Nội dung bài viết
Khách hàng nước ngoài gửi bảng câu hỏi về lượng điện tiêu thụ, nhiên liệu, vận chuyển trong năm, và người được giao trả lời thường là kế toán. Lý do đơn giản: hoá đơn điện, xăng dầu, cước vận chuyển đều nằm trong sổ sách. Bài viết hướng dẫn cách chuẩn bị dữ liệu ESG kế toán ngay từ khâu ghi sổ: gắn mã theo dõi, lưu số lượng vật lý và công cụ thu thập, theo cách ACCA Consulting Vietnam gợi ý cho doanh nghiệp xuất khẩu và nằm trong chuỗi cung ứng.
1. Vì sao phòng kế toán là nguồn dữ liệu ESG
ESG gồm môi trường (E), xã hội (S) và quản trị (G). Phần môi trường, đặc biệt là phát thải khí nhà kính, cần dữ liệu hoạt động như số kWh điện, số lít nhiên liệu, số km vận chuyển, khối lượng nguyên vật liệu. Phần lớn dữ liệu này đi kèm hoá đơn mà phòng kế toán đã nhận và lưu.
Vấn đề là kế toán ghi nhận số tiền, còn báo cáo phát thải cần số lượng vật lý. Nếu không ghi lại số lượng ngay khi hạch toán, cuối năm sẽ phải lục lại hàng trăm hoá đơn. Yêu cầu cụ thể về báo cáo ESG tuỳ thuộc khách hàng, thị trường và quy định áp dụng, nên doanh nghiệp cần hỏi rõ bên yêu cầu trước khi thu thập.
| Nhóm dữ liệu | Chứng từ gốc | Đơn vị vật lý cần ghi |
|---|---|---|
| Điện | Hoá đơn tiền điện hằng tháng | kWh |
| Nhiên liệu xe, máy phát | Hoá đơn xăng dầu, phiếu xuất kho nhiên liệu | Lít |
| Vận chuyển thuê ngoài | Hoá đơn cước, biên bản giao nhận | Tấn·km hoặc số chuyến, tuyến |
| Nước | Hoá đơn tiền nước | m³ |
| Nguyên vật liệu chính | Hoá đơn mua, phiếu nhập kho | kg, tấn, m³ |
| Chất thải | Hợp đồng, hoá đơn thu gom xử lý | kg, tấn theo loại |
| Đi lại công tác | Vé máy bay, hoá đơn khách sạn | Chặng bay, số đêm |
| Lao động (phần xã hội) | Bảng lương, hồ sơ BHXH | Số lao động, giờ đào tạo |
2. Gắn mã theo dõi dữ liệu ESG kế toán trong sổ sách
Không cần đổi hệ thống tài khoản. Cách đơn giản là dùng trường mã thống kê, mã phí hoặc cột bổ sung có sẵn trong phần mềm kế toán để gắn mã ESG cho các bút toán liên quan.
| Mã | Nội dung | Cột số lượng cần nhập |
|---|---|---|
| ESG-E01 | Điện mua từ lưới | kWh theo hoá đơn |
| ESG-E02 | Xăng dầu cho xe công ty | Lít, loại nhiên liệu |
| ESG-E03 | Dầu cho máy phát điện | Lít |
| ESG-E04 | Vận chuyển hàng thuê ngoài | Số chuyến, tuyến, tải trọng |
| ESG-E05 | Nước sạch | m³ |
| ESG-E06 | Thu gom, xử lý chất thải | kg theo loại |
Mẹo: thống nhất mã ngay từ đầu năm tài chính. Gắn mã ngược cho cả năm tốn công hơn nhiều so với gắn khi hạch toán hằng tháng.
3. Quy trình thu thập dữ liệu hằng tháng
- 1Xác định phạm vi
Hỏi khách hàng, đối tác cần chỉ tiêu nào, kỳ báo cáo nào, theo mẫu nào.
- 2Gắn mã khi hạch toán
Kế toán gắn mã ESG và nhập số lượng vật lý cùng lúc ghi sổ.
- 3Bổ sung dữ liệu ngoài hoá đơn
Bộ phận vận hành cung cấp số km, tuyến, chất thải theo mẫu.
- 4Đối chiếu hằng quý
So tổng tiền theo mã ESG với sổ chi phí để không sót hoá đơn.
- 5Lưu bằng chứng
Lưu hoá đơn, bảng tính, nguồn hệ số dùng để quy đổi.
