Bù trừ công nợ mua bán: điều kiện để vẫn được khấu trừ GTGT

Doanh nghiệp vừa mua vừa bán với cùng một đối tác thường chọn cách bù trừ công nợ thay vì chuyển tiền qua lại. Cách này tiết kiệm dòng tiền, nhưng nếu thiếu văn bản, hoá đơn đầu vào có thể bị loại khỏi khấu trừ. Bài viết này, ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn điều kiện bù trừ công nợ khấu trừ GTGT, mẫu nội dung biên bản và các lỗi thường gặp.

1. Vì sao bù trừ công nợ ảnh hưởng đến khấu trừ GTGT

Theo Luật Thuế GTGT 2024 (hiệu lực từ 01/07/2025), hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Bù trừ công nợ không có dòng tiền qua ngân hàng, nên câu hỏi là nó có được coi là một hình thức thanh toán hợp lệ hay không.

Theo hướng dẫn hiện hành, thanh toán bằng hình thức bù trừ giữa giá trị hàng hoá, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hoá, dịch vụ bán ra, hoặc bù trừ công nợ, thường được chấp nhận khi có văn bản thoả thuận giữa các bên. Chi tiết điều kiện cần đối chiếu văn bản hướng dẫn mới nhất, vì đây là khu vực hay được cơ quan thuế kiểm tra.

2. Điều kiện bù trừ công nợ khấu trừ GTGT

3. Ví dụ bù trừ hai bên

Ví dụ minh hoạ: Công ty A bán vật tư cho Công ty B 330 triệu đồng (đã gồm GTGT 10%). Trong cùng kỳ, B bán dịch vụ vận chuyển cho A 220 triệu đồng (đã gồm GTGT 10%). Hai bên ký biên bản bù trừ 220 triệu đồng; B chuyển khoản phần còn lại 110 triệu đồng cho A.

Kết quả: A khấu trừ GTGT đầu vào 20 triệu đồng của hoá đơn vận chuyển nhờ biên bản bù trừ; B khấu trừ 30 triệu đồng của hoá đơn vật tư nhờ biên bản bù trừ cộng chứng từ chuyển khoản 110 triệu đồng. Nếu phần chênh lệch trả bằng tiền mặt, B có nguy cơ không được khấu trừ phần thuế tương ứng.

4. Bù trừ ba bên: thận trọng hơn

Bù trừ ba bên xảy ra khi A nợ B, B nợ C và C nợ A, các bên thống nhất xoá nợ vòng tròn. Mô hình này phức tạp hơn vì mỗi doanh nghiệp chỉ có hợp đồng với một hoặc hai bên, không phải với cả ba. Thực tế cần một văn bản thoả thuận ba bên có đủ chữ ký, nêu rõ từng khoản công nợ được bù trừ và căn cứ hoá đơn.

Vì việc chấp nhận bù trừ ba bên phụ thuộc vào hồ sơ cụ thể và cách hiểu quy định hiện hành, doanh nghiệp nên hỏi ý kiến tư vấn trước khi thực hiện với hoá đơn giá trị lớn.

5. Lỗi bù trừ thường gặp

• Bù trừ "miệng", chỉ ghi sổ mà không có biên bản: rủi ro bị loại khấu trừ cho toàn bộ hoá đơn từ 5 triệu đồng.
• Biên bản không ghi số hoá đơn, chỉ ghi tổng tiền, khó chứng minh khi kiểm tra.
• Hợp đồng không có điều khoản thanh toán bằng bù trừ, chỉ ghi "chuyển khoản".
• Phần chênh lệch trả tiền mặt hoặc qua tài khoản cá nhân.
• Lập biên bản sau khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình, ngày ký không khớp sổ sách.

Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, nên lập biên bản bù trừ ngay trong kỳ kê khai, cùng lúc với đối chiếu công nợ cuối tháng. Bạn có thể xem thêm thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ GTGT và điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Câu hỏi thường gặp