Nội dung bài viết
Lập ngân sách đầu năm rồi để đó là chuyện thường gặp. Giá trị của ngân sách chỉ xuất hiện khi doanh nghiệp so ngân sách so với thực tế mỗi tháng và hỏi “vì sao lệch”. Bài này đưa ra mẫu báo cáo, cách tách chênh lệch giá – lượng và quy trình lấy số tự động mà ACCA Consulting Vietnam thường dùng khi lập báo cáo quản trị cho khách hàng.
1. Mẫu báo cáo ngân sách so với thực tế theo tháng và luỹ kế
Một báo cáo budget vs actual gọn gồm hai khối: tháng hiện tại và luỹ kế từ đầu năm. Mỗi khối có ba cột: ngân sách, thực tế, chênh lệch (số tiền và %). Chỉ tiêu xếp theo cấu trúc kết quả kinh doanh: doanh thu, giá vốn, lãi gộp, chi phí bán hàng, chi phí quản lý, lợi nhuận.
| Chỉ tiêu | NS tháng | TT tháng | Chênh lệch | NS luỹ kế | TT luỹ kế | Chênh lệch LK |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Doanh thu | 200 | 189 | -11 | 1.800 | 1.752 | -48 |
| Giá vốn | 120 | 117 | +3 | 1.080 | 1.060 | +20 |
| Lãi gộp | 80 | 72 | -8 | 720 | 692 | -28 |
| Chi phí bán hàng | 25 | 29 | -4 | 225 | 238 | -13 |
| Chi phí quản lý | 30 | 28 | +2 | 270 | 265 | +5 |
| Lợi nhuận | 25 | 15 | -10 | 225 | 189 | -36 |
Quy ước dấu nên thống nhất: chênh lệch có lợi mang dấu cộng, bất lợi mang dấu trừ, bất kể là doanh thu hay chi phí. Trong ví dụ minh hoạ trên, chi phí bán hàng vượt 4 triệu nên ghi -4.
Ví dụ minh hoạ, số liệu giả định khớp với bảng phía trên.
Xem dạng bảng
| Ngân sách | Thực tế | |
|---|---|---|
| Doanh thu | 200 triệu đ | 189 triệu đ |
| Giá vốn | 120 triệu đ | 117 triệu đ |
| Chi phí bán hàng | 25 triệu đ | 29 triệu đ |
| Chi phí quản lý | 30 triệu đ | 28 triệu đ |
| Lợi nhuận | 25 triệu đ | 15 triệu đ |
2. Phân tích chênh lệch giá – lượng
Biết doanh thu hụt 11 triệu là chưa đủ. Cần biết hụt vì bán ít hơn hay vì giá thấp hơn, vì hai nguyên nhân dẫn tới hai hành động khác nhau.
| Thành phần | Cách tính | Kết quả (triệu đ) |
|---|---|---|
| Ngân sách | 1.000 sản phẩm × 200.000đ | 200 |
| Thực tế | 900 sản phẩm × 210.000đ | 189 |
| Chênh lệch lượng | (900 − 1.000) × 200.000đ | -20 |
| Chênh lệch giá | (210.000 − 200.000)đ × 900 | +9 |
| Tổng chênh lệch | -20 + 9 | -11 |
Kết luận từ ví dụ minh hoạ: giá bán tốt hơn kế hoạch nhưng sản lượng hụt 10%. Câu hỏi cho bộ phận kinh doanh là vì sao mất 100 sản phẩm, chứ không phải vì sao giảm giá. Cách tách tương tự áp dụng cho giá vốn (giá mua và lượng dùng) và chi phí nhân công (đơn giá và số giờ).
Biểu đồ thác nước
Biểu đồ thác nước (waterfall) đi từ lợi nhuận ngân sách 25 triệu, lần lượt cộng trừ các chênh lệch lượng, giá, giá vốn, chi phí, để kết thúc ở lợi nhuận thực tế 15 triệu. Excel và Power BI đều có dạng biểu đồ này. Người đọc nhìn một hình là biết khoản nào kéo lợi nhuận xuống nhiều nhất.
