Nội dung bài viết
Khi tập đoàn yêu cầu so sánh ít nhất vài nhà cung cấp, một yêu cầu chào giá (RFP – Request for Proposal) rõ ràng giúp các báo giá so sánh được với nhau. Thiếu thông tin về khối lượng hay báo cáo tập đoàn, mỗi bên sẽ báo một phạm vi khác nhau và bạn không biết đâu là giá thật. Bài viết đưa ra khung RFP để thuê dịch vụ kế toán công ty FDI, kèm bảng chấm điểm, do ACCA Consulting Vietnam biên soạn từ các yêu cầu thực tế đã nhận.
1. Vì sao nên dùng RFP khi thuê dịch vụ kế toán công ty FDI?
Giá dịch vụ kế toán phụ thuộc chủ yếu vào khối lượng chứng từ, số nhân viên, loại hình và yêu cầu báo cáo. Nếu RFP không nêu các yếu tố này, nhà cung cấp phải đoán. Báo giá thấp có thể chỉ gồm khai thuế, báo giá cao có thể đã gồm báo cáo tập đoàn hằng tháng. RFP tốt giúp bạn:
- So sánh báo giá trên cùng một phạm vi công việc.
- Phát hiện sớm nhà cung cấp không đáp ứng được ngôn ngữ, hệ thống hoặc lịch báo cáo.
- Có sẵn nội dung để đưa vào hợp đồng và phụ lục SLA sau này.
2. Khung RFP 8 mục
| Mục | Thông tin cần cung cấp | Ví dụ cách viết |
|---|---|---|
| 1. Giới thiệu doanh nghiệp | Loại hình, ngành, năm thành lập, công ty mẹ, năm tài chính | Công ty TNHH 100% vốn nước ngoài, sản xuất linh kiện, năm tài chính theo năm dương lịch |
| 2. Phạm vi công việc | Ghi sổ, thuế, lương, BHXH, báo cáo tập đoàn, phối hợp kiểm toán | Liệt kê từng hạng mục, đánh dấu bắt buộc / tuỳ chọn |
| 3. Khối lượng | Số hoá đơn, chứng từ/tháng, số nhân viên, số tài khoản ngân hàng, loại tiền | Khoảng 40 hoá đơn đầu vào, 20 đầu ra, 12 nhân viên, 2 tài khoản VND + USD |
| 4. Báo cáo tập đoàn | Mẫu reporting package, hạn gửi, chuẩn mực | Gửi trước WD5, theo mẫu tập đoàn, kèm mapping tài khoản |
| 5. Ngôn ngữ | Ngôn ngữ báo cáo, giao tiếp, sổ sách | Báo cáo tháng tiếng Anh, sổ sách song ngữ |
| 6. Hệ thống | Phần mềm hiện tại, quyền truy cập, ERP tập đoàn | Doanh nghiệp đang dùng phần mềm kế toán trong nước, tập đoàn dùng ERP riêng |
| 7. SLA và bảo mật | Thời hạn, độ chính xác, phản hồi, xử lý dữ liệu | Phản hồi email trong 1 ngày làm việc, NDA riêng |
| 8. Yêu cầu báo giá | Cách tính phí, phí phát sinh, thời hạn hiệu lực | Phí tháng theo bậc chứng từ, liệt kê phí ngoài phạm vi |
Với mục 7, bạn có thể tham khảo danh sách điều khoản trong bài SLA trong hợp đồng dịch vụ kế toán với công ty FDI.
3. Cách mô tả khối lượng để báo giá sát thực tế
Lấy số liệu trung bình 3–6 tháng gần nhất, không lấy tháng cao điểm hay thấp điểm. Nếu doanh nghiệp mới thành lập, nêu dự kiến kèm mốc thay đổi (ví dụ: bắt đầu sản xuất từ quý 2). Để tham khảo, bảng giá FDI của ACCA (doanh nghiệp dưới 5 nhân viên) được tính theo bậc chứng từ như biểu đồ dưới.
