Ngân hàng số doanh nghiệp: thiết lập duyệt chi 2 cấp an toàn

Nhiều công ty nhỏ vẫn để một người giữ cả tên đăng nhập, mật khẩu và thiết bị nhận mã xác thực của tài khoản công ty. Chỉ cần một lần nhầm số tài khoản hoặc một email giả mạo nhà cung cấp, tiền đã đi mà không ai kịp chặn. Bài viết hướng dẫn cách thiết lập internet banking doanh nghiệp theo mô hình duyệt chi 2 cấp, kèm hạn mức và luồng duyệt mẫu mà ACCA Consulting Vietnam thường đề xuất cho khách hàng.

1. Vì sao internet banking doanh nghiệp cần duyệt chi 2 cấp

Nguyên tắc cốt lõi của kiểm soát nội bộ là tách người lập và người duyệt. Trên ngân hàng số, nguyên tắc này thường được gọi là mô hình người lập lệnh – người duyệt lệnh (maker – checker). Kế toán tạo lệnh chuyển tiền, giám đốc hoặc người được uỷ quyền kiểm tra và duyệt. Không ai một mình đưa được tiền ra khỏi tài khoản.

• Chặn sai sót: thừa một số 0, sai người nhận, chuyển trùng hai lần.
• Chặn gian lận nội bộ: người lập không thể tự chuyển cho tài khoản quen.
• Chặn lừa đảo bên ngoài: người duyệt có thêm một nhịp để phát hiện email đổi số tài khoản, cuộc gọi giả danh lãnh đạo.

Tên gọi, số cấp duyệt và tuỳ chọn cấu hình khác nhau giữa các ngân hàng. Trước khi thiết lập, hãy hỏi chuyên viên quan hệ khách hàng của ngân hàng bạn đang dùng xem gói dịch vụ hỗ trợ những gì, và lấy hướng dẫn bằng văn bản.

2. Phân vai trò và hạn mức theo người

Hạn mức nên dựa trên dữ liệu chi thực tế. Hãy xuất sao kê 3 tháng gần nhất, đếm số lệnh theo khoảng giá trị. Nếu phần lớn lệnh dưới 20 triệu, bạn có thể cho phép duyệt một cấp ở khoảng này để không làm chậm vận hành, và bắt buộc hai cấp với lệnh lớn.

Với ví dụ trên, giám đốc chỉ duyệt khoảng 10 lệnh mỗi tháng thay vì 165, nhưng vẫn kiểm soát được các khoản chiếm phần lớn giá trị chi. Đồng thời, nên đặt thêm hạn mức ngày cho từng người duyệt để giới hạn thiệt hại nếu thiết bị bị chiếm quyền.

3. Danh bạ người thụ hưởng: lớp chặn lừa đảo hiệu quả

Lừa đảo đổi số tài khoản nhà cung cấp thường đi qua email trông rất thật. Cách chặn là chỉ chuyển tiền tới người thụ hưởng đã có trong danh bạ, và việc thêm mới hoặc sửa số tài khoản phải qua quy trình riêng. Xem thêm bài lừa đảo đổi số tài khoản nhà cung cấp.

4. Luồng duyệt chi mẫu từ đề nghị đến chuyển tiền

1. Bộ phận đề nghị thanh toán kèm hoá đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu.
2. Kế toán kiểm tra chứng từ, đối chiếu công nợ, lập lệnh trên ngân hàng số và đính kèm file chứng từ nếu ngân hàng hỗ trợ.
3. Người duyệt cấp 1 so số tiền, tên và số tài khoản người nhận với hồ sơ.
4. Lệnh vượt ngưỡng chuyển sang người duyệt cấp 2.
5. Sau khi chuyển, kế toán lưu chứng từ ngân hàng vào bộ chứng từ thanh toán.

Với hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT), thanh toán không dùng tiền mặt là điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Luồng chuyển khoản có duyệt vì vậy vừa an toàn vừa giữ quyền lợi thuế. Bạn có thể dùng trợ lý AI để soạn nhanh quy chế, miễn là chỉ mô tả bằng thông tin chung.

5. Checklist cấu hình và kiểm tra định kỳ

Khi kế toán nghỉ việc, việc thu hồi quyền ngân hàng số cần làm cùng lúc với bàn giao chữ ký số và tài khoản thuế điện tử, xem bàn giao tài khoản eTax, ngân hàng khi kế toán nghỉ. Nếu thuê dịch vụ kế toán TP.⁠HCM, bạn có thể giữ quyền duyệt, chỉ giao vai trò lập lệnh hoặc chỉ cho xem sao kê.

Câu hỏi thường gặp