Nội dung bài viết
Phần mềm kế toán online (cloud) thường có phí thuê bao đều đặn, còn bản cài máy (on-premise) trả bản quyền một lần nhưng kéo theo chi phí máy chủ, sao lưu, IT. So sánh giá năm đầu dễ dẫn đến kết luận sai. Bài viết lập bảng tổng chi phí sở hữu (TCO) 3 năm theo ví dụ minh hoạ, cùng các câu hỏi bảo mật mà ACCA Consulting Vietnam khuyên doanh nghiệp hỏi trước khi quyết định.
1. Phần mềm kế toán online và cài máy khác nhau ở đâu?
| Tiêu chí | Online (cloud) | Cài máy (on-premise) |
|---|---|---|
| Nơi lưu dữ liệu | Máy chủ của nhà cung cấp | Máy tính/máy chủ của doanh nghiệp |
| Cách trả phí | Thuê bao theo năm/tháng, theo người dùng | Bản quyền ban đầu + phí bảo trì, nâng cấp |
| Truy cập từ xa | Qua trình duyệt, có Internet là dùng | Cần VPN hoặc phần mềm truy cập từ xa |
| Sao lưu | Nhà cung cấp làm, cần đọc kỹ cam kết | Doanh nghiệp tự làm và tự chịu rủi ro |
| Cập nhật mẫu biểu | Thường cập nhật tập trung | Phải cài bản cập nhật trên từng máy |
| Phụ thuộc | Phụ thuộc Internet và nhà cung cấp | Phụ thuộc phần cứng và người quản trị IT |
Không có mô hình nào tốt hơn tuyệt đối. Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, kế toán làm từ xa hoặc thuê ACCA Consulting Vietnam làm sổ thường hợp với cloud. Doanh nghiệp có yêu cầu nội bộ giữ dữ liệu tại chỗ, đã có đội IT và máy chủ, có thể cân nhắc cài máy.
2. Bảng TCO 3 năm: ví dụ minh hoạ
Doanh nghiệp giả định có 3 người dùng phần mềm kế toán. Các mức phí dưới đây là số giả định để minh hoạ cách tính, không phải báo giá của nhà cung cấp nào. Bạn thay bằng báo giá thực tế nhận được.
| Hạng mục | Online (cloud) | Cài máy |
|---|---|---|
| Bản quyền/thuê bao năm 1 | 9 | 25 |
| Thuê bao/bảo trì năm 2 | 9 | 5 |
| Thuê bao/bảo trì năm 3 | 9 | 5 |
| Máy chủ hoặc máy trạm chuyên dụng | 0 | 18 |
| Sao lưu (ổ cứng, dịch vụ lưu trữ ngoài) | 0 | 4 |
| Thời gian IT bảo trì (quy đổi) | 2 | 9 |
| Triển khai, đào tạo | 3 | 4 |
| Tổng 3 năm | 32 | 70 |
Ví dụ minh hoạ, số liệu giả định cho 3 người dùng; kết quả thay đổi theo báo giá và số người dùng thực tế.
Xem dạng bảng
| Online (cloud) | Cài máy | |
|---|---|---|
| Năm 1 | 14 triệu đ | 57 triệu đ |
| Năm 2 | 23 triệu đ | 63 triệu đ |
| Năm 3 | 32 triệu đ | 70 triệu đ |
Trong ví dụ này cloud rẻ hơn, nhưng kết quả có thể đảo chiều khi số người dùng lớn (phí thuê bao nhân theo đầu người) hoặc khi doanh nghiệp đã có sẵn máy chủ và người quản trị. Vì vậy hãy luôn tính đủ 3 năm và đủ hạng mục ẩn như thời gian IT, sao lưu.
