Nội dung bài viết
Chứng từ đến muộn, thiếu hoá đơn, sao kê gửi ảnh chụp mờ: đây là nguyên nhân phổ biến khiến tờ khai thuế phải làm gấp sát hạn. Bài viết hướng dẫn quy trình gửi chứng từ cho dịch vụ kế toán qua nền tảng số hằng tháng: chọn kênh, đặt hạn chót, danh mục chứng từ theo loại giao dịch và cách xác nhận đã nhận. Mẫu lịch phối hợp dưới đây được ACCA Consulting Vietnam áp dụng với khách hàng dùng dịch vụ kế toán trọn gói.
1. Chọn kênh gửi chứng từ cho dịch vụ kế toán
Kênh tốt là kênh lưu lại được, tìm lại được và phân quyền được. Ứng dụng nhắn tin tiện cho trao đổi nhanh nhưng không phải nơi lưu chứng từ: file dễ hết hạn tải, bị nén chất lượng và lẫn với tin nhắn khác.
| Kênh | Ưu điểm | Hạn chế | Phù hợp |
|---|---|---|---|
| Thư mục lưu trữ đám mây chia sẻ | Có cấu trúc theo tháng, phân quyền, giữ file gốc | Cần quy tắc đặt tên | Phần lớn doanh nghiệp |
| Email riêng cho chứng từ | Dễ chuyển tiếp hoá đơn từ nhà cung cấp | Khó theo dõi đã đủ chưa | Nhận hoá đơn đầu vào |
| Cổng/phần mềm do đơn vị dịch vụ cung cấp | Có trạng thái đã nhận, đã xử lý | Phải làm quen giao diện | Doanh nghiệp nhiều chứng từ |
| Ứng dụng nhắn tin | Nhanh, quen thuộc | File nén, dễ thất lạc, khó phân quyền | Chỉ để hỏi đáp, nhắc việc |
Cách phối hợp hiệu quả: hoá đơn đầu vào chuyển tiếp về một email riêng, mọi chứng từ khác đặt vào thư mục chia sẻ theo năm/tháng, còn nhắn tin chỉ để báo “đã gửi đủ” và hỏi nhanh. Bạn có thể đọc thêm về rủi ro khi gửi chứng từ qua Zalo.
2. Danh mục chứng từ theo loại giao dịch
Kế toán cần nhiều hơn tờ hoá đơn. Mỗi loại giao dịch có bộ hồ sơ riêng để chứng minh chi phí hợp lý và đúng quy định.
| Loại giao dịch | Chứng từ cần gửi | Lưu ý |
|---|---|---|
| Bán hàng, dịch vụ | Hoá đơn đầu ra (đã có trên hệ thống), hợp đồng mới, biên bản nghiệm thu | Báo kế toán khi có hoá đơn điều chỉnh, thay thế |
| Mua hàng, dịch vụ | Hoá đơn đầu vào PDF + XML, hợp đồng, phiếu nhập kho | Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên cần thanh toán không dùng tiền mặt |
| Ngân hàng | Sao kê tháng dạng file (Excel/PDF) của mọi tài khoản | Không gửi ảnh chụp màn hình |
| Lương, nhân sự | Bảng chấm công, bảng lương, hợp đồng lao động mới, quyết định nghỉ việc | Có thông tin cá nhân: gửi qua kênh có phân quyền |
| Tài sản, công cụ | Hoá đơn mua, biên bản bàn giao | Ghi rõ bộ phận sử dụng |
| Chi phí không có hoá đơn | Chứng từ thay thế theo quy định, giải trình mục đích | Hỏi kế toán trước khi chi |
3. Lịch phối hợp hằng tháng mẫu
- Trong tháng
Doanh nghiệp đặt chứng từ vào thư mục tháng ngay khi phát sinh
- Ngày 3 tháng sau
Hạn chót gửi đủ chứng từ, sao kê tháng trước
- Ngày 4–7
Kế toán kiểm tra, gửi danh sách thiếu hoặc cần giải trình
- Ngày 8–12
Doanh nghiệp bổ sung; kế toán ghi sổ, lập tờ khai
- Trước hạn nộp 3–5 ngày
Gửi tờ khai, báo cáo để doanh nghiệp xem và duyệt
Với doanh nghiệp khai GTGT theo tháng, hạn nộp tờ khai là ngày 20 tháng sau; khai theo quý là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau. Đặt hạn chót gửi chứng từ sớm (ngày 3) tạo khoảng đệm để xử lý thiếu sót mà không phải chạy sát hạn.
