Trợ cấp thôi việc, bồi thường chấm dứt HĐLĐ: phần nào chịu thuế TNCN?

Khi tái cấu trúc hoặc cho nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp thường chi nhiều khoản cùng lúc: lương tháng cuối, phép năm chưa nghỉ, trợ cấp, tiền "hỗ trợ thêm". Mỗi khoản có cách xử lý thuế khác nhau. Bài viết giúp HR và chủ doanh nghiệp tách đúng phần trợ cấp thôi việc thuế TNCN không tính và phần phải khấu trừ, theo cách đội ngũ ACCA Consulting Vietnam vẫn hướng dẫn khách hàng.

1. Các khoản doanh nghiệp thường chi khi chấm dứt HĐLĐ

Một quyết định nghỉ việc có thể kéo theo 4–6 khoản chi. Sai lầm hay gặp là gộp tất cả vào một dòng "trợ cấp nghỉ việc" rồi coi toàn bộ là không chịu thuế. Khi cơ quan thuế kiểm tra, khoản gộp này rất dễ bị tách ra và tính lại.

2. Trợ cấp thôi việc thuế TNCN: phần nào được miễn?

Theo quy định hiện hành, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm chi trả đúng theo pháp luật lao động không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Điểm mấu chốt là "đúng theo luật": số năm làm việc tính trợ cấp, tiền lương làm căn cứ tính và thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp đều ảnh hưởng đến số tiền được miễn.

Khoản doanh nghiệp tự nguyện chi thêm để thoả thuận nghỉ việc êm đẹp (thường gọi là gói hỗ trợ, gói thoả thuận) không phải trợ cấp theo luật. Theo nguyên tắc chung, phần này là thu nhập chịu thuế và doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ khi chi trả. Cách khấu trừ cụ thể (theo biểu luỹ tiến hay tỷ lệ) phụ thuộc vào việc khoản chi gắn với hợp đồng lao động và hướng dẫn hiện hành.

Vì sao cần tách riêng trên chứng từ?

Nếu biên bản thoả thuận chỉ ghi một con số tổng, doanh nghiệp khó chứng minh phần nào là trợ cấp theo luật. Hãy ghi rõ từng khoản, công thức tính trợ cấp thôi việc (số năm, tiền lương căn cứ) và lưu bảng tính kèm theo.

3. Ví dụ minh hoạ một gói nghỉ việc 150 triệu đồng

Ví dụ minh hoạ: Anh B nghỉ việc theo thoả thuận, công ty chi tổng cộng 150 triệu đồng. Sau khi tính theo pháp luật lao động, kế toán xác định trợ cấp thôi việc theo luật là 40 triệu đồng (con số giả định). Phần còn lại gồm lương tháng cuối 25 triệu, tiền phép chưa nghỉ 5 triệu và khoản hỗ trợ thêm theo thoả thuận 80 triệu.

Trong ví dụ này, chỉ 40 triệu được loại khỏi thu nhập chịu thuế. 110 triệu còn lại cần được xem xét khấu trừ TNCN. Nếu doanh nghiệp coi cả 150 triệu là "trợ cấp" thì phần thuế thiếu khấu trừ có thể bị truy thu, kèm tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp.

4. Góc độ thuế TNDN và bảo hiểm

Với doanh nghiệp, các khoản chi khi chấm dứt hợp đồng lao động thường được xem xét là chi phí được trừ nếu có đủ chứng từ, gắn với hoạt động kinh doanh và được quy định trong hợp đồng lao động, thoả ước hoặc quy chế nội bộ. Khoản chi hỗ trợ thêm nên có quyết định hoặc biên bản thoả thuận ký đầy đủ.

Về bảo hiểm, tiền lương tháng cuối vẫn là căn cứ đóng bảo hiểm bắt buộc (doanh nghiệp 21,5%, người lao động 10,5% trên tiền lương đóng BHXH). Các khoản trợ cấp, hỗ trợ khi nghỉ việc có thuộc tiền lương đóng bảo hiểm hay không cần kiểm tra theo quy định hiện hành.

5. Quy trình xử lý thuế khi cho nhân viên nghỉ việc

Người đã nghỉ việc thường không còn uỷ quyền quyết toán cho công ty, xem thêm bài uỷ quyền quyết toán thuế TNCN. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, cấp chứng từ khấu trừ ngay trong ngày thanh lý hợp đồng giúp tránh việc phải liên lạc lại người lao động vào mùa quyết toán.

Câu hỏi thường gặp