Nội dung bài viết
Bán được 50 đơn mỗi ngày trên ba sàn và qua COD, nhưng cuối tháng tiền về tài khoản thiếu vài triệu mà không biết đơn nào. Đây là chuyện rất thường gặp. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn cách hộ kinh doanh đối chiếu tiền bán hàng online theo từng đơn, làm thủ công bằng Excel hoặc Google Sheets, chỉ khoảng 15 phút mỗi ngày.
1. Vì sao nên đối chiếu theo từng đơn, mỗi ngày
Đối chiếu theo tổng tháng chỉ cho bạn biết “thiếu bao nhiêu”, không cho biết “thiếu ở đâu”. Khi để dồn, đơn hoàn, đơn mất hàng, COD chưa trả đã quá hạn khiếu nại với sàn hoặc đơn vị vận chuyển. Làm mỗi ngày với số đơn vừa phải thì nhẹ hơn nhiều so với ngồi cả ngày cuối tháng.
Từ 2026 hộ kinh doanh chuyển sang kê khai, nên doanh thu ghi sổ cần khớp với dữ liệu sàn và ngân hàng. Đối chiếu từng đơn là nền tảng để có con số đúng. Bài này là cách làm thủ công cho chủ hộ tự làm; khi số đơn lớn, có thể cân nhắc công cụ tự động hóa.
2. Chuẩn bị file đối chiếu trên Excel/Sheets
Tạo một file với 4 sheet: Đơn hàng (dán từ báo cáo sàn, danh sách đơn COD), Tiền về (dán từ sao kê, báo cáo ví sàn), Đối chiếu (bảng chính) và Lệch cần xử lý. Cột khóa để nối hai bên là mã đơn hàng; với COD dùng mã vận đơn.
| Mã đơn | Kênh | Ngày giao | Phải nhận | Đã nhận | Chênh lệch | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|---|---|
| SP-10231 | Sàn A | 28/09 | 245.000 | 245.000 | 0 | Khớp |
| TT-55812 | Sàn B | 28/09 | 312.000 | 0 | 312.000 | Chờ sàn chuyển |
| COD-7781 | Vận chuyển X | 27/09 | 180.000 | 180.000 | 0 | Khớp |
| SP-10235 | Sàn A | 27/09 | 199.000 | 171.000 | 28.000 | Kiểm tra phí |
| COD-7790 | Vận chuyển X | 26/09 | 220.000 | 0 | 220.000 | Đơn hoàn – kiểm tra hàng về |
“Phải nhận” là số tiền theo báo cáo đối soát của sàn (sau phí) hoặc tiền thu hộ COD trừ cước. Cột “Chênh lệch” = Phải nhận − Đã nhận. Trên Sheets dùng hàm tìm theo mã đơn (VLOOKUP hoặc XLOOKUP) để kéo số “Đã nhận” từ sheet Tiền về.
3. Quy trình hộ kinh doanh đối chiếu tiền bán hàng online 15 phút mỗi ngày
- 1Phút 1–4: tải dữ liệu
Xuất báo cáo đơn đã giao, báo cáo tiền về của từng sàn và sao kê hôm qua.
- 2Phút 5–7: dán vào file
Dán vào sheet Đơn hàng và Tiền về, giữ nguyên cột mã đơn.
- 3Phút 8–10: lọc chênh lệch
Lọc cột Chênh lệch khác 0.
- 4Phút 11–13: ghi trạng thái
Chờ chuyển, đơn hoàn, sai phí, mất hàng.
- 5Phút 14–15: chuyển sang sheet Lệch
Đơn quá hạn chờ chuyển thì đưa vào danh sách cần khiếu nại.
Ví dụ minh hoạ giả định. Phần lớn chênh lệch tự hết khi đến kỳ chuyển tiền; chỉ vài đơn thật sự cần xử lý.
Xem dạng bảng
| Sàn chưa đến kỳ chuyển | 48 đơn |
| Đơn hoàn, hủy | 17 đơn |
| Phí khác dự kiến | 9 đơn |
| COD chưa trả | 6 đơn |
| Mất hàng, hư hỏng | 2 đơn |
4. Xử lý từng loại đơn lệch
- Chờ sàn chuyển: ghi ngày dự kiến theo chu kỳ của sàn, kiểm tra lại sau ngày đó.
- Đơn hoàn: đối chiếu hàng đã nhận lại kho chưa, ghi giảm doanh thu đúng kỳ.
- Phí khác dự kiến: mở chi tiết đối soát, xem phí nào thay đổi; cập nhật bảng phí. Xem thêm bài phí sàn, voucher, ship.
- COD chưa trả quá hạn: liên hệ đơn vị vận chuyển kèm mã vận đơn.
- Mất hàng, hư hỏng: gửi khiếu nại theo quy trình của sàn hoặc đơn vị vận chuyển, lưu bằng chứng.
5. Chốt tháng và đưa vào sổ doanh thu
- Lọc các đơn còn trạng thái chờ, ghi chú để theo dõi tháng sau.
- Tổng hợp doanh thu theo kênh, trừ đơn hoàn, hủy.
- So tổng tiền về trong tháng với sao kê tài khoản kinh doanh.
- Ghi số liệu vào sổ doanh thu và bảng tổng hợp đa sàn.
- Lưu file đối chiếu theo tháng, kèm báo cáo gốc đã tải.
Số liệu sau khi chốt là đầu vào cho phần kê khai, xem bài bán hàng trên sàn TMĐT: cá nhân kê khai thuế thế nào. Cách đối chiếu sao kê với sổ bán hàng tại cửa hàng có ở bài đối soát sao kê với sổ bán hàng. Ngưỡng, tỷ lệ thuế áp dụng cho hộ cần kiểm tra theo quy định hiện hành.
Câu hỏi thường gặp
Shop ít đơn có cần đối chiếu mỗi ngày không?
Nếu chỉ vài đơn mỗi ngày, có thể đối chiếu hai đến ba lần mỗi tuần, miễn là không để quá thời hạn khiếu nại của sàn và đơn vị vận chuyển.
Không có mã đơn trên sao kê thì ghép thế nào?
Dùng báo cáo đối soát của sàn hoặc đơn vị vận chuyển (có mã đơn) để ghép, sao kê chỉ dùng để kiểm tra tổng tiền mỗi đợt chuyển.
Có nên dùng công cụ tự động?
Khi số đơn lớn, công cụ tự động giúp tiết kiệm thời gian. Nên làm thủ công trước để hiểu dữ liệu, sau đó mới tự động hóa.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ hộ kinh doanh đối chiếu tiền bán hàng online không?
Có. ACCA Consulting VN dựng file đối chiếu theo đơn, hướng dẫn quy trình hằng ngày hoặc nhận làm trọn gói cùng sổ sách, kê khai.
Biết rõ tiền về từng đơn
ACCA Consulting Vietnam giúp shop online đối chiếu doanh thu, ghi sổ và kê khai bằng dịch vụ kế toán trọn gói.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
