Hạch toán mua hàng nhập kho: chi phí mua, hàng về trước hoá đơn

Mua hàng là nghiệp vụ lặp lại nhiều nhất ở doanh nghiệp thương mại, nhưng cũng dễ sai nhất khi có chi phí vận chuyển đi kèm hoặc hàng về trước hoá đơn. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn hạch toán mua hàng nhập kho theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, kèm bút toán ví dụ minh hoạ có số cho từng tình huống.

1. Giá gốc hàng mua gồm những khoản nào?

Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc: toàn bộ chi phí hợp lý để có hàng ở địa điểm và trạng thái sẵn sàng bán. Nguyên tắc này quyết định đơn giá nhập kho, từ đó ảnh hưởng thẳng tới giá vốn và lãi gộp sau này. Nếu chi phí vận chuyển bị đưa hết vào chi phí bán hàng, giá vốn tháng đó thấp hơn thực tế, còn lãi gộp từng mặt hàng bị méo.

2. Hạch toán mua hàng có hoá đơn: ví dụ có số

Ví dụ minh hoạ: công ty thương mại mua 1.000 sản phẩm, đơn giá 50.000đ, thuế GTGT 10%, chưa trả tiền nhà cung cấp. Chi phí vận chuyển 2.000.000đ (thuế GTGT 200.000đ) trả bằng chuyển khoản; bốc xếp 800.000đ (thuế GTGT 80.000đ) trả tiền mặt. Tất cả có hoá đơn hợp lệ.

Giá gốc lô hàng là 52.800.000đ, tương đương 52.800đ/sản phẩm, chứ không phải 50.000đ như trên hoá đơn. Nếu doanh nghiệp dùng phần mềm, nên nhập chi phí mua thêm qua chức năng phân bổ chi phí mua hàng để đơn giá kho tự cập nhật. Cách đơn giá này đi vào giá vốn được trình bày ở bài các phương pháp tính giá vốn.

Lưu ý về thuế: hoá đơn mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt thì thuế GTGT đầu vào mới được khấu trừ. Khoản nợ 55.000.000đ ở ví dụ trên cần trả qua ngân hàng khi đến hạn.

3. Hàng mua đang đi đường cuối tháng

Trường hợp hoá đơn đã về, quyền sở hữu đã thuộc về doanh nghiệp nhưng hàng chưa về kho tại ngày cuối tháng, kế toán dùng TK 151 thay vì 156. Ví dụ minh hoạ: ngày 30/6 nhận hoá đơn lô hàng 30.000.000đ (thuế GTGT 3.000.000đ), hàng đang vận chuyển, ngày 3/7 mới nhập kho.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ bỏ qua bước này và chờ đến khi hàng về mới ghi sổ. Hệ quả là công nợ phải trả cuối tháng bị thiếu, số liệu thuế GTGT đầu vào không khớp với bảng kê hoá đơn.

4. Hàng về trước hoá đơn: bút toán tạm và điều chỉnh

Tình huống ngược lại phổ biến hơn: hàng đã nhập kho, đã có phiếu nhập và biên bản giao nhận, nhưng đến cuối tháng chưa nhận hoá đơn. Kế toán vẫn ghi nhập kho theo giá tạm tính (giá trên hợp đồng hoặc đơn đặt hàng), không ghi thuế GTGT. Khi hoá đơn về, kế toán ghi thuế và điều chỉnh chênh lệch giá nếu có.

Nếu một phần lô hàng đã xuất bán trước khi có hoá đơn, phần chênh lệch tương ứng với số đã bán được điều chỉnh vào giá vốn (TK 632) thay vì vào kho. Khoản ghi tạm là chi phí hợp lý về mặt kế toán, nhưng để tính chi phí được trừ và khấu trừ thuế thì cuối cùng vẫn cần hoá đơn hợp lệ.

5. Lỗi thường gặp khi hạch toán mua hàng

Theo kinh nghiệm rà soát sổ sách của ACCA Consulting Vietnam, phần lớn sai lệch kho bắt nguồn từ khâu mua hàng chứ không phải khâu bán:

• Ghi chi phí vận chuyển hàng mua vào chi phí quản lý, làm đơn giá kho thấp.
• Chờ hoá đơn mới nhập kho, trong khi hàng đã xuất bán, dẫn đến tồn kho âm trên sổ.
• Nhập sai đơn vị tính (thùng và cái), làm số lượng lệch hàng chục lần.
• Không đóng các khoản ghi tạm, để công nợ 331 treo kéo dài qua nhiều kỳ.

Câu hỏi thường gặp