Nội dung bài viết
Nhiều chủ doanh nghiệp nhận về mỗi tháng một xấp tờ khai thuế nhưng vẫn không trả lời được câu hỏi: tháng này lãi hay lỗ, tiền đi đâu, ai đang nợ mình? Tờ khai phục vụ cơ quan thuế, còn báo cáo quản trị phục vụ chính bạn. Bài viết này của ACCA Consulting Vietnam gợi ý bộ 8 báo cáo tối thiểu và cách đọc chúng trong 30 phút.
1. Báo cáo quản trị khác gì tờ khai thuế và BCTC
Báo cáo tài chính năm và tờ khai thuế được lập theo mẫu, theo hạn luật định. Chúng cho biết doanh nghiệp đã làm gì trong quá khứ, thường muộn vài tuần đến vài tháng. Báo cáo quản trị thì không có mẫu bắt buộc. Nó được thiết kế để trả lời câu hỏi kinh doanh của bạn, nhanh, đủ chính xác và lặp lại hàng tháng để so sánh.
Nguyên tắc đơn giản: mỗi báo cáo phải trả lời được một câu hỏi cụ thể và dẫn tới một hành động. Báo cáo nào đọc xong không thay đổi quyết định gì thì nên bỏ hoặc gộp.
2. Checklist 8 báo cáo quản trị tối thiểu mỗi tháng
| # | Báo cáo | Câu hỏi trả lời | Hành động thường gặp |
|---|---|---|---|
| 1 | Kết quả kinh doanh so với kế hoạch | Tháng này lãi bao nhiêu, lệch kế hoạch ở dòng nào? | Điều chỉnh giá, chi phí, chỉ tiêu bán |
| 2 | Báo cáo tiền và dự báo 13 tuần | Còn bao nhiêu tiền, có thiếu tiền trong 3 tháng tới không? | Giãn chi, thu nợ, chuẩn bị hạn mức vay |
| 3 | Tuổi nợ phải thu | Ai nợ, nợ bao lâu, khoản nào sắp thành nợ xấu? | Nhắc nợ, dừng giao hàng, siết tín dụng |
| 4 | Công nợ phải trả và lịch thanh toán | Tuần tới phải trả ai, bao nhiêu? | Sắp xếp thứ tự ưu tiên chi |
| 5 | Tồn kho theo nhóm và tuổi tồn | Hàng nào chậm bán, vốn kẹt bao nhiêu? | Xả hàng, ngừng nhập |
| 6 | Lãi lỗ theo sản phẩm hoặc kênh | Sản phẩm, kênh nào thực sự có lãi? | Tăng giá, cắt SKU, dồn lực kênh tốt |
| 7 | Chi phí theo bộ phận | Bộ phận nào vượt ngân sách? | Duyệt lại định mức chi |
| 8 | Nghĩa vụ thuế và bảo hiểm sắp tới | Sắp phải nộp gì, hạn nào? | Dự trù tiền nộp thuế, tránh chậm nộp |
Doanh nghiệp mới có thể bắt đầu với 4 báo cáo đầu tiên. Khi có từ hai sản phẩm hoặc hai kênh bán trở lên, báo cáo số 6 trở nên quan trọng; xem thêm báo cáo lãi lỗ theo sản phẩm, kênh bán.
3. Ví dụ minh hoạ: đọc báo cáo kết quả so với kế hoạch
Một công ty phân phối thiết bị văn phòng đặt kế hoạch tháng 9 doanh thu 3 tỷ đồng, lợi nhuận trước thuế 400 triệu. Thực tế doanh thu đạt 2,75 tỷ, lợi nhuận chỉ còn 245 triệu. Đây là số liệu ví dụ minh hoạ.
Ví dụ minh hoạ. Lợi nhuận giảm 155 triệu dù doanh thu chỉ hụt 8,3%.
Xem dạng bảng
| Kế hoạch | Thực tế | |
|---|---|---|
| Doanh thu | 3.000 triệu đ | 2.750 triệu đ |
| Giá vốn | 1.950 triệu đ | 1.840 triệu đ |
| Chi phí bán hàng | 300 triệu đ | 320 triệu đ |
| Chi phí quản lý | 350 triệu đ | 345 triệu đ |
| Lợi nhuận trước thuế | 400 triệu đ | 245 triệu đ |
Đọc nhanh: doanh thu hụt 250 triệu (8,3%) nhưng lợi nhuận hụt tới 155 triệu (38,8%). Nguyên nhân thứ nhất là biên lợi nhuận gộp giảm từ 35% xuống khoảng 33,1% vì giá vốn không giảm tương ứng, có thể do bán nhiều hàng biên thấp hoặc chiết khấu mạnh. Nguyên nhân thứ hai là chi phí bán hàng lại tăng 20 triệu trong khi doanh số giảm. Câu hỏi hành động: chương trình khuyến mãi nào đã chạy và có đáng tiếp tục không?