3. Bảo mật và sao lưu: ai chịu trách nhiệm?
Với cloud, rủi ro chính là mật khẩu yếu, tài khoản dùng chung và điều khoản sao lưu mơ hồ. Với bản cài máy, rủi ro là máy chủ hỏng, mã độc tống tiền mã hoá dữ liệu và không ai kiểm tra bản sao lưu có khôi phục được không. Chứng từ, sổ kế toán dùng để lập BCTC phải lưu tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015, nên câu hỏi sao lưu không chỉ là chuyện kỹ thuật.
- Dữ liệu được sao lưu bao lâu một lần, giữ bao nhiêu phiên bản?
- Khôi phục dữ liệu ngày hôm qua mất bao lâu, có tính phí không?
- Có xác thực hai lớp cho tài khoản đăng nhập không?
- Có nhật ký đăng nhập, nhật ký sửa – xoá chứng từ không?
- Khi chấm dứt hợp đồng, xuất được toàn bộ dữ liệu ở định dạng nào?
Bạn có thể nhờ trợ lý AI soạn bảng hỏi chi tiết hơn bằng câu lệnh: “Soạn 15 câu hỏi về bảo mật, sao lưu, khôi phục dữ liệu để hỏi nhà cung cấp phần mềm kế toán online, chia theo nhóm, kèm câu trả lời tốt cần nghe.” Đừng dán hợp đồng có thông tin công ty hay giá đã đàm phán lên công cụ AI công cộng.
4. Chọn phần mềm kế toán online hay cài máy theo tình huống
| Tình huống | Thường phù hợp | Lý do chính |
|---|---|---|
| DN mới, 1–3 người dùng, không có IT | Online | Không cần máy chủ, chi phí ban đầu thấp |
| Kế toán làm từ xa / thuê dịch vụ kế toán | Online | Truy cập và phân quyền dễ |
| Nhiều chi nhánh nhập liệu cùng lúc | Online | Dữ liệu tập trung theo thời gian thực |
| Đã có máy chủ, đội IT, yêu cầu dữ liệu tại chỗ | Cài máy | Tận dụng hạ tầng, kiểm soát vật lý |
| Kết nối Internet không ổn định | Cài máy hoặc kết hợp | Tránh gián đoạn nhập liệu |
- Đã tính TCO 3 năm cho cả hai mô hình với báo giá thật
- Đã tính số người dùng dự kiến năm thứ 3
- Đã có câu trả lời bằng văn bản về sao lưu và khôi phục
- Đã bật xác thực hai lớp, không dùng chung tài khoản
- Đã thử xuất toàn bộ dữ liệu ra Excel
- Đã có phương án khi mất Internet hoặc hỏng máy chủ
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm kế toán online có an toàn không?
An toàn phụ thuộc vào nhà cung cấp và cách doanh nghiệp sử dụng: mật khẩu mạnh, xác thực hai lớp, phân quyền đúng người. Hãy yêu cầu cam kết sao lưu, khôi phục bằng văn bản.
Đang dùng bản cài máy có nên chuyển lên cloud ngay?
Nên chọn thời điểm đầu năm tài chính hoặc đầu quý để chuyển số dư gọn. Xem kế hoạch trong bài chuyển đổi phần mềm kế toán.
Mất Internet thì làm sao với phần mềm online?
Ghi nhận chứng từ phát sinh vào danh sách tạm, nhập lại khi có mạng. Doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào nhập liệu tại quầy nên có đường truyền dự phòng.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ khi doanh nghiệp đổi sang phần mềm online không?
Có. ACCA Consulting VN hỗ trợ đối chiếu số dư đầu kỳ, công nợ chi tiết sau chuyển đổi và tiếp tục làm sổ, khai thuế trên hệ thống mới nếu doanh nghiệp dùng dịch vụ kế toán.
Chưa chắc nên chọn mô hình nào?
Gửi số người dùng, số chứng từ mỗi tháng và báo giá đang có, ACCA Consulting Vietnam giúp bạn tính TCO 3 năm. Nhận tư vấn hoặc thử máy tính báo giá dịch vụ kế toán.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
