Hạch toán góp vốn chủ sở hữu bằng tiền, tài sản và góp chậm

Vốn điều lệ ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là con số cam kết; số vốn thực góp mới là con số lên sổ kế toán. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn hạch toán góp vốn bằng tiền, bằng tài sản và cách theo dõi phần góp chậm theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, kèm ví dụ minh hoạ có số.

1. Vốn cam kết và vốn thực góp

Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản các thành viên đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty. Trên sổ kế toán, TK 4111 chỉ ghi nhận phần vốn đã thực góp: tiền đã vào tài khoản công ty hoặc tài sản đã được chuyển quyền sở hữu cho công ty. Phần cam kết chưa góp không ghi vào 4111, mà được theo dõi trên bảng tiến độ góp vốn và thuyết minh khi lập báo cáo.

Thời hạn góp vốn và thủ tục khi góp không đủ, không đúng hạn thực hiện theo Luật Doanh nghiệp. Riêng doanh nghiệp FDI, vốn góp phải chuyển qua tài khoản vốn đầu tư trực tiếp và góp trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày cấp ERC.

2. Hạch toán góp vốn bằng tiền

Ví dụ minh hoạ: Công ty TNHH ABC có ba thành viên, vốn điều lệ 3.000.000.000đ. Thành viên A cam kết 1.500.000.000đ bằng tiền, B cam kết 900.000.000đ bằng tiền, C cam kết 600.000.000đ bằng một xe ô tô. Trong kỳ, A chuyển khoản đủ, B chuyển trước 500.000.000đ.

Nội dung chuyển khoản nên ghi rõ 'góp vốn điều lệ' và tên thành viên; tiền chuyển từ tài khoản của chính thành viên đó. Thành viên nộp tiền mặt góp vốn cần phiếu thu đầy đủ, nhưng chuyển khoản vẫn là cách để lại bằng chứng rõ nhất. Với công ty một chủ sở hữu, xem thêm bài góp vốn công ty một người.

3. Hạch toán góp vốn bằng tài sản đã định giá

Tài sản góp vốn phải được định giá theo quy định của Luật Doanh nghiệp và làm thủ tục chuyển quyền sở hữu sang công ty (với tài sản có đăng ký quyền sở hữu như ô tô, quyền sử dụng đất). Giá trị ghi sổ là giá trị được các thành viên thống nhất hoặc tổ chức thẩm định giá xác định, có biên bản kèm theo.

Tài sản nhận góp vốn trở thành tài sản cố định của công ty nếu đáp ứng các điều kiện ghi nhận tài sản cố định; nếu không, ghi nhận là công cụ dụng cụ hoặc hàng tồn kho theo bản chất. Hồ sơ cần giữ: biên bản định giá, biên bản giao nhận, giấy tờ sang tên.

4. Theo dõi tiến độ góp vốn và phần góp chậm

Khi hết thời hạn góp vốn mà thành viên B chưa góp đủ, công ty phải xử lý theo Luật Doanh nghiệp, có thể phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ và tỷ lệ sở hữu. Kế toán không tự ghi sổ phần chưa góp, chỉ ghi khi tiền thực về. Vốn góp chưa đủ cũng có thể ảnh hưởng đến chi phí lãi vay được trừ của công ty theo quy định hiện hành.

5. Lỗi thường gặp khi hạch toán góp vốn

Đội ngũ ACCA Consulting Vietnam thường gặp các lỗi sau khi nhận sổ sách từ doanh nghiệp mới thành lập:

• Ghi toàn bộ vốn điều lệ vào 4111 ngay khi có giấy phép, dù chưa góp đồng nào.
• Ghi nhận tiền góp vốn từ tài khoản người khác, không có uỷ quyền.
• Nhận tài sản góp vốn không có biên bản định giá, chưa sang tên.
• Nhầm tiền chủ cho công ty vay thành vốn góp, xem bài chủ doanh nghiệp cho công ty vay.

Câu hỏi thường gặp