Nội dung bài viết
Nhắc nợ là việc ai cũng ngại: gọi sớm sợ mất lòng khách, gọi muộn thì tiền về chậm. Nhắc công nợ tự động theo lịch, với nội dung do AI soạn sẵn theo từng mốc tuổi nợ, giúp việc này đều đặn, lịch sự và không phụ thuộc vào trí nhớ của ai. Bài viết đưa ra bộ kịch bản mẫu, luồng gửi và cách đo kết quả. Đây là cách ACCA Consulting Vietnam gợi ý cho khách hàng dịch vụ kế toán có nhiều khách mua chịu.
1. Phân nhóm tuổi nợ: nền của nhắc công nợ tự động
Tuổi nợ là số ngày tính từ hạn thanh toán (không phải ngày hoá đơn). Mỗi nhóm cần một giọng văn và kênh khác nhau. Đầu vào là sổ chi tiết công nợ phải thu cập nhật, có hạn thanh toán từng hoá đơn và người liên hệ phía khách.
| Mốc | Kênh | Giọng văn | Nội dung chính |
|---|---|---|---|
| 3 ngày trước hạn | Thân thiện, thông báo | Số hoá đơn, số tiền, hạn, thông tin chuyển khoản | |
| Quá hạn 1–15 ngày | Email + Zalo OA/tin nhắn | Lịch sự, nhắc nhẹ | Hỏi khách đã nhận hoá đơn chưa, có vướng mắc gì |
| Quá hạn 16–30 ngày | Email + gọi điện | Rõ ràng, đề nghị lịch trả | Đề nghị khách xác nhận ngày thanh toán cụ thể |
| Quá hạn 31–60 ngày | Email có ký tên quản lý | Nghiêm túc | Gửi biên bản đối chiếu công nợ, nêu việc tạm dừng giao hàng theo hợp đồng |
| Trên 60 ngày | Thư chính thức | Chính thức | Chuyển quản lý/pháp chế xử lý, không gửi tự động |
2. Câu lệnh mẫu để AI soạn tin nhắc nợ
AI làm tốt việc viết nhiều biến thể tin nhắn cùng nội dung, giữ giọng phù hợp. Hãy soạn mẫu có biến (tên khách, số hoá đơn, số tiền, hạn) thay vì đưa danh sách khách thật vào công cụ AI công cộng.
| Mục đích | Câu lệnh mẫu |
|---|---|
| Mẫu trước hạn | Viết email nhắc thanh toán gửi trước hạn 3 ngày, giọng thân thiện, dưới 100 chữ, dùng biến {Ten_KH}, {So_HD}, {So_tien}, {Han_TT}, {STK}. Không dùng từ đe doạ. |
| Tin Zalo ngắn | Viết 3 phiên bản tin nhắn dưới 50 chữ nhắc hoá đơn {So_HD} đã quá hạn {So_ngay} ngày, lịch sự, kết thúc bằng câu hỏi khách có cần hỗ trợ gì không. |
| Đề nghị lịch trả | Viết email đề nghị khách xác nhận ngày thanh toán cụ thể cho khoản quá hạn 20 ngày, gợi ý phương án trả làm 2 đợt nếu khách khó khăn. |
| Đối chiếu công nợ | Viết email gửi kèm biên bản đối chiếu công nợ, đề nghị khách ký xác nhận trong 5 ngày làm việc. |
3. Luồng nhắc công nợ tự động có người duyệt
- 1Cập nhật công nợ
Mỗi sáng đồng bộ danh sách hoá đơn chưa thu từ phần mềm kế toán, đã trừ khoản vừa nhận tiền.
- 2Tính tuổi nợ
Bảng tính hoặc công cụ tự động hoá tính số ngày so với hạn, xếp vào 5 nhóm.
- 3Trộn mẫu
Hệ thống điền biến vào mẫu tương ứng nhóm tuổi nợ.
- 4Người duyệt
Kế toán công nợ xem danh sách gửi trong ngày, bỏ khách đang thương lượng.
