Kế toán xây dựng: theo dõi chi phí dở dang theo từng công trình

Doanh nghiệp xây dựng thường chạy nhiều công trình cùng lúc, mỗi công trình kéo dài nhiều tháng. Nếu không tách chi phí dở dang công trình ngay từ đầu, cuối năm sẽ không biết công trình nào lãi, công trình nào lỗ, và số dư tài khoản 154 trở thành một con số không giải thích được. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn cách tổ chức theo dõi từng công trình.

1. Vì sao phải theo dõi riêng từng công trình?

Mỗi công trình là một hợp đồng riêng, có dự toán, tiến độ và thời điểm nghiệm thu riêng. Giá vốn chỉ được ghi nhận tương ứng với phần doanh thu đã ghi nhận của chính công trình đó. Gom chi phí chung một chỗ thì không thể ghép đúng giá vốn với doanh thu, lợi nhuận từng kỳ bị méo.

Cơ quan thuế khi kiểm tra doanh nghiệp xây dựng thường yêu cầu bảng chi tiết chi phí dở dang công trình kèm hồ sơ khối lượng. Số dư 154 lớn, kéo dài nhiều năm mà không có bảng chi tiết là dấu hiệu dễ bị chú ý.

2. Mở mã công trình và cấu trúc tài khoản 154

Chi phí dùng chung cho nhiều công trình (lương chỉ huy trưởng phụ trách hai công trình, khấu hao máy đào luân chuyển) cần tiêu thức phân bổ như số ngày máy hoặc giá trị dự toán, ghi rõ trong quy chế nội bộ. Tạm ứng cho đội thi công phải được quyết toán bằng chứng từ trước khi vào 154, chi tiết xem bài quản lý tạm ứng công trình.

3. Bảng tổng hợp chi phí dở dang công trình cuối kỳ

Công thức cho từng công trình: Dở dang cuối kỳ = Dở dang đầu kỳ + Chi phí phát sinh trong kỳ – Giá vốn kết chuyển trong kỳ. Ví dụ minh hoạ, số liệu giả định của một công ty xây dựng đang thi công 3 công trình:

Tổng 1,9 tỷ đồng phải khớp với số dư tài khoản 154 trên bảng cân đối số phát sinh. Không khớp nghĩa là có chứng từ chưa gắn mã công trình hoặc kết chuyển sai.

4. Đối chiếu với biên bản khối lượng

Số dư dở dang chỉ hợp lý khi tương ứng với phần khối lượng đã thi công nhưng chưa được ghi nhận doanh thu. Cuối kỳ, kế toán nên ngồi cùng kỹ thuật công trình để so ba con số: chi phí luỹ kế, khối lượng thực hiện luỹ kế theo nhật ký công trình, và khối lượng đã nghiệm thu.

Ở ví dụ trên, CT2602 đã phát sinh 1 tỷ đồng nhưng chưa nghiệm thu đợt nào. Nếu kỹ thuật xác nhận công trình mới đạt khoảng 40% dự toán 2,5 tỷ đồng thì con số dở dang là hợp lý. Ngược lại, nếu công trình đã bàn giao từ lâu mà dở dang vẫn còn, rất có thể kế toán quên kết chuyển giá vốn. Cách ghi nhận doanh thu tương ứng, xem bài doanh thu hợp đồng xây dựng.

5. Kinh nghiệm tổ chức thực tế

Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, nút thắt lớn nhất ở doanh nghiệp xây dựng nhỏ là chứng từ từ công trường về văn phòng chậm và thiếu mã công trình. Quy định một mẫu bảng kê chi phí gửi về hằng tuần, có chữ ký chỉ huy trưởng, giúp chi phí vào đúng công trình ngay trong tháng.

Nếu chưa có kế toán công trình chuyên trách, có thể cân nhắc dịch vụ kế toán thuê ngoài. Gói sản xuất – xây dựng dưới 5 nhân viên có phí 1.560.000đ/tháng cho 16–30 hoá đơn và 2.340.000đ/tháng cho 31–50 hoá đơn. Tham khảo bài dịch vụ kế toán giá rẻ để so sánh mức phí hợp lý.

Câu hỏi thường gặp