Mua rau, thịt, hải sản ở chợ không có hoá đơn: nhà hàng làm gì?

Rau mua sáng sớm ở chợ đầu mối, cá mua của ghe, thịt lấy từ người nuôi quen: phần lớn nguyên liệu tươi của nhà hàng đến từ những người bán không xuất hoá đơn. Lập bảng kê thu mua không hoá đơn là cách nhiều kế toán F&B dùng để ghi nhận chi phí, nhưng không phải trường hợp nào cũng được chấp nhận. Bài viết chỉ ra những điểm cần kiểm tra, chứng từ đi kèm và cách giới hạn rủi ro, từ kinh nghiệm rà soát sổ sách nhà hàng của ACCA Consulting Vietnam.

1. Khi nào dùng được bảng kê thu mua không hoá đơn

Theo quy định hiện hành, bảng kê thu mua chỉ được dùng làm chứng từ ghi nhận chi phí trong một số trường hợp nhất định, thường liên quan đến hàng hoá mua trực tiếp của người sản xuất, đánh bắt, nuôi trồng tự bán ra và một số trường hợp đặc thù khác. Mua hàng của một cửa hàng, đại lý, hộ kinh doanh có đăng ký thì về nguyên tắc phải lấy hoá đơn.

Điều này có ý nghĩa thực tế: rau mua của chính người trồng mang ra chợ bán có thể thuộc diện lập bảng kê, nhưng rau mua của sạp buôn bán lại tại chợ đầu mối thì thường không. Nhà hàng cần xác định rõ người bán là ai trước khi chọn cách ghi nhận. Ngoài ra, từ 2026 hình thức thuế khoán được bỏ, hộ kinh doanh chuyển sang kê khai, tự khai thuế (theo Nghị quyết 198/2025/QH15 và hướng dẫn), nên ngày càng nhiều sạp, tiểu thương có thể cung cấp hoá đơn.

2. Bảng kê cần những thông tin gì

Bảng kê lập theo mẫu quy định hiện hành, thường theo từng ngày hoặc từng lần mua, do người mua lập và chịu trách nhiệm về tính trung thực. Một bảng kê “sạch” cần đủ để người khác đọc vào có thể kiểm chứng giao dịch đã xảy ra.

3. Rủi ro và cách giới hạn

Khi cơ quan thuế kiểm tra, các khoản ghi nhận bằng bảng kê thường được xem xét kỹ: người bán có thật không, có đúng là người sản xuất không, giá có hợp lý không, số lượng có tương xứng với doanh thu bán ra không. Nếu không chứng minh được, chi phí có thể bị loại và doanh nghiệp bị truy thu thuế TNDN cùng tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp.

Mục tiêu không phải là bỏ hẳn bảng kê, mà là giữ nó ở mức nhỏ, đúng đối tượng và có chứng từ đầy đủ. Các nguyên liệu giá trị lớn và mua đều đặn (thịt bò, hải sản, đồ khô) nên chuyển sang nhà cung cấp có hoá đơn.

4. Lỗi thường gặp khi lập bảng kê

• Một người bán xuất hiện trên bảng kê với số lượng quá lớn so với khả năng sản xuất của một hộ.
• Thông tin người bán dùng lặp lại, không có thật hoặc không liên lạc được.
• Lập bảng kê dồn cuối tháng, không khớp với ngày nhập kho bếp.
• Giá trên bảng kê cao bất thường so với giá thị trường.
• Thanh toán tiền mặt hoàn toàn, không có biên nhận của người bán.

Theo kinh nghiệm của ACCA, bảng kê nên lập ngay trong ngày mua, kèm ảnh chụp phiếu cân hoặc tin nhắn xác nhận giao dịch nếu có. Chi phí nguyên liệu ghi nhận đầy đủ còn giúp tính food cost nhà hàng chính xác.

5. Lưu ý về thuế GTGT và lưu trữ

Hàng mua bằng bảng kê không có hoá đơn GTGT nên không có thuế GTGT đầu vào để khấu trừ. Với nguyên liệu mua có hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT), nhà hàng phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế đầu vào. Toàn bộ bảng kê, chứng từ thanh toán và phiếu nhập kho bếp cần lưu trữ tối thiểu 10 năm như chứng từ kế toán dùng ghi sổ.

Câu hỏi thường gặp