấn đề khác, được xử lý trong bài hàng tồn kho chậm luân chuyển.
3. Đọc biểu đồ Pareto
Biểu đồ dưới thể hiện tỷ lệ giá trị lũy kế theo phần trăm số mã hàng của một công ty phân phối giả định có 400 mã. Đường càng dốc ở đầu, tồn kho càng tập trung vào ít mã.
Ví dụ minh hoạ cho một kho giả định 400 mã; không phải số liệu thống kê chung.
Xem dạng bảng
| 10% số mã | 58% |
| 20% số mã | 76% |
| 30% số mã | 85% |
| 50% số mã | 94% |
| 70% số mã | 98% |
| 100% số mã | 100% |
Trong ví dụ này, khoảng 20% số mã (80 mã) tạo ra khoảng 76% giá trị. Tức là nếu bạn kiểm soát thật chặt 80 mã nhóm A, bạn đã quản lý phần lớn số tiền trong kho.
4. Chính sách kiểm kê và đặt hàng cho từng nhóm
| Nội dung | Nhóm A | Nhóm B | Nhóm C |
|---|---|---|---|
| Tần suất kiểm kê | Hằng tháng hoặc kiểm kê luân phiên hằng tuần | Hằng quý | 6 tháng hoặc cuối năm |
| Người duyệt đặt hàng | Giám đốc hoặc trưởng mua hàng | Trưởng mua hàng | Nhân viên mua hàng theo định mức |
| Cách xác định lượng đặt | Theo dự báo bán hàng, đặt nhỏ và thường xuyên | Theo điểm đặt hàng cố định | Đặt lô lớn, ít lần để giảm thủ tục |
| Tồn an toàn | Tính kỹ theo biến động nhu cầu | Mức trung bình | Có thể để cao vì giá trị nhỏ |
| Đàm phán nhà cung cấp | Ưu tiên đàm phán giá, hạn thanh toán | Rà soát định kỳ | Gom về ít nhà cung cấp |
| Báo cáo quản trị | Theo dõi từng mã | Theo nhóm hàng | Tổng giá trị |
Mục tiêu là dồn công sức vào nhóm A. Với nhóm C, chi phí kiểm soát chi tiết từng mã có thể lớn hơn số tiền bạn tiết kiệm được.
Kiểm kê luân phiên cho nhóm A
Thay vì đóng kho kiểm kê toàn bộ một lần, bạn có thể chia 80 mã nhóm A trong ví dụ thành 4 phần và kiểm mỗi tuần 20 mã. Sau một tháng, mọi mã nhóm A đều được đếm ít nhất một lần mà không làm gián đoạn bán hàng. Chênh lệch phát hiện được ghi nhận ngay, có người giải trình và được xử lý trên sổ trong tháng. Cách làm này cũng giúp phát hiện sớm hao hụt bất thường, nhất là với hàng giá trị cao dễ thất thoát.
5. Lỗi thường gặp và cách cập nhật
- Dữ liệu đủ 12 tháng để không bị lệch do mùa vụ.
- Đã gộp các mã trùng (cùng hàng nhưng tạo hai mã khác nhau).
- Giá vốn đơn vị lấy theo phương pháp tính giá xuất kho doanh nghiệp đang áp dụng.
- Đã loại hàng gửi bán, hàng nhận giữ hộ không thuộc sở hữu doanh nghiệp.
- Đã xem xét nâng nhóm cho mã quan trọng về vận hành dù giá trị thấp.
- Lên lịch phân tích lại mỗi quý hoặc mỗi 6 tháng.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, kết quả phân tích chỉ đáng tin khi sổ kho kế toán khớp với kho thực tế. Nếu chênh lệch kiểm kê lớn, hãy làm sạch dữ liệu trước. Ngoài ABC, có thể kết hợp phân tích theo tần suất xuất (nhanh, chậm, không xuất) để có ma trận 9 ô chi tiết hơn.
Câu hỏi thường gặp
Phân tích ABC nên dựa trên giá trị tồn kho hay giá trị xuất kho?
Nên dựa trên giá trị sử dụng trong năm, tức lượng xuất nhân giá vốn đơn vị. Giá trị tồn cuối kỳ chỉ phản ánh một thời điểm và dễ làm hàng ứ đọng bị xếp nhầm vào nhóm A.
Bao lâu nên phân tích ABC lại một lần?
Doanh nghiệp có danh mục hàng thay đổi nhanh nên làm mỗi quý. Danh mục ổn định có thể làm 6 tháng một lần, nhưng nên làm lại khi có dòng sản phẩm mới lớn.
Doanh nghiệp dịch vụ có dùng phân tích ABC được không?
Có, áp dụng cho vật tư tiêu hao, phụ tùng hoặc thậm chí cho danh sách nhà cung cấp và khách hàng theo giá trị giao dịch.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ lập phân tích ABC tồn kho không?
Có. Từ sổ kho kế toán, ACCA lập bảng phân tích ABC và biểu đồ Pareto, kèm danh sách mã nhóm A cần theo dõi hằng tháng.
Quản lý chặt đúng những mã quan trọng
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) giúp bạn biến dữ liệu nhập xuất tồn thành bảng phân tích ABC dễ dùng cho cả phòng mua hàng và kho.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
