Nội dung bài viết
Khách trả lại một lô hàng lỗi, hoặc cuối quý đạt doanh số được hưởng chiết khấu: hai tình huống quen thuộc nhưng xử lý hàng bán bị trả lại thuế GTGT và chiết khấu thương mại sai cách sẽ làm lệch doanh thu, lệch thuế của cả người bán lẫn người mua. ACCA Consulting Vietnam chia thành từng kịch bản, kèm ví dụ minh hoạ và bút toán để kế toán bán hàng áp dụng ngay.
1. Nguyên tắc chung khi doanh thu bị giảm sau bán hàng
Khi hoá đơn đã lập và gửi cho khách, doanh nghiệp không tự ý huỷ hay sửa số liệu. Theo NĐ 123/2020 (sửa đổi bởi NĐ 70/2025), việc giảm số lượng, giá trị hàng bán sau khi đã lập hoá đơn được xử lý bằng hoá đơn điều chỉnh hoặc chứng từ theo hướng dẫn hiện hành, kèm văn bản thoả thuận giữa hai bên.
- Hàng bị trả lại: lý do chất lượng, sai quy cách, giao thừa.
- Chiết khấu thương mại: giảm giá do khách mua với khối lượng lớn theo thoả thuận trong hợp đồng.
- Giảm giá hàng bán: giảm do hàng kém phẩm chất mà khách vẫn nhận.
Mỗi loại có chứng từ gốc khác nhau, nhưng cùng một yêu cầu: hồ sơ phải chứng minh được lý do giảm và hai bên đã đồng ý.
2. Hàng bán bị trả lại thuế GTGT: cách xử lý theo kịch bản
| Kịch bản | Chứng từ chính | Người bán | Người mua |
|---|---|---|---|
| Trả lại toàn bộ lô hàng | Biên bản trả hàng, hoá đơn điều chỉnh giảm theo hướng dẫn hiện hành | Giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra | Giảm thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ |
| Trả lại một phần | Biên bản ghi rõ số lượng, đơn giá phần trả | Giảm tương ứng phần trả | Giảm tương ứng phần trả |
| Phát hiện sai trước khi giao hàng | Xử lý hoá đơn có sai sót theo quy định hoá đơn hiện hành | Điều chỉnh hoặc thay thế hoá đơn | Nhận hoá đơn điều chỉnh/thay thế |
| Khách là cá nhân không lấy hoá đơn | Biên bản, chứng từ hoàn tiền | Lập chứng từ điều chỉnh, lưu bằng chứng hoàn tiền | Không áp dụng |
Về kỳ kê khai, nguyên tắc phổ biến là phần điều chỉnh được kê khai vào kỳ lập hoá đơn điều chỉnh đối với người bán, và kỳ nhận hoá đơn điều chỉnh đối với người mua. Hai bên nên thống nhất ngày lập để tránh lệch kỳ khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu.
Ví dụ minh hoạ và bút toán
Công ty A bán 500 sản phẩm, đơn giá 200.000đ, thuế GTGT 10%. Khách trả lại 50 sản phẩm lỗi. Giá trị trả lại chưa thuế 10.000.000đ, thuế 1.000.000đ, giá vốn 50 sản phẩm 6.500.000đ.
- Người bán: Nợ TK giảm trừ doanh thu (thường là TK 521) 10.000.000; Nợ 3331 1.000.000; Có 131 11.000.000. Nhập lại kho: Nợ 156 6.500.000; Có 632 6.500.000.
- Người mua: Nợ 331 11.000.000; Có 156 10.000.000; Có 133 1.000.000.
- Tên và số hiệu tài khoản cần khớp chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.
Ví dụ minh hoạ, đơn giá 200.000đ, thuế suất giả định 10%.
