Nội dung bài viết
Khi đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, doanh nghiệp phải chọn giữa hoá đơn có mã cơ quan thuế và hoá đơn không có mã. Lựa chọn này ảnh hưởng đến tốc độ xuất hoá đơn, chi phí hạ tầng và cách quản lý rủi ro. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam so sánh hai loại để doanh nghiệp mới và doanh nghiệp bán lẻ chọn phù hợp.
1. Hai loại hoá đơn điện tử là gì?
Theo NĐ 123/2020 (sửa đổi bởi NĐ 70/2025), hoá đơn điện tử là bắt buộc với doanh nghiệp và chia thành hai hình thức chính:
- Hoá đơn có mã của cơ quan thuế: trước khi gửi cho người mua, hoá đơn được chuyển lên cơ quan thuế để cấp mã. Hoá đơn chỉ có giá trị khi đã có mã.
- Hoá đơn không có mã: doanh nghiệp tự phát hành cho người mua, sau đó chuyển dữ liệu hoá đơn đến cơ quan thuế theo phương thức và thời hạn quy định.
Ngoài ra còn có hoá đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền, thường dùng cho bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng; điều kiện áp dụng thực hiện theo quy định hiện hành.
2. So sánh hoá đơn có mã cơ quan thuế và không có mã
| Tiêu chí | Có mã cơ quan thuế | Không có mã |
|---|---|---|
| Đối tượng | Phần lớn doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp mới, doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao | Doanh nghiệp đáp ứng điều kiện về hạ tầng, lĩnh vực theo quy định hiện hành |
| Thời điểm có giá trị | Sau khi được cấp mã | Khi doanh nghiệp phát hành hợp lệ |
| Chuyển dữ liệu | Chuyển từng hoá đơn để cấp mã | Chuyển dữ liệu sau khi phát hành, theo quy định |
| Phụ thuộc hệ thống | Phụ thuộc kết nối với cơ quan thuế khi xuất | Ít phụ thuộc hơn khi xuất |
| Kiểm soát sai sót | Cơ quan thuế kiểm tra định dạng trước khi cấp mã | Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm kiểm soát |
| Phù hợp | Doanh nghiệp nhỏ, số lượng hoá đơn vừa phải | Doanh nghiệp xuất hoá đơn rất lớn, có hệ thống riêng |
3. Quy trình phát hành hoá đơn có mã
- 1Lập hoá đơn
Nhập thông tin người mua, hàng hoá, thuế suất trên phần mềm.
- 2Ký số
Người được phân quyền ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp.
- 3Gửi cấp mã
Phần mềm chuyển hoá đơn đến cơ quan thuế qua tổ chức truyền nhận.
- 4Nhận mã
Hệ thống kiểm tra định dạng, cấp mã nếu hợp lệ.
- 5Gửi người mua
Hoá đơn có mã được gửi email hoặc tra cứu trực tuyến.
Nếu hệ thống lỗi khiến chưa cấp mã được, doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái và xử lý theo hướng dẫn hiện hành, tránh tự ý lập hoá đơn giấy thay thế. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, nên kiểm tra trạng thái cấp mã ngay sau mỗi đợt xuất hoá đơn lớn, không đợi cuối tháng.
4. Doanh nghiệp nên dùng loại nào?
Doanh nghiệp mới, doanh nghiệp dịch vụ nhỏ
Hoá đơn có mã thường là lựa chọn mặc định. Việc cơ quan thuế kiểm tra định dạng trước khi cấp mã giúp hạn chế sai sót kỹ thuật, và người mua dễ tin tưởng hơn khi tra cứu thấy mã.
Doanh nghiệp bán lẻ
Cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, cửa hàng tiện lợi có thể xem xét hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền nếu đủ điều kiện, giúp xuất nhanh tại quầy. Cần tích hợp phần mềm bán hàng với hệ thống hoá đơn để không bỏ sót giao dịch.
Ví dụ minh hoạ giả định để thấy quy mô hoá đơn ảnh hưởng đến lựa chọn hình thức; không phải số liệu thực tế.
Xem dạng bảng
| Công ty dịch vụ tư vấn | 40 hoá đơn |
| Công ty thương mại B2B | 350 hoá đơn |
| Chuỗi bán lẻ 3 cửa hàng | 9.000 hoá đơn |
Trong ví dụ minh hoạ, công ty dịch vụ 40 hoá đơn/tháng gần như không cảm nhận được khác biệt về tốc độ; chuỗi bán lẻ 9.000 hoá đơn/tháng thì cần tính kỹ hạ tầng và cách tích hợp.
5. Điều kiện và lưu ý khi chuyển đổi
- Kiểm tra doanh nghiệp có thuộc đối tượng được dùng hình thức mới theo quy định hiện hành
- Đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hoá đơn với cơ quan thuế
- Chờ chấp nhận trước khi dùng hình thức mới
- Thông báo khách hàng lớn về thay đổi
- Kiểm tra phần mềm hoá đơn hỗ trợ hình thức mới
- Đối chiếu số hoá đơn đã dùng ở hình thức cũ
Dù dùng loại nào, nguyên tắc lập đúng thời điểm, đúng nội dung vẫn giữ nguyên. Xem thêm 8 nguyên tắc hoá đơn điện tử dưới góc nhìn thuế.
Với doanh nghiệp nhỏ, một dịch vụ kế toán có kiểm tra hoá đơn định kỳ thường đủ để kiểm soát rủi ro, không cần đầu tư hệ thống riêng.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập được dùng hoá đơn không có mã không?
Việc dùng hoá đơn không có mã phụ thuộc điều kiện theo quy định hiện hành; phần lớn doanh nghiệp mới dùng hoá đơn có mã. Nên kiểm tra với cơ quan thuế hoặc đơn vị tư vấn trước khi đăng ký.
Hoá đơn có mã bị lỗi chưa cấp mã thì làm sao?
Kiểm tra trạng thái trên phần mềm, xác định lỗi định dạng hay lỗi kết nối, sửa và gửi lại. Không tự ý lập chứng từ khác thay thế.
Người mua kiểm tra hoá đơn có mã ở đâu?
Người mua có thể tra cứu trên cổng tra cứu hoá đơn điện tử của cơ quan thuế bằng thông tin trên hoá đơn.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ đăng ký hoá đơn điện tử không?
Có. ACCA Consulting VN hướng dẫn đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hoá đơn và kiểm tra hoá đơn định kỳ cho doanh nghiệp.
Chọn đúng loại hoá đơn ngay từ đầu
ACCA Consulting Vietnam tư vấn hình thức hoá đơn và quy trình xuất phù hợp quy mô doanh nghiệp của bạn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