Phần quy đổi số lượng thành lượng phát thải cần hệ số phát thải từ nguồn được công nhận hoặc do khách hàng chỉ định. Phòng kế toán không nên tự chọn hệ số nếu không có hướng dẫn; việc của kế toán là đảm bảo dữ liệu hoạt động đầy đủ, khớp sổ sách và có bằng chứng.
- Điện48%
- Vận chuyển thuê ngoài30%
- Nhiên liệu xe, máy phát17%
- Nước5%
Ví dụ minh hoạ: xưởng may gia công xuất khẩu, tính theo tổng tiền các bút toán đã gắn mã ESG trong năm.
Xem dạng bảng
| Điện | 48% |
| Vận chuyển thuê ngoài | 30% |
| Nhiên liệu xe, máy phát | 17% |
| Nước | 5% |
4. Công cụ hỗ trợ thu thập và lưu ý khi dùng AI
Với doanh nghiệp nhỏ, một bảng tính có cấu trúc chuẩn là đủ: mỗi dòng là một hoá đơn, có cột mã ESG, số lượng, đơn vị, kỳ, đường dẫn chứng từ. Khi khối lượng lớn, có thể dùng công cụ OCR để đọc số kWh, số lít từ hoá đơn, hoặc phần mềm chuyên về dữ liệu phát thải, tuỳ nhu cầu và ngân sách.
Trợ lý AI hữu ích để soạn bảng câu hỏi gửi bộ phận vận hành hoặc giải thích thuật ngữ. Ví dụ câu lệnh: “Soạn mẫu biểu thu thập hằng tháng cho bộ phận kho vận gồm: số chuyến xe, tuyến, loại xe, tải trọng, nhiên liệu đổ. Thêm hướng dẫn điền ngắn.” Không đưa hợp đồng, hoá đơn có thông tin khách hàng, nhà cung cấp thật lên công cụ AI công cộng.
- Đã có danh sách chỉ tiêu và kỳ báo cáo từ bên yêu cầu
- Đã tạo mã theo dõi ESG trong phần mềm kế toán
- Hoá đơn điện, nhiên liệu, vận chuyển có nhập số lượng vật lý
- Có mẫu biểu cho dữ liệu ngoài hoá đơn
- Đối chiếu hằng quý giữa tổng tiền theo mã ESG và sổ chi phí
- Lưu bằng chứng và nguồn hệ số quy đổi cùng hồ sơ
5. Phối hợp với dịch vụ kế toán bên ngoài
Nếu doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán, hãy thoả thuận sớm việc gắn mã và nhập số lượng vật lý, vì đây là phần việc bổ sung ngoài ghi sổ thông thường. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, chuẩn bị từ đầu năm giúp cuối năm trả lời bảng câu hỏi của khách hàng chỉ trong vài ngày. Doanh nghiệp FDI có thể tham khảo thêm các báo cáo bắt buộc của doanh nghiệp FDI.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có phải làm báo cáo ESG không?
Tuỳ ngành, thị trường và yêu cầu của khách hàng. Nhiều doanh nghiệp nhỏ nhận yêu cầu cung cấp dữ liệu từ khách hàng lớn trong chuỗi cung ứng; hãy hỏi rõ phạm vi và mẫu biểu cụ thể.
Kế toán có phải tự tính lượng phát thải không?
Không nhất thiết. Vai trò chính của kế toán là cung cấp dữ liệu hoạt động đầy đủ, có bằng chứng. Việc quy đổi phát thải nên theo phương pháp, hệ số do khách hàng hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn hướng dẫn.
Có cần đổi phần mềm kế toán để theo dõi ESG không?
Thường không. Phần lớn phần mềm có trường mã thống kê hoặc cột bổ sung để gắn mã và nhập số lượng; bảng tính chuẩn là đủ với doanh nghiệp nhỏ.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ chuẩn bị dữ liệu ESG không?
ACCA hỗ trợ phần dữ liệu kế toán: gắn mã chi phí, tổng hợp số lượng từ hoá đơn và đối chiếu với sổ sách. Phần tính toán phát thải và báo cáo ESG chuyên sâu cần đơn vị tư vấn chuyên ngành.
Dữ liệu ESG bắt đầu từ sổ sách gọn gàng
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) giúp doanh nghiệp tổ chức chứng từ, gắn mã chi phí để sẵn sàng khi khách hàng yêu cầu dữ liệu. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
