Chỉ số quản trị chuỗi cà phê: prime cost, doanh thu/ghế, điểm hoà vốn

Khi chuỗi có từ ba cửa hàng trở lên, chủ doanh nghiệp không thể đứng quầy từng nơi để cảm nhận quán nào đang ổn. Lúc đó, một bộ chỉ số quản trị quán cà phê gọn gàng gồm prime cost, doanh thu trên mỗi ghế, doanh thu trên mỗi m² và điểm hoà vốn sẽ thay bạn “đi kiểm tra” mỗi tháng. Bài viết tính các chỉ số này qua một case giả định quán 60 chỗ và so sánh các cửa hàng trong chuỗi, theo cách ACCA Consulting Vietnam vẫn dùng khi lập báo cáo quản trị cho khách hàng F&B.

1. Bộ chỉ số quản trị quán cà phê cần theo dõi

Bốn chỉ số này đều lấy từ hai nguồn: báo cáo doanh thu của phần mềm bán hàng và sổ sách kế toán. Nếu sổ sách ghi nhận chi phí thiếu, chậm hoặc gộp chung nhiều cửa hàng, các chỉ số sẽ sai ngay từ đầu.

2. Case giả định: quán cà phê 60 chỗ

Ví dụ minh hoạ: một quán cà phê 60 chỗ ngồi, diện tích sử dụng 120 m², doanh thu tháng 450 triệu đồng. Chi phí nguyên liệu 135 triệu đồng, chi phí nhân sự 90 triệu đồng (gồm lương và bảo hiểm bắt buộc doanh nghiệp đóng 21,5% trên tiền lương đóng BHXH). Tiền thuê mặt bằng 70 triệu đồng, khấu hao đầu tư 25 triệu đồng, điện nước 20 triệu đồng, chi phí khác 15 triệu đồng. Phí thanh toán và phí ứng dụng giao đồ uống khoảng 5% doanh thu.

3. Tính điểm hoà vốn theo tháng

Để tính điểm hoà vốn, tách chi phí thành hai nhóm. Biến phí thay đổi theo doanh thu: nguyên liệu 30% và phí thanh toán 5%, tổng 35%. Mỗi đồng doanh thu còn lại 65% để bù chi phí cố định. Định phí gồm thuê 70, nhân sự 90, khấu hao 25, điện nước 20, khác 15, tổng 220 triệu đồng/tháng (giả định nhân sự là cố định).

Điểm hoà vốn = 220 ÷ 65% ≈ 338 triệu đồng/tháng, tương đương khoảng 11,3 triệu đồng/ngày với 30 ngày mở cửa. Với doanh thu 450 triệu đồng, quán có biên an toàn khoảng 25% (doanh thu vượt điểm hoà vốn khoảng 112 triệu đồng), lợi nhuận trước thuế khoảng 72 triệu đồng/tháng (450 × 65% − 220). Biên an toàn này cho biết doanh thu có thể giảm bao nhiêu trước khi quán bắt đầu lỗ.

4. So sánh các cửa hàng trong chuỗi

Trong ví dụ minh hoạ, cửa hàng C có doanh thu cao nhất nhưng biên an toàn chỉ khoảng 23%, thấp hơn cửa hàng A (khoảng 25%) vì tiền thuê cao. Cửa hàng D lỗ: trước khi quyết định đóng cửa, cần xem cửa hàng mới mở bao lâu, xu hướng doanh thu và liệu có thể giảm định phí (đàm phán lại tiền thuê, điều chỉnh ca làm) hay không.

5. Điều kiện để chỉ số đáng tin

Theo kinh nghiệm của ACCA, chuỗi nhỏ thường chỉ cần một bảng tổng hợp một trang cho mỗi cửa hàng, cập nhật trước ngày 10 hằng tháng. Muốn chỉ số nguyên liệu chính xác, hãy bắt đầu từ kiểm soát food cost theo công thức món và đối soát doanh thu POS cuối ngày.

Câu hỏi thường gặp