Bảng giá ACCA Consulting Vietnam cho doanh nghiệp dưới 5 nhân viên. Phụ phí nhân viên: 5–15 người +300.000đ; 16–30 người +700.000đ; trên 30 người từ +1.200.000đ.
Xem dạng bảng
| Chưa phát sinh | 640.000đ |
| 1–15 | 1.280.000đ |
| 16–30 | 1.920.000đ |
| 31–50 | 2.880.000đ |
| 51–100 | 4.480.000đ |
| Trên 100 (từ) | 6.400.000đ |
Khi bạn nêu rõ khối lượng, nhà cung cấp có thể báo đúng bậc thay vì cộng biên độ an toàn. Đây cũng là cách để có dịch vụ kế toán giá rẻ, minh bạch từ 399.000đ/tháng đúng nghĩa: rẻ vì đúng phạm vi, không phải vì cắt việc.
4. Bảng chấm điểm so sánh báo giá
Không nên chọn chỉ theo giá. Gợi ý một bộ trọng số dưới đây; tập đoàn có thể điều chỉnh theo ưu tiên của mình.
- Năng lực chuyên môn FDI35%
- Phí dịch vụ25%
- SLA và bảo mật25%
- Ngôn ngữ, hệ thống15%
Ví dụ minh hoạ, không phải tiêu chuẩn bắt buộc.
Xem dạng bảng
| Năng lực chuyên môn FDI | 35% |
| Phí dịch vụ | 25% |
| SLA và bảo mật | 25% |
| Ngôn ngữ, hệ thống | 15% |
Ví dụ minh hoạ. Với trọng số trên, A đạt 7,35 điểm, B đạt 6,5 điểm dù B rẻ hơn.
Xem dạng bảng
| Nhà cung cấp A | Nhà cung cấp B | |
|---|---|---|
| Năng lực chuyên môn FDI | 8 điểm | 6 điểm |
| Phí dịch vụ | 6 điểm | 9 điểm |
| SLA và bảo mật | 8 điểm | 5 điểm |
| Ngôn ngữ, hệ thống | 7 điểm | 6 điểm |
5. Quy trình chạy RFP trong 4 tuần
- 1Tuần 1: Soạn và gửi
Hoàn thiện 8 mục, ký NDA trước khi gửi số liệu chi tiết.
- 2Tuần 2: Hỏi đáp
Gom câu hỏi của các bên, trả lời chung để đảm bảo công bằng.
- 3Tuần 3: Nhận và chấm
Chấm theo bảng điểm, mời 2 bên điểm cao trình bày.
- 4Tuần 4: Đàm phán
Chốt phạm vi, SLA, phí phát sinh, kế hoạch bàn giao.
- Đã nêu số chứng từ, số nhân viên, loại tiền
- Đã đính kèm mẫu báo cáo tập đoàn (đã xoá dữ liệu nhạy cảm)
- Đã nêu hạn báo cáo và ngôn ngữ
- Đã yêu cầu liệt kê phí ngoài phạm vi
- Đã có NDA với các bên nhận RFP
Câu hỏi thường gặp
Có cần gửi báo cáo tài chính cho nhà cung cấp khi chào giá không?
Không bắt buộc. Thông tin khối lượng và phạm vi thường đủ để báo giá. Nếu gửi, hãy ký NDA trước.
Nên mời bao nhiêu nhà cung cấp?
Thường 3 bên là đủ để so sánh mà không tốn quá nhiều thời gian chấm điểm.
Báo giá thấp hơn hẳn các bên khác có đáng ngại không?
Cần kiểm tra lại phạm vi: có gồm báo cáo tập đoàn, quyết toán, phối hợp kiểm toán không, và phí phát sinh tính thế nào.
RFP có cần viết bằng tiếng Việt?
Không bắt buộc. Nhiều doanh nghiệp FDI gửi RFP tiếng Anh; nên kiểm tra khả năng trả lời tiếng Anh của nhà cung cấp ngay từ bước này.
Nhận báo giá theo RFP của bạn
Gửi RFP cho ACCA Consulting Vietnam để nhận báo giá chi tiết theo bậc chứng từ. Dịch vụ kế toán tại TP.HCM cho doanh nghiệp FDI.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