- 5Gửi và ghi nhận
Gửi email, tin nhắn; lưu lịch sử nhắc vào ghi chú khách hàng.
- 6Theo dõi phản hồi
Khách hẹn ngày trả thì cập nhật ngày dự kiến thu, dừng nhắc đến hạn mới.
Bước duyệt của người là bắt buộc: hệ thống không biết khách vừa gọi xin giãn, hay khoản nợ đang tranh chấp về chất lượng hàng. Gửi nhắc nợ sai lúc có thể làm hỏng quan hệ lâu dài.
4. Đo hiệu quả bằng DSO
DSO (số ngày thu tiền bình quân) = Phải thu khách hàng bình quân / Doanh thu bán chịu × số ngày trong kỳ. DSO giảm nghĩa là tiền về nhanh hơn.
| Chỉ số | Trước | Sau 3 tháng |
|---|---|---|
| DSO (ngày) | 62 | 48 |
| Khoản quá hạn trên 30 ngày (%) | 28 | 15 |
| Giờ kế toán dành cho nhắc nợ/tháng | 16 | 6 |
Số liệu giả định của một doanh nghiệp thương mại.
Xem dạng bảng
| Trước | 62 ngày |
| Sau 3 tháng | 48 ngày |
Số liệu giả định, ví dụ minh hoạ cho doanh nghiệp doanh thu bán chịu 2 tỷ/tháng; kết quả thực tế tuỳ ngành và khách hàng.
Ví dụ minh hoạ: với doanh thu bán chịu 2 tỷ/tháng (khoảng 66 triệu/ngày), giảm DSO 14 ngày tương đương khoảng 920 triệu tiền mặt được giải phóng khỏi công nợ. Đây là lý do nhắc nợ nên được xem như việc quản trị dòng tiền, không chỉ là việc hành chính.
5. Lưu ý khi nhắc nợ
- Hạn thanh toán ghi rõ trong hợp đồng hoặc trên hoá đơn
- Có đồng ý nhận tin qua Zalo/SMS từ khách hoặc kênh khách đã chủ động liên hệ
- Nội dung lịch sự, không đe doạ, không gửi cho người không liên quan
- Có danh sách loại trừ (khách đang tranh chấp, đang thương lượng)
- Đối chiếu công nợ định kỳ có xác nhận của khách
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, biên bản đối chiếu công nợ có chữ ký hai bên là chứng từ quan trọng khi cần xử lý nợ khó đòi. Đọc thêm dự báo dòng tiền 13 tuần để đưa ngày hẹn trả của khách vào kế hoạch tiền.
Câu hỏi thường gặp
Nhắc công nợ tự động có làm khách khó chịu không?
Ít khi, nếu giọng văn lịch sự, đúng mốc và không gửi dồn dập. Tin nhắc trước hạn thường được khách đánh giá như một dịch vụ.
Có nên để AI tự gửi mà không cần duyệt?
Không nên. Hãy để AI soạn mẫu và hệ thống trộn dữ liệu, còn danh sách gửi hằng ngày cần người phụ trách công nợ duyệt.
Doanh nghiệp nhỏ có cần công cụ đắt tiền không?
Không bắt buộc. Có thể bắt đầu bằng bảng tính tuổi nợ, mẫu email có biến và chức năng trộn thư; khi số khách tăng mới cân nhắc công cụ tự động hoá.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ theo dõi công nợ không?
Có. ACCA Consulting VN ghi sổ, theo dõi tuổi nợ và lập biên bản đối chiếu công nợ trong dịch vụ kế toán; việc gửi nhắc nợ do doanh nghiệp chủ động.
Sổ công nợ sạch để nhắc nợ đúng người, đúng lúc
ACCA Consulting Vietnam theo dõi, đối chiếu công nợ hằng tháng để tiền về nhanh hơn. Nhận tư vấn dịch vụ kế toán tại TP.HCM.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
