Nội dung bài viết
Nhiều doanh nghiệp FDI bán hàng, mua nguyên liệu và báo cáo về công ty mẹ đều bằng USD, nên muốn dùng đồng tiền ghi sổ kế toán ngoại tệ thay cho VND. Pháp luật kế toán Việt Nam cho phép điều này khi đáp ứng điều kiện, nhưng kéo theo một số nghĩa vụ riêng. Bài viết dưới đây, do đội ngũ dịch vụ kế toán của ACCA Consulting Vietnam tổng hợp, giúp bạn tự đánh giá có nên chuyển hay không.
1. Đồng tiền ghi sổ kế toán ngoại tệ là gì?
Đồng tiền ghi sổ (đơn vị tiền tệ trong kế toán) là đồng tiền dùng để ghi nhận mọi nghiệp vụ trên sổ sách và lập báo cáo tài chính. Mặc định là Đồng Việt Nam (VND). Doanh nghiệp chỉ được dùng ngoại tệ, ví dụ USD, khi ngoại tệ đó là đồng tiền chủ yếu trong hoạt động kinh doanh của mình.
Cần phân biệt hai khái niệm hay bị lẫn: đồng tiền ghi sổ (dùng để hạch toán hằng ngày) và đồng tiền trình bày báo cáo (dùng khi nộp báo cáo cho cơ quan nhà nước). Kể cả khi ghi sổ bằng USD, báo cáo tài chính nộp tại Việt Nam vẫn phải quy đổi sang VND theo quy định hiện hành.
2. Điều kiện để chọn USD làm đồng tiền ghi sổ
Quy định hiện hành không cho chọn ngoại tệ theo sở thích. Doanh nghiệp phải chứng minh USD là đồng tiền chi phối dòng tiền và giá cả. Có thể tự đánh giá theo các câu hỏi trong bảng dưới. Nếu đa số câu trả lời là “có”, USD có khả năng là đồng tiền chủ yếu.
| Tiêu chí | Câu hỏi kiểm tra | Bằng chứng nên lưu |
|---|---|---|
| Bán hàng | Giá bán phần lớn được niêm yết và thanh toán bằng USD? | Hợp đồng bán, hoá đơn, sao kê thu tiền |
| Mua hàng, chi phí | Nguyên vật liệu, dịch vụ chính được định giá và trả bằng USD? | Hợp đồng mua, tờ khai hải quan, chứng từ thanh toán |
| Ảnh hưởng giá | Giá bán chịu tác động chủ yếu bởi thị trường quốc tế tính bằng USD? | Bảng giá, chính sách giá của tập đoàn |
| Huy động vốn | Vốn góp, khoản vay chủ yếu bằng USD? | Hồ sơ góp vốn qua tài khoản DICA, hợp đồng vay |
| Giữ lại thu nhập | Tiền thu được thường giữ ở dạng USD? | Số dư tài khoản ngoại tệ các tháng |
Mẹo: lập một bảng tính tỷ trọng doanh thu và chi phí theo loại tiền trong 12 tháng gần nhất, lưu cùng hồ sơ quyết định chọn đồng tiền ghi sổ. Đây là bằng chứng hữu ích khi kiểm toán hoặc cơ quan thuế hỏi.
- USD78%
- VND17%
- EUR5%
Ví dụ minh hoạ một doanh nghiệp gia công xuất khẩu giả định; không phải số liệu thống kê.
Xem dạng bảng
| USD | 78% |
| VND | 17% |
| EUR | 5% |
3. Thủ tục khi chọn hoặc thay đổi đồng tiền ghi sổ
Quyết định chọn USD là quyết định quan trọng, ảnh hưởng toàn bộ hệ thống sổ sách. Trình tự thực tế thường như sau:
- 1Đánh giá
Phân tích tỷ trọng thu chi theo loại tiền, ghi lại kết luận đồng tiền chủ yếu.
- 2Quyết định nội bộ
Người đại diện theo pháp luật hoặc Hội đồng thành viên ký quyết định chọn đồng tiền ghi sổ.
- 3Thông báo cơ quan thuế
Thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo thủ tục và thời hạn quy định hiện hành.
- 4Thiết lập phần mềm
Cấu hình đồng tiền hạch toán, tỷ giá, mẫu báo cáo quy đổi VND.
- 5Chốt số dư chuyển đổi
Quy đổi số dư đầu kỳ sang USD, lưu bảng đối chiếu ký duyệt.
