Nội dung bài viết
Nhận hoá đơn từ một nhà cung cấp đã ngừng hoạt động hoặc bỏ địa chỉ kinh doanh có thể khiến doanh nghiệp bị loại chi phí và thuế GTGT đầu vào khi kiểm tra. Tra cứu mã số thuế nhà cung cấp và vài nguồn công khai khác chỉ mất khoảng 15 phút cho mỗi đối tác mới, rẻ hơn rất nhiều so với hậu quả. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam đưa ra quy trình thẩm định nhà cung cấp mới và mẫu phiếu thẩm định để lưu hồ sơ.
1. Vì sao phải thẩm định nhà cung cấp trước khi nhận hoá đơn
Hoá đơn hợp lệ về hình thức chưa đủ để chi phí được trừ. Khi kiểm tra, cơ quan thuế có thể xem xét cả tình trạng hoạt động của người bán và tính có thật của giao dịch. Nếu người bán không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, hoặc đã ngừng hoạt động trước ngày lập hoá đơn, doanh nghiệp mua hàng sẽ mất nhiều công giải trình.
Thẩm định không có nghĩa nghi ngờ đối tác. Đó là thói quen kiểm soát nội bộ, giúp bộ phận mua hàng và kế toán có bằng chứng đã làm đủ bước cần thiết.
2. Các nguồn tra cứu mã số thuế nhà cung cấp công khai
| Nguồn | Cách dùng | Thông tin cần xem |
|---|---|---|
| Trang tra cứu thông tin người nộp thuế của Tổng cục Thuế (tracuunnt.gdt.gov.vn) | Nhập MST người bán | Tên, địa chỉ, cơ quan thuế quản lý, trạng thái hoạt động |
| Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) | Tìm theo MST hoặc tên | Ngày thành lập, người đại diện, ngành nghề, tình trạng pháp lý |
| Cổng hoá đơn điện tử (tra cứu hoá đơn đơn lẻ) | Nhập thông tin hoá đơn mẫu đầu tiên | Hoá đơn có tồn tại, trạng thái, kết quả kiểm tra |
| Thông báo công khai của cơ quan thuế (nếu có) | Đọc trên trang của cơ quan thuế địa phương | Danh sách doanh nghiệp bỏ địa chỉ, rủi ro cao được công bố |
| Tìm kiếm thông thường | Tên công ty, số điện thoại, địa chỉ | Website, bản đồ, đánh giá, thông tin bất thường |
Giao diện và tên trường thông tin trên các cổng có thể thay đổi. Hãy chụp màn hình kết quả tra cứu kèm ngày giờ để lưu hồ sơ.
Các trạng thái MST cần chú ý
- Đang hoạt động: điều kiện tối thiểu để tiếp tục giao dịch.
- Tạm ngừng kinh doanh: hỏi rõ vì sao vẫn xuất hoá đơn trong thời gian tạm ngừng.
- Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký: rủi ro cao, nên dừng giao dịch đến khi làm rõ.
- Ngừng hoạt động/chấm dứt hiệu lực MST: không nhận hoá đơn lập sau thời điểm ngừng.
- Tên trạng thái trên cổng có thể diễn đạt khác; khi không chắc, hãy hỏi cơ quan thuế hoặc kế toán phụ trách.
3. Quy trình thẩm định nhà cung cấp mới
- 1Thu thập
Đề nghị nhà cung cấp gửi MST, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thông tin tài khoản ngân hàng đứng tên công ty.
- 2Tra cứu MST
Kiểm tra trạng thái, địa chỉ, cơ quan thuế quản lý; chụp màn hình lưu lại.
- 3Đối chiếu đăng ký
So ngành nghề đăng ký với hàng hoá, dịch vụ sẽ mua; xem ngày thành lập.
- 4Kiểm tra tài khoản
Tên chủ tài khoản ngân hàng phải trùng tên công ty trên hoá đơn.
- 5Chấm điểm rủi ro
Điền phiếu thẩm định, người duyệt ký xác nhận.
- 6Theo dõi định kỳ
Tra lại trạng thái MST trước các khoản thanh toán lớn hoặc mỗi quý.
