Hồ sơ chứng từ công trình xây dựng: checklist để chi phí được trừ

Nhiều doanh nghiệp xây dựng có đủ hoá đơn vật tư nhưng vẫn bị loại chi phí khi quyết toán thuế, vì thiếu biên bản nghiệm thu, nhật ký thi công hay bảng quyết toán vật tư khớp với dự toán. Một bộ hồ sơ quyết toán công trình đầy đủ là bằng chứng cho thấy chi phí thực sự phục vụ công trình. Bài viết này đưa ra checklist theo từng giai đoạn để kế toán công trình và chỉ huy trưởng cùng phối hợp, từ kinh nghiệm thực tế của ACCA Consulting Vietnam.

1. Vì sao hồ sơ quyết toán công trình quyết định chi phí được trừ

Với doanh nghiệp xây dựng, hoá đơn chỉ chứng minh doanh nghiệp đã mua một thứ gì đó. Cơ quan thuế khi kiểm tra còn muốn biết vật tư đó được dùng cho công trình nào, khối lượng có hợp lý so với dự toán không và công trình đã được nghiệm thu, xuất hoá đơn doanh thu chưa. Nếu chuỗi chứng từ bị đứt ở bất kỳ mắt xích nào, chi phí có thể bị xem là không liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phải thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có hoá đơn, chứng từ hợp lệ. Với hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT), doanh nghiệp phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Ở công trình, nơi thường xuyên mua vật tư lẻ, trả tiền mặt cho tổ đội, đây là lỗi rất phổ biến.

2. Checklist chứng từ theo từng giai đoạn công trình

Cách dễ nhất để không thiếu chứng từ là gắn việc lập hồ sơ vào từng mốc thi công, thay vì dồn đến cuối năm mới đi “gom” giấy tờ.

3. Quyết toán vật tư: khớp dự toán, nhập kho và thực tế

Bảng quyết toán vật tư là tài liệu kế toán hay bị hỏi nhất. Nó so sánh ba con số: khối lượng theo dự toán, khối lượng đã mua và xuất cho công trình, khối lượng thực tế được nghiệm thu. Chênh lệch lớn mà không có giải thích (hao hụt thi công, phát sinh có phụ lục, vật tư thu hồi) là dấu hiệu để cơ quan thuế xem xét loại chi phí.

Trong ví dụ minh hoạ trên, thép và cát đá chênh lệch nhỏ, có thể giải thích bằng hao hụt thi công thông thường. Xi măng vượt 11 tấn cần biên bản xác nhận nguyên nhân, chẳng hạn chủ đầu tư yêu cầu tăng mác bê tông và có phụ lục kèm theo. Vật tư dư thừa cuối công trình nên làm phiếu nhập lại kho hoặc biên bản chuyển sang công trình khác, không để “treo” trên sổ.

4. Thầu phụ và nhân công thời vụ: điểm dễ bị loại chi phí

Thầu phụ

• Hợp đồng thầu phụ ghi rõ phạm vi, khối lượng, đơn giá, khớp với hạng mục trong hợp đồng chính.
• Biên bản nghiệm thu thầu phụ trước khi thanh toán, khối lượng không vượt phần đã nghiệm thu với chủ đầu tư.
• Hoá đơn của thầu phụ đúng tên, mã số thuế, nội dung; thanh toán qua ngân hàng với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên.
• Thanh lý hợp đồng khi hoàn thành để chốt công nợ.

Nhân công thời vụ

Tổ đội thời vụ là phần chi phí khó chứng minh nhất. Hồ sơ tối thiểu gồm hợp đồng lao động hoặc hợp đồng khoán việc có thông tin căn cước của từng người, bảng chấm công có chữ ký chỉ huy trưởng, bảng thanh toán lương có chữ ký người nhận và chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định hiện hành. Nên ưu tiên chuyển khoản trực tiếp cho từng người lao động thay vì giao tiền mặt cho tổ trưởng.

5. Lỗi thường gặp và cách khắc phục

Theo kinh nghiệm của ACCA, phần lớn rủi ro không nằm ở việc thiếu hoá đơn mà ở chỗ kế toán và công trường làm việc tách rời. Nên thống nhất một quy trình chuyển chứng từ hằng tuần từ công trường về văn phòng. Xem thêm cách theo dõi chi phí dở dang từng công trình và quản lý tạm ứng công trình.

Câu hỏi thường gặp