4. Xác nhận đã nhận và theo dõi chứng từ thiếu
Nhiều tranh cãi giữa doanh nghiệp và đơn vị dịch vụ bắt nguồn từ câu “tôi gửi rồi mà”. Một bảng theo dõi đơn giản giải quyết việc này.
- 1Doanh nghiệp báo đã gửi
Nhắn một tin: “Đã gửi đủ chứng từ tháng 10”, kèm số lượng file.
- 2Kế toán đối chiếu
So số hoá đơn đầu vào trên hệ thống cơ quan thuế với file đã nhận.
- 3Gửi danh sách thiếu
Liệt kê cụ thể: số hoá đơn, nhà cung cấp, khoản chi cần giải trình.
- 4Đóng kỳ
Khi đủ, kế toán xác nhận “đã nhận đủ” và ghi ngày vào bảng theo dõi.
Ví dụ minh hoạ giả định cho doanh nghiệp khoảng 40 chứng từ/tháng, không phải số liệu khảo sát.
Xem dạng bảng
| Tháng 1 | 14 chứng từ |
| Tháng 2 | 9 chứng từ |
| Tháng 3 | 5 chứng từ |
| Tháng 4 | 3 chứng từ |
| Tháng 5 | 2 chứng từ |
5. Bảo mật khi gửi chứng từ qua nền tảng số
- Thư mục chia sẻ chỉ cấp quyền cho người cần, không dùng liên kết “ai có link cũng xem được”
- Bật xác thực 2 lớp cho tài khoản lưu trữ và email
- Bảng lương, hồ sơ nhân sự đặt trong thư mục riêng, quyền hạn chế
- Không gửi mật khẩu cổng thuế, ngân hàng qua tin nhắn
- Thu hồi quyền truy cập khi đổi người phụ trách
- Không đưa chứng từ, sao kê lên công cụ AI công cộng để “đọc hộ”
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, chỉ cần thống nhất kênh, hạn chót và bảng xác nhận, số lần hỏi lại giữa hai bên giảm rõ sau 2–3 tháng. Nếu đang tìm đơn vị phù hợp, hãy xem tiêu chí chọn dịch vụ kế toán TP.HCM.
Câu hỏi thường gặp
Có cần gửi bản giấy cho dịch vụ kế toán không?
Với hoá đơn điện tử, file PDF và XML là đủ để ghi sổ. Chứng từ giấy (hợp đồng ký tay, biên bản) doanh nghiệp tự lưu bản gốc và gửi bản scan rõ nét.
Gửi chứng từ trễ hạn thì sao?
Kế toán vẫn xử lý nhưng thời gian kiểm tra bị rút ngắn, dễ sót lỗi. Nếu trễ quá hạn nộp tờ khai, doanh nghiệp có thể bị phạt chậm nộp theo NĐ 125/2020 và các văn bản sửa đổi, bổ sung.
Làm sao biết đã gửi đủ hoá đơn đầu vào?
Kế toán đối chiếu danh sách hoá đơn trên hệ thống hoá đơn điện tử của cơ quan thuế với file doanh nghiệp đã gửi, sau đó gửi danh sách còn thiếu.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ thiết lập thư mục, quy trình gửi chứng từ không?
Có. Khi bắt đầu dịch vụ, ACCA gửi danh mục chứng từ theo loại giao dịch, đề xuất cấu trúc thư mục và lịch phối hợp hằng tháng.
Gửi chứng từ gọn, tờ khai đúng hạn
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) thiết lập cùng bạn kênh nhận chứng từ và lịch phối hợp hằng tháng. Nhận tư vấn ngay.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
