Nội dung bài viết
Công trình kéo dài nhiều tháng, chủ đầu tư nghiệm thu theo từng đợt, tiền tạm ứng và thanh toán lại không trùng lịch nghiệm thu. Đây là lý do thuế GTGT xây dựng hay bị lệch giữa hoá đơn, doanh thu và tờ khai. ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn cách lập hoá đơn theo biên bản nghiệm thu khối lượng, xử lý tạm ứng và mẫu bảng đối chiếu theo hạng mục cho nhà thầu.
1. Nguyên tắc lập hoá đơn thuế GTGT xây dựng
Theo NĐ 123/2020 (sửa đổi bởi NĐ 70/2025) và hướng dẫn hiện hành, với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hoá đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Mỗi biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành là một căn cứ lập hoá đơn.
- Giá trị trên hoá đơn khớp với giá trị khối lượng được nghiệm thu, không theo số tiền chủ đầu tư chuyển.
- Thuế suất áp dụng theo loại công việc; kiểm tra công trình có thuộc diện giảm thuế GTGT xuống 8% đến hết 31/12/2026 hay không.
Chỗ khó nằm ở thực tế: chủ đầu tư thường ký biên bản chậm, hoặc muốn nhận hoá đơn trùng ngày thanh toán. Nhà thầu nên thống nhất lịch nghiệm thu ngay trong hợp đồng.
2. Xử lý tiền tạm ứng hợp đồng
Khoản tạm ứng theo hợp đồng xây dựng thường được hiểu là tiền ứng trước để nhà thầu chuẩn bị thi công, chưa gắn với khối lượng hoàn thành. Theo cách hiểu phổ biến, nhận tạm ứng chưa phải lập hoá đơn; tuy nhiên doanh nghiệp nên đối chiếu hướng dẫn hiện hành với hợp đồng cụ thể, nhất là khi điều khoản gọi khoản tiền là "thanh toán trước".
- Hạch toán tạm ứng nhận được là khoản người mua trả trước, chưa ghi doanh thu.
- Mỗi đợt nghiệm thu, giá trị thanh toán được trừ dần tạm ứng theo tỷ lệ thoả thuận.
- Hoá đơn vẫn lập theo toàn bộ giá trị nghiệm thu, phần thu hồi tạm ứng chỉ là bù trừ công nợ.
3. Ví dụ đối chiếu doanh thu – hoá đơn – thanh toán
Ví dụ minh hoạ: hợp đồng thi công giá trị 3 tỷ đồng chưa thuế, thuế suất giả định 10%. Chủ đầu tư tạm ứng 600 triệu đồng, thu hồi dần qua các đợt nghiệm thu.
| Đợt | Giá trị nghiệm thu | Thuế GTGT trên hoá đơn | Thu hồi tạm ứng | Tiền thực nhận |
|---|---|---|---|---|
| Tạm ứng | 0 | 0 | 0 | 600 |
| Nghiệm thu đợt 1 (móng) | 1.200 | 120 | 240 | 1.080 |
| Nghiệm thu đợt 2 (thân) | 1.050 | 105 | 210 | 945 |
| Nghiệm thu đợt 3 (hoàn thiện) | 750 | 75 | 150 | 675 |
| Cộng | 3.000 | 300 | 600 | 3.300 |
Tổng tiền nhận 3.300 triệu đồng bằng tổng giá trị nghiệm thu cộng thuế. Nếu kế toán lập hoá đơn theo số tiền thực nhận từng đợt, doanh thu đợt 1 sẽ thành 982 triệu thay vì 1.200 triệu, lệch so với biên bản nghiệm thu.
Ví dụ minh hoạ, giá trị gồm thuế GTGT giả định 10%. Cột "Theo tiền nhận" là cách làm sai, khiến hoá đơn lệch biên bản.
Xem dạng bảng
| Theo nghiệm thu | Theo tiền nhận | |
|---|---|---|
| Tạm ứng | 0 triệu đồng | 600 triệu đồng |
| Đợt 1 | 1.320 triệu đồng | 1.080 triệu đồng |
| Đợt 2 | 1.155 triệu đồng | 945 triệu đồng |
| Đợt 3 | 825 triệu đồng | 675 triệu đồng |
4. Quy trình cho nhà thầu
- 1Lập hồ sơ nghiệm thu
Bảng khối lượng hoàn thành, biên bản nghiệm thu có chữ ký các bên.
- 2Xác định giá trị
Tính giá trị đợt theo đơn giá hợp đồng, tách thuế đúng thuế suất.
- 3Lập hoá đơn
Ghi rõ hạng mục, đợt nghiệm thu, số hợp đồng trên hoá đơn điện tử.
- 4Ghi nhận công nợ
Bù trừ tạm ứng theo tỷ lệ, theo dõi tiền giữ lại bảo hành nếu có.
- 5Đối chiếu định kỳ
So sổ chi tiết công trình với hoá đơn và biên bản xác nhận công nợ.
Công trình ở tỉnh khác trụ sở chính có thể phát sinh nghĩa vụ khai thuế tại địa phương, xem khai thuế GTGT vãng lai ngoại tỉnh.
5. Lỗi thường gặp trong hồ sơ công trình
- Không lập hoá đơn khi đã có biên bản nghiệm thu đợt.
- Lập hoá đơn theo số tiền chuyển, không theo khối lượng.
- Biên bản nghiệm thu thiếu chữ ký hoặc thiếu bảng khối lượng.
- Không theo dõi riêng chi phí, doanh thu từng công trình.
- Tiền giữ lại bảo hành không được ghi nhận vào doanh thu đúng đợt.
- Quên kiểm tra nghĩa vụ khai tại địa phương có công trình.
Đội ngũ ACCA thường đề xuất nhà thầu mở sổ chi tiết theo từng công trình ngay từ ngày khởi công. Việc này giúp đối chiếu nhanh khi chủ đầu tư hoặc cơ quan thuế yêu cầu.
Câu hỏi thường gặp
Nhận tạm ứng công trình có phải lập hoá đơn không?
Theo cách hiểu phổ biến, tạm ứng hợp đồng xây dựng chưa gắn với khối lượng hoàn thành nên chưa phải lập hoá đơn. Hãy kiểm tra điều khoản hợp đồng và hướng dẫn hiện hành cho trường hợp cụ thể.
Chủ đầu tư chậm ký nghiệm thu thì lập hoá đơn khi nào?
Hoá đơn gắn với thời điểm nghiệm thu, bàn giao. Nhà thầu nên đưa thời hạn ký nghiệm thu vào hợp đồng và lưu bằng chứng đã gửi hồ sơ nghiệm thu.
Công trình xây dựng có được giảm thuế GTGT còn 8% không?
Chính sách giảm 2% thuế GTGT kéo dài đến hết 31/12/2026, trừ nhóm loại trừ. Doanh nghiệp cần tra cứu cụ thể loại công việc có thuộc diện được giảm hay không.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ kế toán cho doanh nghiệp xây dựng không?
Có. Chúng tôi theo dõi doanh thu, chi phí theo công trình, lập hoá đơn theo nghiệm thu và kê khai thuế; phí theo bảng giá nhóm sản xuất – xây dựng.
Hoá đơn công trình khớp nghiệm thu, khớp tờ khai
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) là dịch vụ kế toán tại TP.HCM, làm việc từ xa với công trình ở nhiều tỉnh. Nhận tư vấn để được rà soát hồ sơ.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
