Nội dung bài viết
Công ty mới thành lập phải sử dụng hóa đơn điện tử, và việc đầu tiên là chọn nhà cung cấp. Thị trường có nhiều lựa chọn, giá và tính năng khác nhau. Bài viết này của ACCA Consulting Vietnam không xếp hạng nhà cung cấp nào, mà đưa ra 7 tiêu chí và bảng chấm điểm để bạn tự đánh giá phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với công ty một người.
1. Vì sao lựa chọn ban đầu quan trọng
Hóa đơn điện tử bắt buộc với doanh nghiệp theo NĐ 123/2020, sửa đổi bởi NĐ 70/2025. Sau khi đăng ký với cơ quan thuế và bắt đầu lập hóa đơn, việc đổi nhà cung cấp vẫn làm được nhưng tốn công: đăng ký lại, chuyển mẫu, theo dõi dải số mới và lưu trữ dữ liệu cũ. Vì vậy, nên chọn kỹ một lần cho 2–3 năm đầu.
Với công ty một người, nhu cầu thường đơn giản: vài chục hóa đơn mỗi năm, cần lập nhanh trên điện thoại, gửi email cho khách và tra cứu lại khi cần. Đừng trả tiền cho tính năng dành cho doanh nghiệp có hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng.
2. Bảy tiêu chí chọn phần mềm hóa đơn điện tử
- 1Giá gói nhỏ
Có gói theo số lượng hóa đơn ít, không bắt mua gói lớn; xem phí khởi tạo và phí duy trì hằng năm.
- 2Dễ dùng và app di động
Lập, ký, gửi hóa đơn trên điện thoại khi bạn đang ở chỗ khách.
- 3Gửi email và tra cứu
Tự gửi email cho khách, có trang tra cứu hóa đơn kèm mã.
- 4Lưu trữ
Thời gian lưu dữ liệu, khả năng tải hàng loạt XML và PDF để lưu riêng.
- 5Kết nối API
Kết nối website bán hàng, phần mềm kế toán hoặc công cụ tự động hoá nếu sau này cần.
- 6Hỗ trợ kỹ thuật
Kênh hỗ trợ ngoài giờ, đặc biệt vào ngày cuối tháng, cuối quý.
- 7Ký số
Tương thích với chữ ký số bạn đang dùng, hỗ trợ ký số từ xa.
3. Bảng chấm điểm tự so sánh
Cách dùng: chấm mỗi tiêu chí từ 1 đến 5 cho từng nhà cung cấp bạn đang cân nhắc, nhân với trọng số rồi cộng lại. Trọng số dưới đây là gợi ý cho consultant hoặc người bán hàng nhỏ; bạn có thể đổi theo ưu tiên của mình.
| Tiêu chí | Trọng số | Nhà cung cấp A | Nhà cung cấp B | Nhà cung cấp C |
|---|---|---|---|---|
| Giá gói nhỏ | 25% | 4 | 3 | 5 |
| Dễ dùng, app di động | 20% | 5 | 4 | 3 |
| Gửi email, tra cứu | 15% | 4 | 4 | 4 |
| Lưu trữ, tải dữ liệu | 15% | 3 | 5 | 3 |
| Kết nối API | 10% | 3 | 5 | 2 |
| Hỗ trợ kỹ thuật | 10% | 4 | 3 | 3 |
| Tương thích ký số | 5% | 5 | 5 | 4 |
Điểm = điểm chấm × trọng số; tên nhà cung cấp là giả định, không đại diện sản phẩm thật.
Xem dạng bảng
| Nhà cung cấp A | Nhà cung cấp B | |
|---|---|---|
| Giá gói nhỏ | 1 điểm | 0,8 điểm |
| Dễ dùng | 1 điểm | 0,8 điểm |
| Email, tra cứu | 0,6 điểm | 0,6 điểm |
| Lưu trữ | 0,5 điểm | 0,8 điểm |
| API | 0,3 điểm | 0,5 điểm |
| Hỗ trợ | 0,4 điểm | 0,3 điểm |
Trong ví dụ minh hoạ, A thắng nhờ giá và sự tiện lợi, B mạnh về lưu trữ và API. Nếu bạn dự định kết nối website bán hàng, B có thể hợp hơn dù tổng điểm thấp hơn. Bảng điểm giúp bạn nhìn rõ đánh đổi, không phải để chọn máy móc.
Ví dụ minh hoạ về chi phí cả năm
Giả sử bạn lập khoảng 60 hóa đơn mỗi năm. Gói nhỏ nhất của một nhà cung cấp có thể đủ dùng hai năm, trong khi gói của nhà cung cấp khác rẻ hơn mỗi hóa đơn nhưng bắt mua số lượng lớn và có phí duy trì hằng năm. Hãy quy tất cả về tổng chi phí cho 2 năm, gồm phí khởi tạo, phí gói, phí duy trì và phí chữ ký số nếu mua kèm, rồi mới so sánh. Đừng quên cộng thời gian bạn tự xử lý khi hỗ trợ kỹ thuật chậm vào ngày cuối kỳ.
4. Câu hỏi nên đặt cho nhà cung cấp trước khi ký
- Gói thấp nhất gồm bao nhiêu hóa đơn, hết hạn sau bao lâu, hóa đơn chưa dùng có được chuyển sang năm sau không?
- Phí khởi tạo, phí duy trì, phí thay đổi mẫu là bao nhiêu?
- Dữ liệu được lưu bao lâu, có tải hàng loạt được không, nếu ngừng dùng dịch vụ thì dữ liệu xử lý thế nào?
- Có hỗ trợ lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế theo quy định hiện hành không?
- Có tài khoản dùng thử để lập thử vài hóa đơn nháp không?
Sau khi chọn, xem bài xuất hóa đơn dịch vụ cho khách để thiết lập mẫu nội dung chuẩn ngay từ hóa đơn đầu tiên. Lưu ý chữ ký số là điều kiện đi kèm; tham khảo chữ ký số cho doanh nghiệp một người.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
- Kiểm tra thông báo chấp nhận trước khi lập hóa đơn đầu tiên
- Tạo sẵn danh mục dịch vụ, thuế suất và mẫu nội dung
- Lập thử một hóa đơn nháp để kiểm tra hiển thị
- Ghi lịch gia hạn gói và hạn chứng thư chữ ký số
- Thiết lập thư mục lưu XML và PDF theo tháng
Câu hỏi thường gặp
Công ty một người có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không?
Có. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử theo NĐ 123/2020, sửa đổi bởi NĐ 70/2025. Hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã áp dụng theo quy định hiện hành.
Có nên chọn nhà cung cấp rẻ nhất không?
Chỉ khi các tiêu chí còn lại đạt mức chấp nhận được. Một gói rẻ nhưng không có app hoặc hỗ trợ chậm có thể khiến bạn mất nhiều thời gian hơn số tiền tiết kiệm.
Đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử có phức tạp không?
Làm được nhưng cần đăng ký thay đổi với cơ quan thuế, dừng dải hóa đơn cũ và lưu trữ dữ liệu đã lập. Nên chọn kỹ ngay từ đầu.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ đăng ký hóa đơn điện tử không?
Có. Đội ngũ ACCA hướng dẫn đăng ký, thiết lập mẫu nội dung và rà soát hóa đơn định kỳ, không phụ thuộc bạn chọn nhà cung cấp nào.
Chọn đúng công cụ, xuất hóa đơn nhẹ nhàng
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) đồng hành cùng công ty mới từ đăng ký hóa đơn điện tử đến khai thuế định kỳ. Dịch vụ kế toán tại TP.HCM, hỗ trợ từ xa toàn quốc.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
