Được mời giải trình tại trụ sở cơ quan thuế: chuẩn bị gì?

Thông báo mời làm việc, giải trình tại cơ quan thuế khiến nhiều kế toán viên lo lắng, nhất là khi lần đầu gặp. Thực tế, đây là cơ hội để doanh nghiệp làm rõ số liệu trước khi sự việc đi xa hơn. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn từng bước: đọc thông báo, soạn văn bản, chuẩn bị tài liệu và xử lý khi chưa đủ hồ sơ.

1. Vì sao doanh nghiệp bị mời giải trình?

Khi kiểm tra hồ sơ khai thuế tại trụ sở, cơ quan thuế có thể gửi thông báo đề nghị doanh nghiệp giải trình, bổ sung thông tin nếu phát hiện điểm chưa rõ. Một số lý do thường gặp:

• Doanh thu trên tờ khai GTGT chênh với dữ liệu hoá đơn điện tử đầu ra.
• Thuế đầu vào tăng đột biến hoặc phát sinh từ người bán có rủi ro.
• Tỷ lệ chi phí trên doanh thu khác xa mức thường thấy của ngành.
• Lỗ nhiều năm liền hoặc đề nghị hoàn thuế lớn.
• Số liệu báo cáo tài chính lệch với tờ khai quyết toán.

Thông báo thường ghi rõ nội dung cần làm rõ, thời hạn trả lời và hình thức: gửi văn bản, hoặc đến trụ sở cơ quan thuế làm việc trực tiếp. Thời hạn cụ thể thực hiện theo quy định hiện hành và ghi trên thông báo.

2. Quy trình giải trình tại cơ quan thuế

3. Cách soạn văn bản giải trình

Văn bản giải trình nên ngắn, đi thẳng vào từng câu hỏi. Cấu trúc gợi ý:

1. Phần mở đầu: số, ngày của thông báo; thông tin doanh nghiệp.
2. Phần trả lời: mỗi nội dung một mục, nêu nguyên nhân, số liệu, tài liệu chứng minh kèm theo.
3. Bảng đối chiếu: số theo tờ khai, số theo sổ, chênh lệch, lý do.
4. Phần kết luận: số liệu đã khai là đúng, hoặc doanh nghiệp đã/sẽ khai bổ sung phần sai sót.
5. Danh mục tài liệu đính kèm, chữ ký người đại diện theo pháp luật.

Bảng trên là ví dụ minh hoạ, nhưng cho thấy nguyên tắc: mọi chênh lệch đều được tách thành từng nguyên nhân có chứng từ. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, cán bộ thuế đánh giá cao văn bản có số liệu khớp đến đồng, hơn là lời giải thích dài.

4. Phương án khi chưa đủ hồ sơ

Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có đủ tài liệu trong thời hạn. Khi đó:

• Gửi văn bản đề nghị gia hạn thời gian giải trình, nêu lý do và ngày dự kiến bổ sung; việc chấp thuận theo quy định hiện hành.
• Giải trình trước phần đã đủ chứng cứ, ghi rõ phần đang bổ sung.
• Nếu phát hiện sai sót thuộc về doanh nghiệp, cân nhắc khai bổ sung hồ sơ khai thuế và nộp tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế thiếu.
• Không bỏ qua thông báo: không trả lời có thể dẫn tới ấn định thuế hoặc kiểm tra tại doanh nghiệp.

5. Ai nên đi và cần mang theo gì?

Người đi nên là kế toán trực tiếp làm sổ, có thể cùng kế toán trưởng. Chỉ trả lời trong phạm vi được hỏi; câu nào chưa chắc thì ghi nhận và hẹn bổ sung bằng văn bản. Đọc kỹ biên bản trước khi ký.

Giải trình tốt bắt đầu từ sổ sách tốt. Một dịch vụ kế toán đối chiếu hoá đơn – tờ khai hằng kỳ giúp doanh nghiệp ít bị mời giải trình hơn.

Câu hỏi thường gặp