3. Tự động lấy số thực tế từ phần mềm kế toán
Phần tốn công nhất là gom số thực tế mỗi tháng. Có thể tự động hoá phần lớn bằng một bảng ánh xạ tài khoản sang chỉ tiêu quản trị và Power Query.
- 1Xuất số phát sinh
Xuất bảng cân đối số phát sinh hoặc sổ chi tiết theo tài khoản, theo tháng từ phần mềm kế toán ra file.
- 2Lưu đúng thư mục
Đặt file vào một thư mục cố định, tên theo kỳ, ví dụ PS_2026-09.
- 3Gộp bằng Power Query
Power Query đọc cả thư mục, gộp các tháng, làm sạch cột.
- 4Ánh xạ chỉ tiêu
Ghép với bảng ánh xạ tài khoản sang chỉ tiêu quản trị (doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng...).
- 5Ghép ngân sách
Nối với bảng ngân sách cùng cấu trúc chỉ tiêu và tháng.
- 6Làm mới báo cáo
Bấm làm mới trong Excel hoặc đặt lịch làm mới trên Power BI.
Nếu mới bắt đầu, xem Power Query cho kế toán và dashboard Power BI đầu tiên.
4. Sai lầm khi so ngân sách so với thực tế
- Ngân sách năm chia đều 12 tháng trong khi doanh thu có mùa vụ, khiến tháng nào cũng “lệch”.
- Số thực tế chưa khoá sổ: thiếu hoá đơn đầu vào, chưa trích trước, so sánh sai bản chất.
- Không đặt ngưỡng: giải trình cả khoản lệch vài trăm nghìn, bỏ sót khoản lớn.
- Không có người chịu trách nhiệm giải trình cho từng chỉ tiêu.
Để phân bổ ngân sách theo mùa vụ, có thể dùng tỷ trọng doanh thu từng tháng của năm trước. Ví dụ minh hoạ: nếu tháng 12 năm trước chiếm 14% doanh thu cả năm, ngân sách tháng 12 năm nay lấy 14% ngân sách năm, thay vì 1/12. Với chi phí cố định như thuê văn phòng, phân bổ đều là hợp lý; với chi phí biến đổi như hoa hồng, vận chuyển, nên tính theo doanh thu dự kiến từng tháng.
- Số thực tế đã khoá sổ hoặc ghi rõ là số tạm tính
- Ngân sách đã phân bổ theo mùa vụ
- Có ngưỡng giải trình, ví dụ lệch trên 10% và trên 5 triệu đồng
- Chênh lệch doanh thu đã tách giá – lượng
- Mỗi chỉ tiêu có người phụ trách giải trình
- Có hành động cụ thể và hạn xử lý cho khoản lệch lớn
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, báo cáo ngân sách chỉ đáng tin khi số thực tế được ghi sổ đều đặn và khoá sổ đúng hạn mỗi tháng.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có cần làm báo cáo ngân sách so với thực tế không?
Có, ở mức đơn giản: doanh thu, giá vốn, 5–7 nhóm chi phí chính và lợi nhuận. Một bảng Excel cập nhật hằng tháng đã đủ giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát.
Nên dùng Excel hay Power BI?
Excel phù hợp khi một người làm và dữ liệu ít. Power BI phù hợp khi nhiều người cần xem, cần lọc theo chi nhánh, bộ phận và dữ liệu tăng nhanh.
Có nên điều chỉnh ngân sách giữa năm?
Nên giữ ngân sách gốc để đánh giá, đồng thời lập thêm bản dự báo cập nhật (forecast). Báo cáo có thể so thực tế với cả hai.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ lập báo cáo ngân sách không?
Trong dịch vụ kế toán, ACCA Consulting VN khoá sổ hằng tháng và cung cấp số thực tế theo chỉ tiêu quản trị đã ánh xạ để doanh nghiệp so với ngân sách.
Muốn số thực tế sẵn sàng mỗi tháng để so ngân sách?
ACCA Consulting Vietnam làm sổ, khoá sổ hằng tháng và cung cấp số liệu quản trị rõ ràng. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