4. Bố cục trang tổng quan một trang
Tám báo cáo trên nên được tóm vào một trang tổng quan đặt đầu bộ báo cáo. Chủ doanh nghiệp đọc trang này trước, chỉ mở báo cáo chi tiết khi thấy tín hiệu bất thường.
- Hàng trên cùng: 4 ô số lớn: doanh thu tháng, lợi nhuận trước thuế, số dư tiền cuối tháng, số tuần tiền đủ chi.
- Giữa trái: biểu đồ doanh thu và lợi nhuận 12 tháng gần nhất để thấy xu hướng.
- Giữa phải: bảng kế hoạch và thực tế theo 5 dòng chính, tô màu dòng lệch trên 10%.
- Dưới: 3 cảnh báo: khách nợ quá hạn lớn nhất, hàng tồn chậm lớn nhất, khoản nộp thuế sắp đến hạn.
- Chân trang: 3 dòng nhận xét của kế toán: nguyên nhân chính và đề xuất.
Muốn đi sâu hơn về thiết kế chỉ số và màu cảnh báo, xem bài dashboard tài chính một trang.
5. Lịch nhận báo cáo quản trị và điều kiện để số liệu đúng
- Hàng tuần
Báo cáo tiền, công nợ phải thu quá hạn, lịch chi tuần tới
- Ngày làm việc 1–3
Kế toán thu đủ chứng từ, đối chiếu ngân hàng, công nợ
- Ngày làm việc 4–5
Khoá sổ, lập kết quả kinh doanh và báo cáo chi tiết
- Ngày làm việc 6–7
Gửi trang tổng quan kèm nhận xét cho chủ doanh nghiệp
- Ngày làm việc 8–10
Họp đánh giá tháng, chốt hành động, cập nhật dự báo
- Trước ngày 20
Nộp tờ khai thuế tháng nếu doanh nghiệp khai GTGT theo tháng
Báo cáo quản trị chỉ đáng tin khi sổ sách được ghi kịp thời: hoá đơn đầu vào nhập đủ, sao kê ngân hàng đối chiếu hàng tuần, hàng tồn kho có số liệu xuất nhập. Nếu kế toán chỉ "làm sổ" vào cuối quý để nộp tờ khai, báo cáo tháng sẽ luôn chậm và sai. Đó là lý do nhiều doanh nghiệp chuyển sang thuê dịch vụ kế toán trọn gói ghi sổ hàng tháng.
- Nhận báo cáo trước ngày làm việc thứ 7 của tháng sau
- Có so sánh với kế hoạch và cùng kỳ năm trước
- Có dự báo tiền ít nhất 13 tuần
- Có danh sách khách nợ quá hạn kèm người phụ trách
- Có nhận xét bằng lời, không chỉ bảng số
- Mỗi báo cáo dẫn tới ít nhất một quyết định
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc lập báo cáo quản trị không?
Không bắt buộc theo luật. Nhưng không có báo cáo quản trị, bạn chỉ biết kết quả khi quyết toán cuối năm, lúc đó đã quá muộn để điều chỉnh.
Báo cáo quản trị có cần khớp với sổ sách kế toán thuế không?
Nên dùng chung một nguồn dữ liệu và giải thích được chênh lệch. Báo cáo quản trị có thể phân loại chi tiết hơn, nhưng tổng doanh thu, chi phí phải đối chiếu được với sổ.
Nên bắt đầu với báo cáo nào trước?
Bắt đầu với báo cáo tiền, kết quả kinh doanh so với kế hoạch và tuổi nợ phải thu. Ba báo cáo này trả lời các câu hỏi sống còn nhất.
Bao lâu nên xem lại mẫu báo cáo?
Nên rà lại mỗi 6 tháng hoặc khi doanh nghiệp mở thêm sản phẩm, kênh bán, chi nhánh. Bỏ chỉ số không còn dùng, thêm chỉ số cho hoạt động mới.
Muốn nhận báo cáo quản trị đều đặn mỗi tháng?
Đội dịch vụ kế toán của ACCA Consulting Vietnam ghi sổ kịp thời và gửi bạn trang tổng quan dễ đọc, kèm nhận xét.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