4. Quy đổi báo cáo tài chính sang VND
Doanh nghiệp ghi sổ bằng USD vẫn phải nộp báo cáo tài chính năm (kèm báo cáo kiểm toán, vì FDI bắt buộc kiểm toán độc lập) và tờ khai thuế bằng VND. Tỷ giá dùng để quy đổi từng chỉ tiêu được áp dụng theo chế độ kế toán hiện hành; bạn nên thống nhất trước với đơn vị kiểm toán.
Thực tế, ba điểm hay sai là: dùng một tỷ giá cho mọi chỉ tiêu dù quy định có phân biệt; không thuyết minh tỷ giá đã dùng; và số liệu VND trên tờ khai quyết toán thuế TNDN không khớp với báo cáo tài chính quy đổi. Xem thêm cách xử lý chênh lệch tỷ giá trong doanh nghiệp FDI.
5. So sánh ghi sổ bằng USD và VND
| Khía cạnh | Ghi sổ USD | Ghi sổ VND |
|---|---|---|
| Báo cáo tập đoàn | Gần với số liệu công ty mẹ, ít bước quy đổi | Phải quy đổi sang USD mỗi kỳ báo cáo |
| Chênh lệch tỷ giá | Phát sinh ở giao dịch VND (lương, thuế, chi phí nội địa) | Phát sinh ở giao dịch USD (bán, mua, vay) |
| Tờ khai thuế | Phải quy đổi sang VND, cần đối chiếu kỹ | Lấy trực tiếp từ sổ |
| Phần mềm | Cần phần mềm hỗ trợ đa tiền tệ và báo cáo quy đổi | Hầu hết phần mềm đáp ứng |
| Nhân sự | Kế toán cần quen nghiệp vụ quy đổi | Phổ biến, dễ tuyển |
Ví dụ minh hoạ doanh nghiệp giả định 80% giao dịch bằng USD; số bút toán chỉ để so sánh xu hướng.
Xem dạng bảng
| Ghi sổ USD | Ghi sổ VND | |
|---|---|---|
| Bán hàng xuất khẩu | 0 bút toán | 40 bút toán |
| Mua nguyên liệu nhập khẩu | 0 bút toán | 25 bút toán |
| Lương, BHXH | 12 bút toán | 0 bút toán |
| Nộp thuế, phí nội địa | 8 bút toán | 0 bút toán |
| Chi phí dịch vụ trong nước | 15 bút toán | 0 bút toán |
Ví dụ trên cho thấy: khi phần lớn giao dịch bằng USD, ghi sổ USD giúp giảm số bút toán chênh lệch tỷ giá. Ngược lại, nếu doanh nghiệp chủ yếu bán trong nước, ghi sổ VND đơn giản hơn nhiều.
6. Checklist vận hành hằng tháng
- Cập nhật tỷ giá áp dụng cho từng loại giao dịch VND
- Đối chiếu doanh thu, thuế GTGT trên tờ khai (VND) với sổ (USD)
- Kiểm tra hoá đơn điện tử xuất ra có ghi đúng loại tiền và tỷ giá
- Theo dõi riêng chênh lệch tỷ giá phát sinh từ lương và nghĩa vụ thuế
- Lưu bảng quy đổi có chữ ký người lập và người duyệt
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập có được ghi sổ bằng USD ngay không?
Có thể, nếu đánh giá được USD là đồng tiền chủ yếu trong hoạt động dự kiến. Bạn nên lưu phân tích dự kiến dòng tiền và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo quy định hiện hành ngay từ đầu.
Tờ khai thuế GTGT có được lập bằng USD không?
Không. Tờ khai thuế và số thuế phải nộp được xác định bằng VND, nên doanh nghiệp ghi sổ USD cần quy đổi và đối chiếu mỗi kỳ.
Ghi sổ USD có giúp tránh chênh lệch tỷ giá không?
Không hoàn toàn. Chênh lệch tỷ giá chuyển sang các giao dịch bằng VND như lương, BHXH, thuế, chi phí trong nước.
Kiểm toán có xem xét việc chọn đồng tiền ghi sổ không?
Có. Kiểm toán viên thường xem bằng chứng doanh nghiệp dùng để kết luận đồng tiền chủ yếu, nên hồ sơ đánh giá cần được lưu đầy đủ.
Cần đánh giá đồng tiền ghi sổ cho doanh nghiệp FDI?
ACCA Consulting Vietnam rà soát cơ cấu giao dịch và đề xuất phương án ghi sổ phù hợp. Đội ngũ dịch vụ kế toán tại TP.HCM hỗ trợ từ khâu thiết lập đến đối chiếu hằng tháng.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
