Nội dung bài viết
Khi đoàn kiểm tra thuế tại doanh nghiệp đến làm việc, cách doanh nghiệp tổ chức buổi làm việc ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ và kết quả. Chuẩn bị đúng người, đúng hồ sơ và hiểu rõ quyền của mình giúp quá trình diễn ra minh bạch. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam đi qua từng giai đoạn, từ khi nhận quyết định đến khi ký biên bản.
1. Timeline từ quyết định đến biên bản
Kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế bắt đầu bằng quyết định kiểm tra gửi đến doanh nghiệp. Thời hạn gửi quyết định, thời hạn kiểm tra và việc gia hạn thực hiện theo quy định hiện hành và được ghi trong quyết định. Lộ trình dưới đây giúp bạn hình dung các giai đoạn chính.
- Nhận quyết định
Đọc kỳ kiểm tra, nội dung, thành phần đoàn, thời hạn.
- Trước ngày công bố
Đối chiếu sổ sách, chuẩn bị hồ sơ, cân nhắc khai bổ sung nếu phát hiện sai sót.
- Công bố quyết định
Buổi làm việc đầu tiên, lập biên bản công bố.
- Làm việc tại doanh nghiệp
Đoàn xem chứng từ, sổ sách, đặt câu hỏi; doanh nghiệp cung cấp, giải trình.
- Dự thảo biên bản
Doanh nghiệp đọc, đối chiếu, ghi ý kiến nếu chưa đồng ý.
- Ký biên bản
Kết thúc kiểm tra tại doanh nghiệp; quyết định xử lý (nếu có) ban hành sau.
Khai bổ sung trước thời điểm công bố quyết định kiểm tra thường được xem xét khác so với sai sót bị phát hiện trong quá trình kiểm tra. Điều kiện cụ thể thực hiện theo quy định hiện hành; xem thêm khai bổ sung khi có quyết định kiểm tra.
2. Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp
| Quyền của doanh nghiệp | Nghĩa vụ của doanh nghiệp |
|---|---|
| Được biết quyết định kiểm tra, nội dung, kỳ kiểm tra | Chấp hành quyết định kiểm tra |
| Từ chối cung cấp thông tin ngoài phạm vi kiểm tra, trừ trường hợp pháp luật quy định khác | Cung cấp đầy đủ, kịp thời hồ sơ trong phạm vi kiểm tra |
| Được giải trình, ghi ý kiến vào biên bản | Ký biên bản kiểm tra |
| Được nhận biên bản kiểm tra | Thực hiện kết luận, quyết định xử lý |
| Khiếu nại, khởi kiện theo quy định pháp luật | Giải trình trung thực, đúng thời hạn |
Bảng trên tóm tắt các nguyên tắc chung; phạm vi chi tiết của từng quyền, nghĩa vụ thực hiện theo quy định hiện hành về quản lý thuế. Nếu có điểm chưa rõ trong quá trình làm việc, doanh nghiệp nên đề nghị đoàn ghi nhận và trả lời bằng văn bản.
3. Ai nên tham gia làm việc với đoàn kiểm tra thuế tại doanh nghiệp?
- Người đại diện theo pháp luật: tham gia buổi công bố và buổi ký biên bản; có thể uỷ quyền các buổi còn lại.
- Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán: đầu mối chính, nắm số liệu và chính sách kế toán.
- Kế toán viên làm sổ: truy xuất chứng từ nhanh.
- Bộ phận nghiệp vụ: mua hàng, kho, nhân sự khi đoàn hỏi về giao dịch cụ thể.
- Tư vấn độc lập (nếu cần): hỗ trợ phân tích số liệu, soạn văn bản giải trình.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, nên có một người duy nhất là đầu mối nhận yêu cầu và giao tài liệu, kèm sổ theo dõi: ngày, tài liệu được yêu cầu, ngày cung cấp. Cách này tránh tình trạng mỗi người trả lời một kiểu.
4. Cách đọc và ghi ý kiến vào biên bản
- 1Đối chiếu từng con số
So số trong biên bản với sổ sách, chứng từ.
- 2Đánh dấu điểm chưa đồng ý
Ghi rõ nội dung, số tiền, lý do.
- 3Chuẩn bị chứng cứ
Kèm tài liệu chứng minh cho từng điểm.
- 4Ghi ý kiến vào biên bản
Viết ngắn gọn, cụ thể, có tham chiếu tài liệu.
- 5Ký và lưu
Nhận bản biên bản, lưu cùng hồ sơ giải trình.
Ký biên bản không có nghĩa là đồng ý toàn bộ nội dung nếu doanh nghiệp đã ghi ý kiến khác. Ý kiến nên cụ thể, ví dụ: “Doanh nghiệp chưa thống nhất việc loại chi phí 120.000.000đ tại mục 3, vì khoản chi có hợp đồng, hoá đơn và chứng từ chuyển khoản; tài liệu kèm theo”. Bước tiếp theo nếu vẫn không đồng ý, xem quyền giải trình và khiếu nại.
- Chi phí không đủ chứng từ45%
- Thuế GTGT đầu vào bị loại30%
- Doanh thu ghi nhận sai kỳ15%
- TNCN khấu trừ thiếu10%
Ví dụ minh hoạ giả định để thấy cách phân nhóm khi đọc biên bản; không phải thống kê thực tế.
Xem dạng bảng
| Chi phí không đủ chứng từ | 45% |
| Thuế GTGT đầu vào bị loại | 30% |
| Doanh thu ghi nhận sai kỳ | 15% |
| TNCN khấu trừ thiếu | 10% |
Phân nhóm như ví dụ minh hoạ giúp doanh nghiệp quyết định nhóm nào chấp nhận, nhóm nào đủ chứng cứ để ghi ý kiến khác.
5. Sau khi ký biên bản
- Lưu biên bản, quyết định và toàn bộ văn bản giải trình
- Nộp số thuế truy thu, tiền chậm nộp, tiền phạt theo quyết định (nếu có)
- Điều chỉnh sổ sách theo kết luận đã thống nhất
- Rà soát các kỳ chưa kiểm tra có sai sót tương tự
- Cập nhật quy trình để không lặp lại lỗi
Bài học từ một cuộc kiểm tra nên được áp dụng cho các kỳ sau. Một dịch vụ kế toán có quy trình đối chiếu rõ ràng giúp lần kiểm tra tiếp theo nhẹ nhàng hơn.
Câu hỏi thường gặp
Có thể đề nghị lùi ngày làm việc với đoàn kiểm tra không?
Doanh nghiệp có thể gửi văn bản nêu lý do chính đáng; việc chấp thuận thực hiện theo quy định hiện hành và quyết định của cơ quan thuế.
Đoàn kiểm tra có được xem tài liệu ngoài kỳ kiểm tra không?
Phạm vi kiểm tra ghi trong quyết định. Nếu được yêu cầu tài liệu ngoài phạm vi, doanh nghiệp có thể đề nghị làm rõ căn cứ.
Không ký biên bản kiểm tra có được không?
Doanh nghiệp nên ký và ghi rõ ý kiến không đồng ý thay vì từ chối ký. Việc từ chối ký được xử lý theo quy định hiện hành.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ khi đoàn kiểm tra thuế đến doanh nghiệp không?
Có. ACCA Consulting VN hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, rà soát số liệu và văn bản giải trình; ACCA không phải đại lý thuế và không ký thay doanh nghiệp.
Chuẩn bị đúng người, đúng hồ sơ
ACCA Consulting Vietnam giúp doanh nghiệp rà soát trước kỳ kiểm tra và sắp xếp hồ sơ để làm việc với đoàn hiệu quả.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp