Nội dung bài viết
Khách thuê trả trước một năm hay cả ba năm tiền thuê là tin vui cho dòng tiền, nhưng lại là bài toán cho kế toán: ghi nhận doanh thu cho thuê văn phòng ngay một lần hay phân bổ dần, tiền đặt cọc để ở đâu, toà nhà khấu hao thế nào. Bài viết hướng dẫn cách xử lý từng khoản và đưa ra bảng phân bổ mẫu cho hợp đồng 3 năm, dựa trên kinh nghiệm làm sổ sách cho doanh nghiệp cho thuê bất động sản của ACCA Consulting Vietnam.
1. Ba dòng tiền trong một hợp đồng cho thuê
Một hợp đồng cho thuê văn phòng hoặc nhà xưởng thường có ba loại tiền với bản chất khác nhau. Gộp chung chúng là lỗi phổ biến nhất khiến doanh thu và công nợ bị sai.
| Khoản tiền | Bản chất | Cách ghi nhận |
|---|---|---|
| Tiền thuê từng kỳ | Doanh thu của kỳ cho thuê | Ghi doanh thu theo thời gian cho thuê thực tế |
| Tiền thuê trả trước nhiều kỳ | Doanh thu chưa thực hiện | Phân bổ dần vào doanh thu theo số kỳ cho thuê |
| Tiền đặt cọc | Khoản nhận ký quỹ, ký cược – phải trả lại | Ghi nợ phải trả; không phải doanh thu |
| Phí dịch vụ, điện nước thu hộ | Doanh thu dịch vụ hoặc khoản thu hộ tuỳ thoả thuận | Tách riêng theo hợp đồng và hoá đơn |
Tiền đặt cọc chỉ trở thành thu nhập khi khách vi phạm hợp đồng và doanh nghiệp được giữ lại theo thoả thuận. Khi đó, khoản này được ghi nhận là thu nhập khác tại thời điểm xác định không phải hoàn trả.
2. Phân bổ doanh thu cho thuê văn phòng nhận trước
Ví dụ minh hoạ: công ty cho thuê một sàn văn phòng 3 năm, giá thuê 50 triệu đồng/tháng (600 triệu đồng/năm). Khách thanh toán trước toàn bộ 1.800 triệu đồng khi ký hợp đồng và đặt cọc thêm 150 triệu đồng. Về kế toán, doanh thu được phân bổ đều 600 triệu đồng mỗi năm; phần còn lại nằm ở doanh thu chưa thực hiện.
| Năm | Tiền thuê nhận trong năm | Doanh thu ghi nhận | Doanh thu chưa thực hiện cuối năm | Tiền đặt cọc phải trả |
|---|---|---|---|---|
| Năm 1 | 1.800 | 600 | 1.200 | 150 |
| Năm 2 | 0 | 600 | 600 | 150 |
| Năm 3 | 0 | 600 | 0 | 0 (đã hoàn trả) |
Ví dụ minh hoạ hợp đồng 50 triệu đồng/tháng, khách trả trước 3 năm khi ký.
Xem dạng bảng
| Tiền thuê thu | Doanh thu ghi nhận | |
|---|---|---|
| Năm 1 | 1.800 triệu đ | 600 triệu đ |
| Năm 2 | 0 triệu đ | 600 triệu đ |
| Năm 3 | 0 triệu đ | 600 triệu đ |
Trong thực tế, bảng phân bổ nên lập theo tháng để khớp với kỳ kê khai thuế GTGT và báo cáo quản trị. Nếu hợp đồng có miễn tiền thuê vài tháng đầu (thời gian fit-out), tổng tiền thuê của cả hợp đồng vẫn được phân bổ đều trên toàn bộ thời gian thuê, kể cả các tháng miễn phí.
Góc độ thuế
Cách xác định doanh thu tính thuế TNDN và thời điểm lập hoá đơn, kê khai GTGT với tiền thuê trả trước nhiều kỳ thực hiện theo quy định hiện hành và có thể khác với cách phân bổ kế toán. Khi có chênh lệch, doanh nghiệp cần theo dõi riêng để quyết toán đúng, tránh vừa kê khai thiếu vừa bị tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp.
3. Khấu hao bất động sản đầu tư cho thuê
Toà nhà hoặc nhà xưởng doanh nghiệp nắm giữ để cho thuê được theo dõi là bất động sản đầu tư và trích khấu hao như tài sản cố định. Nguyên giá gồm giá mua hoặc chi phí xây dựng, chi phí liên quan trực tiếp và lãi vay được vốn hoá (nếu có). Quyền sử dụng đất lâu dài thường không trích khấu hao; quyền sử dụng đất có thời hạn được phân bổ theo thời hạn.
Ví dụ minh hoạ: nhà xưởng cho thuê có nguyên giá phần công trình 12 tỷ đồng, thời gian khấu hao giả định 25 năm theo phương pháp đường thẳng, chi phí khấu hao 480 triệu đồng/năm. Thời gian khấu hao thực tế cần nằm trong khung theo quy định hiện hành.
Ví dụ minh hoạ: nhà xưởng cho thuê 120 triệu đồng/tháng, chưa tính lãi vay và thuế.
Xem dạng bảng
| Doanh thu cho thuê | 1.440 triệu đ |
| Khấu hao công trình | 480 triệu đ |
| Bảo trì, sửa chữa | 120 triệu đ |
| Bảo hiểm tài sản | 36 triệu đ |
| Quản lý vận hành | 180 triệu đ |
4. Quy trình kế toán hằng tháng cho doanh nghiệp cho thuê
- 1Cập nhật danh mục hợp đồng
Ngày bắt đầu, kết thúc, giá thuê, kỳ thanh toán, tiền cọc, điều khoản tăng giá.
- 2Phân bổ doanh thu
Kết chuyển phần doanh thu chưa thực hiện tương ứng với tháng cho thuê.
- 3Lập hoá đơn
Xuất hoá đơn điện tử đúng thời điểm theo quy định cho tiền thuê, phí dịch vụ.
- 4Trích khấu hao
Khấu hao bất động sản đầu tư, phân bổ chi phí sửa chữa lớn.
- 5Đối chiếu công nợ
Đối chiếu tiền thu với sao kê, báo cáo khách nợ quá hạn và số dư tiền cọc.
5. Lỗi thường gặp
- Ghi toàn bộ tiền thuê trả trước vào doanh thu tháng nhận tiền, lợi nhuận năm đầu bị đẩy cao.
- Ghi tiền đặt cọc vào doanh thu rồi khi hoàn trả lại ghi chi phí.
- Quên trích khấu hao toà nhà vì coi là “tài sản của chủ”.
- Không theo dõi chênh lệch giữa doanh thu kế toán và doanh thu tính thuế.
Theo kinh nghiệm của ACCA, một bảng danh mục hợp đồng thuê cập nhật hằng tháng giúp giải quyết phần lớn các lỗi trên. Xem thêm tổng quan kế toán kinh doanh bất động sản.
Câu hỏi thường gặp
Khách trả trước 3 năm, có được ghi doanh thu một lần không?
Về kế toán, doanh thu được phân bổ theo thời gian cho thuê. Về thuế, cách xác định doanh thu với tiền trả trước nhiều kỳ thực hiện theo quy định hiện hành; nên kiểm tra trước khi lập tờ khai.
Tiền đặt cọc có phải xuất hoá đơn không?
Tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng, sẽ hoàn trả, thường không phải là doanh thu. Nếu sau đó được giữ lại do khách vi phạm, cần xử lý theo quy định hiện hành.
Cá nhân cho công ty thuê nhà có áp dụng cách làm này không?
Bài viết dành cho doanh nghiệp cho thuê. Cá nhân cho thuê tài sản có nghĩa vụ thuế riêng theo quy định hiện hành.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ kế toán cho doanh nghiệp cho thuê văn phòng không?
Có. ACCA Consulting VN hỗ trợ lập danh mục hợp đồng, phân bổ doanh thu cho thuê văn phòng, khấu hao, xuất hoá đơn và kê khai định kỳ trong gói dịch vụ kế toán.
Doanh thu cho thuê ghi nhận đúng kỳ
ACCA Consulting Vietnam giúp doanh nghiệp cho thuê văn phòng, nhà xưởng phân bổ doanh thu nhận trước, quản lý tiền cọc và khấu hao chính xác.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
