Nội dung bài viết
Viết đề xuất bằng AI giúp nhân viên kinh doanh gửi báo giá nhanh và cá nhân hoá hơn, nhưng cũng dễ “tai nạn”: AI tự thêm cam kết, tự giảm giá hoặc hứa thời hạn mà công ty không làm được. Trong bài này, ACCA Consulting Vietnam chia sẻ khung đề xuất 7 phần, prompt mẫu và checklist rà soát trước khi gửi khách.
1. Khung đề xuất dịch vụ 7 phần
Một đề xuất tốt trả lời câu hỏi của khách theo đúng thứ tự họ nghĩ: bạn có hiểu vấn đề của tôi không, bạn làm gì, tốn bao nhiêu, và rủi ro của tôi là gì. Khung dưới đây áp dụng được cho hầu hết dịch vụ B2B.
| Phần | Nội dung | AI hỗ trợ | Nguồn bắt buộc |
|---|---|---|---|
| 1. Hiểu vấn đề | Tình hình và nỗi đau của khách bằng lời của họ | Tóm tắt ghi chú tư vấn | Ghi chú cuộc gặp |
| 2. Mục tiêu | Kết quả khách muốn đạt | Diễn đạt rõ, đo được | Xác nhận với khách |
| 3. Phạm vi công việc | Làm gì, không làm gì | Sắp xếp từ danh mục chuẩn | Danh mục dịch vụ của công ty |
| 4. Cách triển khai và lịch | Các bước, mốc thời gian | Gợi ý bố cục timeline | Năng lực đội ngũ thực tế |
| 5. Phí và điều kiện thanh toán | Bảng giá, kỳ thanh toán | Không được tự tạo | Bảng giá đã duyệt |
| 6. Điều khoản chính | Trách nhiệm, bảo mật, chấm dứt | Không được tự tạo | Mẫu điều khoản đã duyệt |
| 7. Bước tiếp theo | Khách cần làm gì để bắt đầu | Viết lời kêu gọi ngắn | Quy trình nội bộ |
Điểm mấu chốt: phần 5 và phần 6 không bao giờ để AI tự viết. Chúng được dán nguyên văn từ bảng giá và mẫu điều khoản đã được duyệt. AI chỉ được phép trình bày lại, không được sửa số hay thêm cam kết.
2. Viết đề xuất bằng AI: prompt cá nhân hoá theo nỗi đau khách
“Bạn là chuyên viên kinh doanh của công ty dịch vụ [lĩnh vực]. Dưới đây là: (A) ghi chú cuộc gặp với khách (đã ẩn tên); (B) danh mục dịch vụ chuẩn; (C) bảng giá đã duyệt; (D) điều khoản mẫu. Hãy soạn đề xuất theo khung 7 phần. Phần 1 dùng đúng 3 vấn đề khách đã nêu trong (A), trích lời khách khi có thể. Phần 3 chỉ chọn dịch vụ có trong (B). Phần 5, 6 chép nguyên văn từ (C), (D), không thay đổi số, không thêm ưu đãi, không thêm cam kết kết quả. Đánh dấu [CẦN XÁC NHẬN] ở chỗ thiếu thông tin.”
Cá nhân hoá hiệu quả không phải là gọi tên khách nhiều lần, mà là nhắc đúng vấn đề họ đã nói. Ví dụ, khách nói “tháng nào cũng phải nhắc kế toán nộp tờ khai”, đề xuất nên mở đầu bằng chính nỗi lo về hạn nộp, rồi mới tới phạm vi dịch vụ. Ghi chú cuộc gặp càng đầy đủ thì đề xuất càng sát; xem cách chuẩn hoá ghi chú tại bài AI trong CRM tóm tắt cuộc gọi.
3. Quy trình soạn và gửi đề xuất
- 1Ghi chú chuẩn
Sau cuộc gặp, ghi theo mẫu: vấn đề, mục tiêu, thời điểm, người quyết định, ngân sách nếu khách chia sẻ.
- 2AI soạn nháp
Dùng prompt mẫu với 4 nguồn A–D, nhận bản nháp có đánh dấu chỗ cần xác nhận.
- 3Sales chỉnh
Bổ sung chỗ thiếu, sửa câu chưa đúng ý khách, giữ giọng văn công ty.
- 4Rà giá – điều khoản
Người thứ hai đối chiếu phần 5, 6 với bảng giá và mẫu điều khoản.
- 5Duyệt và gửi
Trưởng nhóm duyệt đề xuất có giá trị lớn hoặc điều kiện đặc biệt trước khi gửi.
Ví dụ minh hoạ cho đề xuất khoảng 4 trang. Thời gian rà soát tăng nhẹ vì phải kiểm câu chữ AI viết, đó là chi phí cần thiết.
Xem dạng bảng
| Soạn thủ công | Có AI hỗ trợ | |
|---|---|---|
| Hiểu vấn đề, mục tiêu | 40 phút | 15 phút |
| Phạm vi, cách triển khai | 45 phút | 20 phút |
| Phí và điều khoản | 15 phút | 15 phút |
| Rà soát trước khi gửi | 15 phút | 20 phút |
Lưu ý trong ví dụ: phần phí và điều khoản không nhanh hơn vì vẫn chép từ mẫu, còn bước rà soát dài hơn. Nếu thấy đội ngũ bỏ bớt bước rà soát để “tiết kiệm”, đó là dấu hiệu cảnh báo.
4. Checklist rà giá – điều khoản trước khi gửi
- Đơn giá, tổng tiền, thuế GTGT khớp bảng giá đã duyệt; phép cộng được kiểm lại.
- Không có ưu đãi, giảm giá, quà tặng mà công ty chưa phê duyệt.
- Không có câu cam kết kết quả tuyệt đối như “đảm bảo 100%”, “không bao giờ bị phạt”.
- Thời hạn triển khai phù hợp năng lực đội ngũ hiện tại.
- Phạm vi ghi rõ việc không bao gồm.
- Tên công ty khách, người nhận, ngày hiệu lực báo giá đúng.
- Không còn dấu [CẦN XÁC NHẬN] hay câu tiếng Anh thừa trong bản gửi.
Theo kinh nghiệm tư vấn của ACCA, lỗi nguy hiểm nhất không phải câu văn vụng mà là một câu cam kết AI tự thêm vào, vì đề xuất đã gửi có thể trở thành căn cứ khi tranh chấp. Đề xuất có giá trị lớn nên được người phụ trách pháp lý hoặc luật sư xem phần điều khoản.
Câu hỏi thường gặp
AI có thể tự tính giá cho từng khách không?
Không nên. Giá phải lấy từ bảng giá hoặc công thức đã được duyệt. AI có thể giúp trình bày, nhưng con số phải do người kiểm lại.
Đề xuất do AI viết có bị khách nhận ra không?
Khách nhận ra khi đề xuất chung chung. Nếu phần đầu nhắc đúng vấn đề khách đã nói và phạm vi rõ ràng, khách quan tâm nội dung hơn là công cụ soạn.
Có nên lưu mẫu prompt dùng chung cho cả đội?
Nên. Lưu prompt kèm bảng giá, điều khoản phiên bản mới nhất trong thư viện chung để mọi người dùng cùng chuẩn.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ báo giá dịch vụ kế toán theo nhu cầu không?
Có. ACCA báo giá theo số hoá đơn – chứng từ, loại hình và số nhân viên, có máy tính báo giá trên website và tư vấn trực tiếp khi cần.
Nhận báo giá rõ phạm vi, không phát sinh bất ngờ
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) báo giá dịch vụ kế toán minh bạch theo số chứng từ và loại hình. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