Xem dạng bảng
| Doanh thu giảm | 10.000.000đ |
| Thuế GTGT đầu ra giảm | 1.000.000đ |
| Giá vốn ghi giảm | 6.500.000đ |
| Lợi nhuận gộp giảm | 3.500.000đ |
3. Chiết khấu thương mại: ghi ngay hay ghi cuối kỳ
Chiết khấu thương mại nên được quy định rõ trong hợp đồng: mức chiết khấu, điều kiện đạt, thời điểm áp dụng. Theo quy định hiện hành, có hai cách thường gặp:
- Chiết khấu ngay trên hoá đơn: giá ghi trên hoá đơn đã trừ chiết khấu, thuế GTGT tính trên giá sau chiết khấu. Đơn giản nhất cho cả hai bên.
- Chiết khấu theo doanh số kỳ: khi khách đạt điều kiện, khoản chiết khấu được ghi giảm trên hoá đơn lần mua sau hoặc lập hoá đơn điều chỉnh theo hướng dẫn hiện hành.
Lưu ý: khoản "thưởng doanh số" trả bằng tiền mà không ghi giảm giá trên hoá đơn có thể bị xem là khoản khác, cách xử lý thuế khác chiết khấu thương mại. Doanh nghiệp nên soạn điều khoản hợp đồng rõ ràng ngay từ đầu.
4. Quy trình lập hoá đơn điều chỉnh
- 1Nhận yêu cầu
Khách gửi văn bản nêu lý do, số lượng, hoá đơn gốc liên quan.
- 2Lập biên bản
Hai bên ký biên bản trả hàng hoặc thoả thuận giảm giá.
- 3Lập hoá đơn điều chỉnh
Ghi rõ điều chỉnh giảm cho hoá đơn số, ngày, ký hiệu nào.
- 4Hạch toán
Ghi giảm doanh thu, thuế, công nợ; nhập lại kho nếu có hàng.
- 5Kê khai và đối chiếu
Kê khai đúng kỳ, gửi khách xác nhận để hai bên khớp số.
Sau mỗi kỳ, hãy đối chiếu tài khoản thuế với tờ khai như hướng dẫn tại đối chiếu tài khoản 133, 3331. Lỗi lệch kỳ thường lộ ra ngay ở bước này.
5. Lỗi thường gặp cần tránh
- Không lập hoá đơn mới với số âm thay cho hoá đơn điều chỉnh.
- Hoá đơn điều chỉnh ghi đủ thông tin hoá đơn gốc.
- Có biên bản trả hàng có chữ ký của hai bên.
- Hàng trả lại đã nhập kho, không chỉ ghi giảm công nợ.
- Người mua đã ghi giảm thuế đầu vào cùng kỳ nhận hoá đơn điều chỉnh.
- Chiết khấu thương mại có điều khoản trong hợp đồng.
Câu hỏi thường gặp
Hàng bị trả lại có cần biên bản không?
Nên có. Biên bản ghi rõ lý do, số lượng, đơn giá, hoá đơn gốc là căn cứ để lập hoá đơn điều chỉnh và giải trình khi cơ quan thuế hỏi.
Điều chỉnh giảm thuế GTGT kê khai vào kỳ nào?
Thường kê khai vào kỳ lập hoá đơn điều chỉnh với người bán và kỳ nhận hoá đơn với người mua. Hai bên nên thống nhất ngày lập để số liệu khớp nhau.
Thưởng doanh số có phải chiết khấu thương mại không?
Không phải lúc nào cũng vậy. Nếu không ghi giảm trên hoá đơn mà trả bằng tiền, cách xử lý thuế có thể khác; cần xem hợp đồng và quy định hiện hành.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ xử lý hoá đơn điều chỉnh không?
Có. Chúng tôi hướng dẫn lập hoá đơn điều chỉnh, hạch toán và kê khai đúng kỳ, đồng thời đối chiếu công nợ với khách hàng khi cần.
Xử lý hàng trả lại gọn, đúng kỳ
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) là dịch vụ kế toán tại TP.HCM hỗ trợ doanh nghiệp thương mại xử lý hoá đơn điều chỉnh và kê khai GTGT. Nhận tư vấn miễn phí.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
