Nội dung bài viết
Ở công ty một người, bạn thường là chủ sở hữu kiêm giám đốc và cũng là người đại diện theo pháp luật. Một người, ba chiếc mũ. Nếu không tách bạch, bạn sẽ gặp khó khi ngân hàng hỏi quyết định, khi uỷ quyền cho người khác ký, hoặc khi cơ quan thuế xem xét khoản tiền bạn rút ra. ACCA Consulting Vietnam giải thích từng vai trò và bộ giấy tờ tối thiểu nên có.
1. Ba vai trò của chủ sở hữu kiêm giám đốc
| Vai trò | Quyết định điều gì | Ký với tư cách |
|---|---|---|
| Chủ sở hữu | Việc lớn: điều lệ, vốn điều lệ, bổ nhiệm giám đốc, phân chia lợi nhuận, giải thể | “Chủ sở hữu công ty” |
| Giám đốc | Điều hành hằng ngày: ký hợp đồng, tuyển người, chi tiêu, tổ chức kế toán | “Giám đốc” |
| Người đại diện theo pháp luật | Đại diện công ty trước cơ quan nhà nước, toà án, ngân hàng | “Người đại diện theo pháp luật” |
Khi một người giữ cả ba vai trò, việc ra quyết định rất nhanh. Nhưng mỗi quyết định vẫn cần đi đúng “kênh”. Ví dụ: tăng vốn điều lệ là quyết định của chủ sở hữu; trả lương cho giám đốc là việc cần quyết định của chủ sở hữu hoặc hợp đồng lao động/hợp đồng quản lý tuỳ cách tổ chức; ký hợp đồng với khách là việc của giám đốc trong phạm vi điều lệ.
2. Sơ đồ thẩm quyền mẫu
- 1Chủ sở hữu
Ban hành điều lệ, quyết định bổ nhiệm giám đốc, mức thù lao, phân chia lợi nhuận.
- 2Giám đốc
Ký hợp đồng, phê duyệt chi phí, ký chứng từ kế toán trong hạn mức điều lệ cho phép.
- 3Người được uỷ quyền
Ký thay một số việc cụ thể theo giấy uỷ quyền có thời hạn và phạm vi rõ ràng.
- 4Kế toán (nội bộ hoặc thuê ngoài)
Lập chứng từ, ghi sổ, khai thuế dựa trên quyết định và chứng từ đã được ký.
3. Giấy tờ tối thiểu chủ sở hữu kiêm giám đốc nên có
- Điều lệ công ty (bản đã nộp khi đăng ký) và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Quyết định của chủ sở hữu bổ nhiệm giám đốc (dù là chính mình).
- Quyết định về thù lao/lương của giám đốc, hoặc hợp đồng phù hợp.
- Quyết định góp vốn, tăng vốn, phân chia lợi nhuận khi phát sinh.
- Giấy uỷ quyền cho người khác ký thay (nếu có), ghi rõ phạm vi và thời hạn.
- Quy chế chi tiêu đơn giản: ai duyệt, hạn mức, chứng từ cần có.
- Sổ theo dõi chữ ký số, con dấu (nếu có) và người giữ.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, quyết định về lương hoặc thù lao của chủ kiêm giám đốc là giấy tờ hay bị thiếu nhất. Khi không có, khoản tiền chủ nhận hằng tháng dễ bị xem như rút tiền không có căn cứ, khó đưa vào chi phí và có thể phát sinh câu hỏi về thuế TNCN. Đọc thêm chủ doanh nghiệp trả lương cho chính mình.
4. Trách nhiệm đi kèm từng vai trò
Là chủ sở hữu, bạn chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn điều lệ và phải góp vốn đúng cam kết. Là giám đốc và người đại diện, bạn chịu trách nhiệm về việc điều hành, ký kết và tuân thủ nghĩa vụ khai báo: nộp tờ khai GTGT, tạm nộp TNDN theo quý, quyết toán TNDN và báo cáo tài chính năm (hạn 31/3 với năm dương lịch).
*Đã nộp đủ thuế và tiền chậm nộp trước khi cơ quan thuế lập biên bản.NĐ 125/2020 và các văn bản sửa đổi, bổ sung; khung lần lượt 2–5, 5–8, 8–15, 15–25 triệu đồng. Cá nhân bằng 1/2 mức tổ chức.
Xem dạng bảng
| Quá hạn 1–30 ngày | 5 triệu đ |
| 31–60 ngày | 8 triệu đ |
| 61–90 ngày | 15 triệu đ |
| Trên 90 ngày, có thuế phải nộp* | 25 triệu đ |
Ở công ty một người, không có ai khác “gánh” những trách nhiệm này. Vì vậy, hệ thống nhắc hạn và người làm kế toán đáng tin cậy là điều kiện cần.
5. Khi nào nên uỷ quyền và uỷ quyền thế nào?
- Đi công tác dài ngày: uỷ quyền ký một số hợp đồng, chứng từ thanh toán có hạn mức.
- Làm việc với cơ quan nhà nước: uỷ quyền nộp, nhận hồ sơ theo từng việc cụ thể.
- Giao dịch ngân hàng: đăng ký người được uỷ quyền theo mẫu của ngân hàng.
- Nguyên tắc: uỷ quyền theo việc, có thời hạn, không uỷ quyền toàn bộ quyền của chủ sở hữu.
| Loại giao dịch | Giám đốc tự ký | Trợ lý ký theo uỷ quyền |
|---|---|---|
| Hợp đồng với khách | Mọi giá trị | Không |
| Chi phí văn phòng phẩm, phần mềm nhỏ | Có | Dưới 5 triệu đồng/lần (ví dụ) |
| Nộp, nhận hồ sơ hành chính | Có | Có, theo giấy uỷ quyền từng việc |
| Chuyển tiền cho chính chủ sở hữu | Có, kèm quyết định | Không |
Câu hỏi thường gặp
Chủ sở hữu có bắt buộc làm giám đốc không?
Không bắt buộc. Chủ sở hữu có thể thuê người khác làm giám đốc. Ở công ty một người, việc kiêm nhiệm là phổ biến vì gọn và tiết kiệm.
Tự ký quyết định bổ nhiệm chính mình có hợp lệ không?
Có. Bạn ký với tư cách chủ sở hữu để bổ nhiệm bạn làm giám đốc. Quan trọng là ghi rõ tư cách ký trên văn bản.
Chủ kiêm giám đốc nhận lương có phải đóng bảo hiểm không?
Tuỳ hình thức và quy định hiện hành về đối tượng tham gia bảo hiểm. Nếu thuộc diện bắt buộc, doanh nghiệp đóng 21,5% và người lao động đóng 10,5% trên tiền lương đóng bảo hiểm; nên hỏi đơn vị tư vấn.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ soạn quyết định, giấy uỷ quyền nội bộ không?
Có. ACCA hỗ trợ bộ mẫu văn bản nội bộ phù hợp công ty một người và hạch toán các khoản lương, chia lợi nhuận đúng chứng từ trong dịch vụ kế toán.
Ba vai trò, một bộ hồ sơ gọn
Nhờ ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) rà bộ giấy tờ nội bộ của bạn trong 30 phút. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
