Nội dung bài viết
Chuyển sang công ty mới, kế toán thường bị cuốn ngay vào việc gấp: tờ khai sắp đến hạn, đề nghị thanh toán chờ duyệt. Nếu không dành thời gian hiểu hệ thống từ đầu, những sai sót cũ sẽ trở thành trách nhiệm của bạn. Bài viết đưa ra kế hoạch 30 ngày cho người nhận việc kế toán mới, từ kinh nghiệm tiếp nhận hồ sơ khách hàng của ACCA Consulting Vietnam.
1. Nguyên tắc khi nhận việc kế toán mới
Ba nguyên tắc giúp 30 ngày đầu hiệu quả: hiểu trước khi sửa, ghi lại mọi thứ và tách bạch trách nhiệm theo thời điểm. Số liệu trước ngày bạn nhận việc cần được xác nhận qua biên bản bàn giao; những gì phát hiện bất thường hãy báo bằng văn bản cho quản lý thay vì tự điều chỉnh ngay.
Nếu người cũ còn ở lại bàn giao, hãy tận dụng tối đa. Tham khảo bài bàn giao công việc kế toán để biết người bàn giao nên chuẩn bị gì, từ đó bạn chủ động đề nghị.
2. Kế hoạch 4 tuần
- Tuần 1
Hiểu mô hình kinh doanh, sơ đồ tổ chức, luồng chứng từ; nhận bàn giao tài khoản.
- Tuần 2
Rà số dư đầu kỳ: tiền, ngân hàng, công nợ, kho, tài sản, thuế.
- Tuần 3
Lập lịch nộp tờ khai, nộp thuế 12 tháng tới; làm kỳ khai đầu tiên.
- Tuần 4
Tổng hợp tồn đọng, đề xuất kế hoạch xử lý và cải tiến cho quản lý.
Tuần 1: hiểu doanh nghiệp kiếm tiền thế nào
Hỏi doanh nghiệp bán gì, cho ai, thu tiền ra sao, mua từ ai, chi phí lớn nhất là gì. Đi theo một đơn hàng từ lúc báo giá đến lúc thu tiền để thấy chứng từ phát sinh ở đâu. Hiểu điều này giúp bạn biết số liệu nào quan trọng và điểm nào dễ sai.
Tuần 2: rà số dư đầu kỳ
Đối chiếu số dư tiền với sổ phụ ngân hàng, công nợ với biên bản xác nhận, thuế với số liệu trên cổng thuế. Số dư đầu kỳ sai sẽ kéo theo mọi báo cáo sau đó. Xem thêm bài xử lý số dư đầu kỳ sai.
Tuần 3: nắm lịch nộp
Xác định doanh nghiệp khai GTGT theo tháng hay quý: doanh nghiệp có doanh thu năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống được khai quý, doanh nghiệp mới thành lập khai quý. Khai tháng hạn ngày 20 tháng sau; khai quý hạn ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau. TNCN khấu trừ khai cùng kỳ với GTGT; tạm nộp TNDN theo quý hạn ngày 30 tháng đầu quý sau.
Ví dụ minh hoạ cho một doanh nghiệp thương mại nhỏ giả định.
Xem dạng bảng
| Tiền, ngân hàng | 4 đầu việc |
| Công nợ phải thu | 6 đầu việc |
| Công nợ phải trả | 5 đầu việc |
| Hàng tồn kho | 4 đầu việc |
| Tài sản cố định | 3 đầu việc |
| Thuế, bảo hiểm | 5 đầu việc |
3. Checklist câu hỏi nên hỏi người bàn giao
- Sổ sách đã khoá đến kỳ nào? Có kỳ nào sửa sau khi khoá không?
- Tờ khai nào sắp đến hạn? Có tờ khai nào nộp trễ hoặc đang khai bổ sung?
- Có thông báo, công văn nào từ cơ quan thuế chưa trả lời?
- Khoản công nợ, tạm ứng nào tồn lâu và vì sao?
- Chứng từ gốc lưu ở đâu, theo cách sắp xếp nào?
- Ai duyệt chi, ai giữ chữ ký số, ai quản lý tài khoản ngân hàng?
- Có thoả thuận đặc biệt nào với khách hàng, nhà cung cấp ảnh hưởng hạch toán?
4. Phát hiện và báo cáo tồn đọng
| Vấn đề | Phát hiện khi | Ảnh hưởng | Đề xuất | Người quyết định |
|---|---|---|---|---|
| Tạm ứng nhân viên đã nghỉ chưa hoàn | Rà công nợ tuần 2 | Số dư treo | Liên hệ thu hồi hoặc xử lý theo quy chế | Giám đốc |
| Hoá đơn đầu vào chưa ghi sổ | Đối chiếu bảng kê | Bỏ sót khấu trừ | Rà kỳ khai, cân nhắc khai bổ sung | Kế toán trưởng |
| Chênh lệch số dư ngân hàng | Đối chiếu sổ phụ | Sai báo cáo | Tìm nguyên nhân, điều chỉnh có chứng từ | Kế toán trưởng |
| Tờ khai kỳ trước nộp trễ | Tra cổng thuế | Có thể bị phạt | Kiểm tra thông báo, chuẩn bị giải trình | Giám đốc |
Gửi bảng này cho quản lý vào cuối tuần 4, kèm đề xuất thứ tự xử lý. Cách làm này vừa thể hiện sự chuyên nghiệp, vừa ghi nhận rõ vấn đề phát sinh trước thời điểm bạn tiếp nhận.
5. Sau 30 ngày: từ tiếp nhận sang cải tiến
- 1Chốt danh sách tồn đọng
Thống nhất với quản lý việc nào xử lý ngay, việc nào để sau.
- 2Viết SOP
Ghi lại các nghiệp vụ lặp lại vừa học được.
- 3Lập lịch năm
Đưa mọi hạn nộp, quyết toán vào lịch có nhắc.
- 4Đề xuất cải tiến
Chọn một điểm nghẽn để cải thiện trong quý tới.
Với doanh nghiệp, giai đoạn đổi kế toán là thời điểm tốt để rà soát toàn diện. Nếu tồn đọng nhiều, có thể kết hợp dịch vụ kế toán bên ngoài hỗ trợ rà soát trong khi người mới làm quen công việc.
Câu hỏi thường gặp
Phát hiện sai sót của người cũ thì nên làm gì?
Ghi lại, báo quản lý bằng văn bản kèm đề xuất xử lý. Không tự điều chỉnh khi chưa được thống nhất, đặc biệt với số liệu đã nộp tờ khai.
Chưa kịp hiểu hệ thống mà tờ khai sắp đến hạn thì sao?
Ưu tiên nộp đúng hạn với số liệu đã đối chiếu tối thiểu, ghi chú phần cần kiểm tra lại. Nếu phát hiện sai sau đó, có thể khai bổ sung theo quy định hiện hành.
Có nên yêu cầu biên bản bàn giao dù người cũ đã nghỉ?
Có. Nếu người cũ không còn, hãy lập biên bản tiếp nhận với đại diện doanh nghiệp, ghi rõ tình trạng sổ sách tại ngày nhận việc.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ kế toán mới rà soát sổ sách khi nhận việc không?
Có. Công ty hỗ trợ doanh nghiệp rà soát sổ sách, đối chiếu số dư và xác định tồn đọng, giúp kế toán mới bắt đầu trên nền số liệu rõ ràng.
Bắt đầu công việc mới trên nền số liệu rõ ràng
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) hỗ trợ dịch vụ kế toán tại TP.HCM và từ xa toàn quốc. Nhận tư vấn để được rà soát sơ bộ.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
