Lưu chứng từ trên Google Drive, OneDrive: phân quyền, chống mất

Nhiều phòng kế toán đã chuyển hoá đơn, hợp đồng, sao kê lên Google Drive hoặc OneDrive. Nhưng nếu tất cả nằm trong ổ cá nhân của một kế toán viên, ngày người đó nghỉ việc cũng là ngày doanh nghiệp có nguy cơ mất kho chứng từ. Bài này hướng dẫn cấu hình lưu trữ chứng từ đám mây theo hướng an toàn: ổ dùng chung, phân quyền theo thư mục, chống xoá nhầm và quy trình thu hồi quyền. Đây là cách ACCA Consulting Vietnam khuyên khách hàng thiết lập trước khi số hoá chứng từ.

1. Lưu trữ chứng từ đám mây: ổ cá nhân hay ổ dùng chung?

Sai lầm phổ biến nhất là để kế toán tạo thư mục “Chứng từ 2026” ngay trong Drive cá nhân rồi chia sẻ cho giám đốc. Về mặt kỹ thuật, chủ sở hữu file là cá nhân đó, không phải doanh nghiệp. Khi tài khoản bị xoá hoặc người đó rời công ty, việc chuyển quyền sở hữu thường rắc rối, có khi mất hẳn.

Cả Google Workspace và Microsoft 365 đều có dạng lưu trữ thuộc về tổ chức: ổ dùng chung (Shared drives) bên Google, thư viện tài liệu SharePoint/Teams bên Microsoft. File tạo trong đó thuộc về tổ chức; thành viên đến rồi đi, dữ liệu vẫn ở lại. Đây là nền móng, mọi cấu hình khác xây lên trên.

2. Cấu trúc thư mục và ma trận phân quyền

Nguyên tắc: tách ổ theo mức độ nhạy cảm, không tách theo người. Một doanh nghiệp nhỏ thường chỉ cần 3–4 ổ. Hồ sơ lương, hợp đồng lao động nên nằm ở ổ riêng vì chứa dữ liệu cá nhân của người lao động. Quy tắc đặt tên file nên thống nhất trước, xem thêm quy tắc đặt tên file, thư mục chứng từ.

• Chỉ 1–2 người có quyền quản lý (xoá, đổi thành viên). Kế toán viên làm việc hằng ngày không cần quyền xoá.
• Nhân viên kinh doanh nộp chứng từ vào một thư mục “hộp thư đến”, không nhìn thấy kho chứng từ chính.
• Ưu tiên phân quyền cho nhóm (ví dụ nhóm ke-toan@) thay vì từng email, để khi đổi người chỉ cần sửa thành viên nhóm.

3. Chống xoá nhầm và mất dữ liệu

Đám mây không tự động đồng nghĩa với an toàn. Một lệnh xoá nhầm trên máy tính đồng bộ có thể lan lên đám mây trong vài giây; một máy nhiễm mã độc tống tiền có thể đồng bộ file đã bị mã hoá. Bạn cần nhiều lớp bảo vệ:

Lớp thứ tư quan trọng nhất khi gặp sự cố lớn. Đồng bộ không phải là sao lưu: đồng bộ sao chép cả lỗi. Cách làm cụ thể có trong bài sao lưu dữ liệu kế toán theo quy tắc 3-2-1.

4. Thu hồi quyền khi nhân sự nghỉ việc

Thời điểm rủi ro nhất là tuần cuối của một kế toán sắp nghỉ. Hãy làm thành quy trình có người chịu trách nhiệm, không để “nhớ thì làm”. Bàn giao tài khoản thuế điện tử, ngân hàng nên làm cùng lúc, xem bàn giao tài khoản eTax, ngân hàng khi kế toán nghỉ.

1. Trước ngày nghỉ: rà soát xem người đó còn sở hữu file nào ngoài ổ dùng chung; chuyển vào ổ dùng chung.
2. Ngày nghỉ: gỡ khỏi nhóm kế toán, tạm khoá tài khoản thay vì xoá ngay.
3. Kiểm tra các liên kết chia sẻ “bất kỳ ai có đường liên kết” do người đó tạo; tắt các liên kết không còn cần.
4. Đăng xuất tài khoản trên điện thoại, máy tính cá nhân nếu doanh nghiệp có công cụ quản lý thiết bị.
5. Ghi biên bản bàn giao có danh sách thư mục, người nhận.

5. Checklist cấu hình và lưu ý pháp lý

Theo Luật Kế toán 2015, chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ tối thiểu 10 năm. Vì vậy hãy tính dung lượng và chi phí gói lưu trữ cho cả chục năm, không chỉ năm nay. Với chứng từ gốc là bản điện tử (hoá đơn điện tử, file XML), nên giữ nguyên định dạng gốc; chi tiết ở bài lưu trữ chứng từ điện tử đúng cách.

Câu hỏi thường gặp