4. Mẫu phiếu thẩm định nhà cung cấp
| Hạng mục | Kết quả | Điểm rủi ro (0–3) |
|---|---|---|
| Trạng thái MST | Đang hoạt động / khác: … | 0 nếu đang hoạt động |
| Ngày thành lập | … | Thành lập rất gần ngày giao dịch lớn: cộng điểm |
| Ngành nghề đăng ký phù hợp hàng hoá/dịch vụ | Có / Không | Không phù hợp: 3 |
| Tài khoản ngân hàng đúng tên công ty | Có / Không | Không: 3 |
| Địa chỉ thực tế xác minh được | Có / Không rõ | Không rõ: 2 |
| Có trong thông báo công khai về rủi ro | Không / Có | Có: 3 |
| Kết luận | Chấp nhận / Chấp nhận có điều kiện / Từ chối | Người duyệt ký |
Ví dụ minh hoạ: doanh nghiệp giả định; ngưỡng gợi ý 0–2 chấp nhận, 3–5 cần bổ sung hồ sơ, từ 6 trở lên dừng giao dịch.
Xem dạng bảng
| NCC A – vật tư văn phòng | 0 điểm |
| NCC B – vận chuyển | 2 điểm |
| NCC C – tư vấn mới thành lập | 5 điểm |
| NCC D – tài khoản khác tên | 8 điểm |
5. Dùng AI hỗ trợ thẩm định đúng cách
Trợ lý AI không thay được việc tra cứu trên cổng chính thức, vì AI có thể trả lời sai về tình trạng một doanh nghiệp cụ thể. Hãy dùng AI cho phần soạn thảo và chuẩn hoá quy trình:
| Mục đích | Câu lệnh mẫu |
|---|---|
| Soạn quy chế | “Soạn quy trình 1 trang thẩm định nhà cung cấp mới cho doanh nghiệp thương mại 20 nhân viên, có bước duyệt của giám đốc.” |
| Email xin hồ sơ | “Viết email lịch sự đề nghị nhà cung cấp gửi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và xác nhận tài khoản ngân hàng đứng tên công ty.” |
| Biểu mẫu | “Tạo bảng Excel phiếu thẩm định nhà cung cấp có cột điểm rủi ro và công thức tự kết luận theo ngưỡng 0–2, 3–5, từ 6.” |
Không đưa danh sách nhà cung cấp kèm giá trị giao dịch, số tài khoản lên công cụ AI công cộng. Xem thêm lừa đảo đổi số tài khoản nhà cung cấp.
- Ảnh chụp kết quả tra cứu MST có ngày giờ
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Phiếu thẩm định có chữ ký người duyệt
- Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, biên bản giao nhận
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, hồ sơ thẩm định đơn giản như trên thường đủ giúp doanh nghiệp giải trình mạch lạc khi được hỏi về một nhà cung cấp. Kết hợp với tra cứu hoá đơn điện tử để kiểm tra cả trạng thái hoá đơn.
Câu hỏi thường gặp
Nhà cung cấp mới thành lập có nên giao dịch không?
Có thể, nhiều doanh nghiệp mới hoạt động bình thường. Hãy bổ sung bước xác minh: địa chỉ thực tế, hồ sơ năng lực, giao dịch thử giá trị nhỏ và thanh toán qua tài khoản đúng tên công ty.
Đã nhận hoá đơn từ nhà cung cấp sau đó bỏ địa chỉ thì làm gì?
Rà lại toàn bộ hồ sơ giao dịch: hợp đồng, giao nhận, thanh toán ngân hàng. Liên hệ kế toán hoặc đơn vị tư vấn để đánh giá cách xử lý theo trường hợp cụ thể trước khi cơ quan thuế yêu cầu.
Bao lâu nên tra lại trạng thái MST một lần?
Gợi ý: trước mỗi khoản thanh toán lớn và định kỳ mỗi quý với nhà cung cấp thường xuyên. Việc này nhanh nếu bạn có danh sách MST sẵn.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ kiểm tra nhà cung cấp và hoá đơn đầu vào không?
Có. Trong dịch vụ kế toán trọn gói hoặc gói rà soát, ACCA tra cứu trạng thái MST, kiểm tra hoá đơn đầu vào và cảnh báo nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro để doanh nghiệp quyết định.
Hoá đơn đầu vào an toàn từ khâu chọn nhà cung cấp
ACCA Consulting VN giúp doanh nghiệp dựng quy trình thẩm định nhà cung cấp và kiểm tra hoá đơn đầu vào trong dịch vụ kế toán hằng tháng.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
